3/2024

ZARZĄDZENIE NR 3/2024

KIEROWNIKA GMINNYCH USŁUG WODNO-KANALIZACYJNYCH W LISEWIE

 

z dnia 2 września 2024 r.

 

w sprawie zmiany Polityki rachunkowości w Gminnych Usługach Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie

 

            Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 roku, poz. 120 z późn. zm.) zarządzam co następuje:

§ 1. Politykę rachunkowości w Gminnych Usługach Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie wprowadzoną Zarządzeniem Nr 7/2018 Kierownika Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie z dnia 28 grudnia 2018 r. zastępuje się Polityką rachunkowości, w której skład wchodzą:

1.      Zasady polityki rachunkowości – załącznik Nr 1.

2.      Plan kont dla Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie – załącznik Nr 2.

3.      Instrukcja inwentaryzacyjna – załącznik Nr 3.

4.      Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego – załącznik Nr 4.

5.      Instrukcja obiegu dokumentów i archiwizacja dokumentów księgowych – załącznik Nr 5.

6.      Wykaz programów komputerowych stosowanych w Gminnych Usługach Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie – załącznik Nr 6.

 

 

§ 2. Wykonanie zarządzenia zlecam Głównemu Księgowemu.

 

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 3/2024

Kierownika Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych

z dnia 9 września 2024 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI

w Gminnych Usługach Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

 

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w jednostkach budżetowych oraz samorządowych zakładach budżetowych jak również w urzędach jednostek samorządu terytorialnego określają przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r, poz. 120 ze zm.), a także innych ustaw i rozporządzeń, w tym m. in.:

- ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 tj.),

- rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 roku w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (Dz. U. z 2017 r., poz. 1911),

- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 stycznia 2018 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r., poz. 109 z zm.),

- rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 17 grudnia 2020 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 2396),

- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. 2010 nr 208, poz. 1375),

- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2022 r, poz. 513 tj.).

Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe jednostki budżetowej Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie prowadzone są w siedzibie jednostki, ul. Boczna 13, 86-230 Lisewo.

Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych i sprawozdań

Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia.

Okresem sprawozdawczym jest miesiąc.

Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, w których sporządza się

- deklarację ZUS,

- jednolity plik kontrolny - JPK,

- sprawozdania budżetowe na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 699 tj.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773 tj.)

Za okresy miesięczne sporządza się sprawozdania:

- sprawozdanie Rb-27S

- sprawozdanie Rb-28 S

Za okresy kwartalne sporządza się sprawozdania:

- sprawozdanie Rb-27S

- sprawozdanie Rb-28S

- sprawozdanie Rb-N

- sprawozdanie Rb-Z

- sprawozdanie Rb-28NWS

Za okresy półroczne składa się:

- sprawozdanie Rb-27S

- sprawozdanie Rb-28S

- sprawozdanie Rb-N

- sprawozdanie Rb-Z

- sprawozdanie Rb-28NWS

Za rok składa się:

- sprawozdanie Rb 27S

- sprawozdanie Rb 28S

- sprawozdanie Rb N

- sprawozdanie Rb Z

- sprawozdanie Rb-28NWS

- sprawozdanie finansowe obejmujące:

·         bilans jednostki budżetowej według załącznika nr 5 do „rozporządzenia”,

·         rachunek zysków i strat jst (wariant porównawczy) 

·         zestawienie zmian w funduszu jednostki budżetowej 

·         informację dodatkową 

 

Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są za pomocą komputera.

Na księgi rachunkowe składają się:

1)      dziennik,

2)      konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna),

3)      konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna),

4)      zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych,

5)      wykaz składników aktywów i pasywów.

Wymogi dziennika:

Dziennik służy do wstępnego ujęcia lub dokonywania równolegle albo poprzedzając do zapisów na kontach księgi głównej, w porządku chronologicznym kolejno numerowanych zapisów operacji gospodarczych, tj. ciągłego w miarę przygotowania materiału księgowego, ujmowania w dzienniku właściwego miesiąca danych o operacjach gospodarczych tego miesiąca. Funkcję dziennika spełnia wydruk komputerowy w postaci kolejno numerowanych stron sporządzanych na koniec każdego miesiąca. Za równoznaczne z wydrukiem uznaje się przeniesienie danych na inny trwały nośnik danych przystosowany do wiarygodnego przenoszenia danych z komputera.

Zapisy w dzienniku winny być kolejno ponumerowane w ramach każdego miesiąca obrotowego. Obroty dziennika sumuje się na zestawienie obrotów i sald lub odrębnie w ujęciu:

a) od początku roku do końca miesiąca poprzedzającego,

b) za miesiąc bieżący,

c) od początku roku do końca miesiąca bieżącego.

 

Konta syntetyczne

Konta księgi głównej (konta syntetyczne) służą do ujęcia w układzie systematycznym, a więc z uwzględnieniem ich treści ekonomicznej, każdej operacji gospodarczej wg zasad podwójnego zapisu z zachowaniem chronologii. Zapisy te wymagają uprzedniego lub równoczesnego zarejestrowania w dzienniku.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, uwzględniając terminy określone w instrukcji obiegu dowodów finansowo - księgowych.

 

Konta analityczne

Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg w postaci komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Zapisy drukuje się lub przenosi na inny trwały nośnik danych, co najmniej na koniec miesiąca.

Księgi pomocnicze prowadzi się w szczególności dla:

- środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych,

- zakładowego funduszu socjalnego,

- sum na zlecenie,

- rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jego imienną ewidencję wynagrodzeń i pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia.

- szczegółowej ewidencji podatków,

- szczegółowej ewidencji odpadów.

 

Zestawienie obrotów i sald

Miesięczne zestawienie obrotów i sald sporządza się na podstawie zapisów na kontach syntetycznych i analitycznych, zawiera ono:

- symbole kont,

- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego,

- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienie sald wszystkich ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zasad jednostronnego zapisu, a ewentualne salda występujące na tych kontach koniec roku nie są ujmowane w bilansie.

 

Forma i technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe prowadzone są w tzw. jednostach. Oznaczenie dla poszczególnych jednostek jest następujące: 0 – Gminne Usługi Wodno-Kanalizacyjne, 1 – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

 

Stosowane oprogramowania do ewidencji finansowo księgowej oraz inne stosowane oprogramowania zostały opisane w załączniku - Zestawienie oprogramowania.

 

Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych

Metody i terminy inwentaryzacji oraz wyceny składników majątkowych zostały szczegółowo opisane w załączniku nr 3 Instrukcja inwentaryzacyjna.

 

Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie jednostki w sposób ustalony w zakładowym planie kont. 

Zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się w języku polskim, w walucie polskiej na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Księgi rachunkowe prowadzi się w złotych i groszach.

Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy stwierdzający fakt dokonania operacji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu,

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli jest to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby , której wydano lub przyjęto składniki aktywów,

- stwierdzone zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazania miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych (dekretacji) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za to wskazanie.

Dowód księgowy przed ujęciem w księgach rachunkowych powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym i na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby do tego uprawnione.

Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie. Dowód powinien być oznaczony numerem umożliwiającym powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonywanymi na jego podstawie.

Błędy w dowodach księgowych poprawione będą wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby właściwej.

Poprawki tekstu lub liczby powinny być zaopatrzone w podpis lub skrót podpisu osoby dokonującej poprawki. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią oryginały dowodów księgowych, również dowody księgowe sporządzone przez jednostkę :

- zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, (noty księgowe, polecenia księgowania), 

- korygujące zapisy poprzednie (refaktury, noty korygujące, polecenia księgowania),

- zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego dowodu źródłowego,

- rozliczanie ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów kwalifikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, podstawę zapisu w księgach rachunkowych może być również zastępczy dowód księgowy sporządzony przez osobę dokonującej tej operacji i zatwierdzony przez upoważnioną osobę.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji

gospodarczej.

Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnych treści lub kwot z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenia podpisu osoby do tego uprawnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Przy ewidencji za równoważne uważa się również zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności komputerowych nośników danych i tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej warunki:

- uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

- możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzanie,

- stosowna procedura zapewni, sprawdzenie poprawności przetwarzania danych oraz kompletność i identyczność zapisów,

- dane źródłowe będą odpowiednio chronione w miejscu ich powstania, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowania danego rodzaju dowodów księgowych.

Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione w dowodach lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby obowiązane do sprawdzenia dowodu.

Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych składają się z automatycznie numerowanych stron z oznaczeniem pierwszej i ostatniej i są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

Przy zapisie komputerowym dowód posiada automatycznie nadawany numer pozycji, pod którym został wprowadzony do dziennika.

Księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputerów. Należy zapewnić pełną sprawozdawczość zgodności stosowanych zasad przetwarzania na komputerze z dokumentacją i dowodami księgowymi oraz zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów przenoszenia obrotów lub sald.

Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny zawierać automatyczną numerację stron z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz winny być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesione treści ksiąg rachunkowych, na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

Zasadą rachunkowości jest potwierdzenie realności ksiąg rachunkowych. Inwentaryzacją obejmuje się oprócz własnych składników majątkowych objętych ewidencją ilościowo – wartościową, również składniki własne objęte wyłącznie ewidencją ilościową oraz składniki obce znajdujące się w jednostce.

Zasady ewidencji księgowej, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe winny być przechowywane w sposób należyty i chronione przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem, zniszczeniem lub nierozważnym zaprzepaszczeniem. Udostępnienie tych zbiorów osobie trzeciej wymaga zgody Kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.

Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera podlegają ochronie danych, która polega na stosowaniu odpornych na zagrożenie nośników danych, na tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości oraz o zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

 

Szczegółowe zastosowania – specyfika jednostki

1.      Dokumenty dotyczące bieżącego miesiąca księgowego ujmuje się pod datą wpływu do biura jednostki.

Zapisy w księgach rachunkowych uważa się za dokonywane na bieżąco, jeżeli:

a) wszystkie operacje za dany okres sprawozdawczy zostaną ujęte w księgach nie później niż do 10 dnia następnego miesiąca,

b) ze względu na terminowe sporządzenie sprawozdań finansowych w zapisach księgowych dotyczących danego miesiąca powinny się znaleźć wszystkie dowody dotyczące danego miesiąca, które wpłynęły do Działu Finansowego do 5-go dnia kalendarzowego po miesiącu sprawozdawczym. Dokumenty, które wpłynęły po tym okresie mogą być zaliczone na poczet przyszłego miesiąca. W przypadku zamknięcia roku obrotowego oczywiste jest, ujęcie wszystkich dokumentów dotyczących danego roku obrotowego.

2. Realizacja przelewów odbywa się na podstawie dokumentów źródłowych, które są sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i są one zatwierdzone do zapłaty przez Kierownika jednostki oraz przez głównego księgowego. W związku z tym nie muszą być tworzone dodatkowe „papierowe” polecenia przelewu.

3. Dekretacja dowodów księgowych ujmowanych w księgach rachunkowych jest umieszczana bezpośrednio na dowodach księgowych lub dołączana do dowodu w formie wydruku lub luźnej karty. Dołączona informacja jest złączona z dowodem księgowym bądź jest jednoznacznie przypisana do dowodu.

4. Plany finansowe ewidencjonowane są w systemie księgowym pod rodzajem dowodu PF Plan finansowy. Księgowanie faktur sprzedaży oznaczane jest rodzajem dowodu DEFS dekret sprzedaż pod jednym numerem dekretu ewidencjonowane są faktury sprzedaży zbiorczo tzn. z określonego dnia. Księgowanie faktur zakupu oznaczane jest rodzajem dowodu DEFZ dekret zakupu, pod jednym numerem dekretu ewidencjonowane są faktury zakupu zbiorczo tzn. z określonego dnia. Księgowanie rachunków, delegacji, not obciążeniowych ujmowane jest pod symbolem dowodu DEKR wg. daty wpływu. Ewidencję faktur sprzedażowych, faktur zakupowych oraz delagacji prowadzi się w porządku chronologicznym i systematycznym w kolejności dat ich wystawienia, a w przypadku faktur zakupowych, pod datą ich wpływu do jednostki. Wystawione faktury znajdują się w oddzielnych, opisanych segregatorach.

5. W wyniku centralizacji VAT sporządzana jest częściowa deklaracja VAT-7 (w złotych i groszach sporządzanych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) i przekazywana do Referatu Finansowego Urzędu Gminy w Lisewie do dnia 15 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Analogicznie tworzony jest jednolity plik kontrolny (JPK), który przesyłany jest w formie elektronicznej do Referatu Finansowego Urzędu Gminy w Lisewie. Z uwagi na centralizację VAT ujednolicona została zasada określania nabywcy i odbiorcy na fakturach. Nabywca to: Gmina Lisewo, ul. Chełmińska 2, 86-230 Lisewo, NIP: 875-148-83-60. Odbiorca/płatnik faktury to dane jednostki budżetowej – Gminne Usługi Wodno-Kanalizacyjne, ul. Boczna 13, 86-230 Lisewo.

6. Zatwierdzanie dowodów pod względem formalnym, merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenie do wypłaty/zapłaty może się odbywa się poprzez złożenie podpisów na dokumencie księgowym wraz z odpowiednią pieczęcią osoby upoważnionej do składania podpisów.

7. Zapłata za np. zamówione materiały lub wyposażenie może nastąpić na podstawie faktury proforma lub zamówienia, które zostanie zatwierdzone do zapłaty przez kierownika jednostki i głównego księgowego oraz zostanie sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym.

8. W związku z zastosowaniem kont wirtualnych przypisanych dla każdego klienta w zakresie opłaty za wodę i odprowadzanie ścieków oraz odbiór odpadów płynnych, stosowana jest analityka zapisów księgowych na oddzielnych stanowiskach, która zgodna jest z zapisami syntetycznymi prowadzonymi w jednostce budżetowej w księdze Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych.

9. W przypadku braku możliwości przypisania faktury do jednego działu, rozdziału, paragrafu, faktura dzielona jest procentowo według wysokości uzyskiwanych dochodów tj. wydatki dotyczące paragrafów w dziale 010 „Rolnictwo i łowiectwo”, rozdziale 01043 „Infrastruktura wodociągowa wsi” stanowią 70 % kosztów, a wydatki dotyczące paragrafów w rozdziale 01044 „Infrastruktura sanitacyjna” stanowią 30 % kosztów, ponadto w rozdziale 01044 obowiązuje procentowy podział kosztów wg ilości dostarczanych ścieków w m3 na podstawie danych z poprzedniego roku. Ten sam podział kosztów występuje w dziale 750 „Administracja publiczna”, rozdziale 75023 „Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)”.

10. W związku z zastosowaniem kont wirtualnych przypisanych dla każdego klienta w zakresie opłaty za wodę i odprowadzanie ścieków, stosowana jest analityka zapisów księgowych na oddzielnych stanowiskach, która zgodna jest z zapisami syntetycznymi prowadzonymi w jednostce budżetowej w księdze GUWK.

10. Za NIE istotne z punktu widzenia oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego uznaje się operacje gospodarcze o wartości jednostkowej nieprzekraczającej progu istotności. Próg istotności ustala się na poziomie 0,5% sumy bilansowej wykazanej w sprawozdaniu jednostkowym poprzedniego roku obrotowego.

11. W ramach stosowanych uproszczeń w jednostce GUWK nie prowadzi się rozliczeń międzyokresowych kosztów na koncie 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” ze względu na ich niewielki udział w rocznej sumie kosztów. Koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych (np. koszty prenumeraty na następny rok) ujmowane są w całości w księgach rachunkowych roku, w którym wystawiony został dowód źródłowy potwierdzający powstanie kosztu, a ich ewidencja prowadzona jest na kontach zespołu „4”.

13. Zasady oznaczania w planie kont projektów realizowanych z udziałem środków z funduszy europejskich. Realizacja projektów oznaczana jest w strukturze konta poprzez nadanie ostatnich dwóch cyfr charakterystycznych dla danego projektu i z uwagi na ograniczenia techniczne nazwa projektu zawarta jest w nazwie konta. Ponadto stosowane są ostatnie cyfry w klasyfikacji tj. 9 – wkład własny

12. Z uwagi na ograniczenia techniczne stosowanych programów do ewidencji finansowo-księgowej możliwe jest stosowanie dodatkowych ujemnych zapisów technicznych. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia Nr 3/2024

Kierownika Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych

z dnia 9 września 2024 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ZAKŁADOWY PLAN KONT 

DLA GMINNYCH USŁUG WODNO-KANALIZACYJNYCH W LISEWIE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zakładowy plan kont w jednostce GUWK

 

I.Wykaz kont

1.      Konta bilansowe

Zespół O – Majątek trwały

011 - Środki trwałe

013 - Pozostałe środki trwałe

020 - Wartości niematerialne i prawne

071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz

zbiorów bibliotecznych

080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje)

Zespół 1 – Środki pieniężne i rachunki bankowe

101 - Kasa

130 - Rachunek bieżący jednostki

141 - Środki pieniężne w drodze

Zespół 2 - Rozrachunki i roszczenia

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych

222 - Rozliczenie dochodów budżetowych

223 - Rozliczenie wydatków budżetowych

225 - Rozrachunki z budżetami

229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

240 - Pozostałe rozrachunki

245 - Wpływy do wyjaśnienia

290 - Odpisy aktualizujące należności

Zespół 3 – Materiały i towary

300 - Rozliczenie zakupu

310 - Materiały

Zespół 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

400 - Amortyzacja

401 - Zużycie materiałów i energii

402 - Usługi obce

403 - Podatki i opłaty

404 - Wynagrodzenia

405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

409 - Pozostałe koszty rodzajowe

410 - Inne świadczenia finansowane z budżetu

411 - Pozostałe obciążenia

Zespół 7 – Przychody, dochody i koszty

720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych

750 - Przychody finansowe

751 - Koszty finansów

760 - Pozostałe przychody operacyjne

761 - Pozostałe koszty operacyjne

Zespół 8 – Fundusze, rezerwy i wynik finansowy

800 - Fundusz jednostki

810 – Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje

851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

860 - Wynik finansowy

2.      Konta pozabilansowe

976 - Wzajemne rozliczenia między jednostkami

980 - Plan finansowy wydatków budżetowych

998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

999 - Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

Do obsługi finansowej wydatków i dochodów realizowanych przez Gminne Usługi Wodno-Kanalizacyjne prowadzi się odrębny rachunek bankowy.

 

  II.     Opis kont

2.        Konta bilansowe

Zespół O Majątek trwały

Konta zespołu O – Majątek trwały służą do ewidencji:

1.      Rzeczowego majątku trwałego

2.      Wartości niematerialnych i prawnych

3.      Finansowego majątku trwałego

4.      Umorzenia majątku

5.      Inwestycji

 

Konto 011 Środki trwałe

Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, które są umarzane stopniowo, według stawek amortyzacyjnych ustalonych

w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Do środków trwałych ujmowanych na

koncie 011 zalicza się również ulepszenie w obcych środkach trwałych, które są sfinansowane

ze środków inwestycyjnych, a koszty na ulepszenie poniesione są w celu dostosowania obcego obiektu do potrzeb użytkownika. Obiektem inwentarzowym jest poszczególne ulepszenie w obcym środku trwałym. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma zmniejszenie stanu i wartości początkowej środków trwałych, z wyjątkiem umorzenia, które ujmuje się na koncie 071.

Na stronie Wn konta 011 ujmuje się w szczególności:

- przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych,

- ujawnione nadwyżki inwestycyjne,

- nieodpłatne przyjęcie środków trwałych,

- zwiększenie wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wartości.

Na stronie Ma konta 011 ujmuje się w szczególności:

- wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji, z powodu zniszczenia, zużycia, sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania,

- ujawnione niedobory środków trwałych,

- zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny,

- zwrot dostawcom wadliwych środków trwałych (na podstawie umowy gwarancji lub reklamacji).

Do konta 011 prowadzi się ewidencję szczegółową:

- według poszczególnych grup środków trwałych (wg Klasyfikacji Środków Trwałych) i w

zależności od potrzeb sprawozdawczości,

- ewidencję szczegółową prowadzi się na szczególnych indywidualnych kartach obiektów inwentarzowych.

Ewidencja szczegółowa umożliwia:

- ustalenie wartości początkowej poszczególnych środków trwałych,

- należyte obliczanie umorzenia i amortyzacji.

Zwiększenie stanu środków trwałych z budowy następuje pod datą przyjęcia na podstawie sporządzonego końcowego protokołu odbioru robót, po zakończeniu robót inwestycyjnych. Wartość wycenia się na podstawie posiadanych dokumentów księgowych oraz sporządza się protokół OT, który stanowi podstawę przyjęcia środka trwałego na stan. Podstawą księgowania przychodów środków trwałych od dostawców jest faktura VAT lub rachunek. Przyjęcie środka trwałego na stan następuje w dniu oddania go do użytkowania. 

Środki trwałe ujawnione w wyniku inwentaryzacji wycenia się na podstawie posiadanych dokumentów, a gdy ich brak na podstawie ceny rynkowej.

Środki trwale otrzymane od innych podmiotów gospodarczych lub osób fizycznych z tytułu darowizny, spadku lub innego nieodpłatnego nabycia wycenia się w wartości rynkowej z dnia nabycia, chyba że umowa określa wartość darowizny.

Zmniejszenie stanu środków trwałych następuje pod datą postawienia ich w stan likwidacji, ujawnienia niedoboru albo szkody, sprzedaży lub przekazania nieodpłatnego. Dowodami rozchodu środku trwałych są protokoły w którym określa się datę, szczegółową specyfikację postawionych do likwidacji środków trwałych, przyczyny likwidacji oraz sposób przeprowadzenia likwidacji. W przypadku likwidacji częściowej środka trwałego w protokole należy podać wartość początkową likwidowanej części na podstawie danych z ewidencji określających podział środka na elementy lub na podstawie komisyjnego szacunku.

 

Ewidencja środków trwałych prowadzona jest za pomocą systemu komputerowego FKB+      i znajduje się w referacie finansowo – księgowym Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych. Prowadzona jest wg. grup, podgrup i rodzajów określonych przez Główny Urząd Statystyczny w klasyfikacji rodzajowej środków trwałych:

Grupa O – grunty

Grupa 1 – budynki i lokale oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego i spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego

Grupa 2 – obiekty inżynierii lądowej i wodnej

Grupa 3 – kotły i maszyny energetyczne

Grupa 4 – maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania

Grupa 5 – maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne

Grupa 6 – urządzenia techniczne

Grupa 7 – środki transportu

Grupa 8 – narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie gdzie indziej nie klasyfikowane

Konto 011 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych w wartości początkowej.

 

Konto 013 Pozostałe środki trwałe

Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach 011 wydanych do używania na potrzeby działalności jednostki, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania oraz które finansuje się ze środków na wydatki bieżące, podlegające ewidencji ilościowo-wartościowej. Do pozostałych środków trwałych nie zaliczamy: aparatów telefonicznych, firan, godeł, zegarów, odbiorników radiowych, wykładzin, gumolitów, koszy, wieszaków, krzeseł, foteli, czajników, wentylatorów, żyrandoli, lamp biurowych, kalkulatorów, rolet.

Na stronie Wn konta 013 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu            i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072.

Na stronie Wn konta 013 ujmuje się w szczególności:

- pozostałe środki trwałe przyjęte do używania z zakupu,

- nadwyżki pozostałych środków trwałych w używaniu,

- nieodpłatne otrzymanie pozostałych środków trwałych.

Na stronie Ma konta 013 ujmuje się w szczególności:

- wycofanie pozostałych środków trwałych z używania na skutek likwidacji, zniszczenia, zużycia, sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania,

- ujawnione niedobory pozostałych środków trwałych w używaniu.

Do konta 013 prowadzi się ewidencję szczegółową - ilościowo - wartościową przy użyciu ksiąg inwentarzowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 013 powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania oraz osób, u których znajdują się środki trwałe, lub komórek organizacyjnych, w których znajdują się środki trwałe.  Pozostałe środki trwałe obejmują wyposażenie, które finansuje się ze środków na wydatki bieżące (z wyjątkiem pierwszego wyposażenia nowego obiektu, które tak jak ten obiekt finansowane są ze środków na inwestycje). Pozostałe środki trwałe obejmują środki o wartości początkowej nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100 % w momencie oddania do używania.

W ewidencji ilościowo – wartościowej do konta 013 ujmuje się pozostałe środki trwałe, których wartość jednostkowa zakupu jest równa lub wyższa 1.000 zł, ale nie przekracza 10.000 zł.

Pozostałe środki trwałe, których wartość jednostkowa jest niższa od 1000 zł, nie będą ujmowane w żadnej ewidencji oraz zostaną spisane bezpośrednio w koszty konta 401 – Zużycie materiałów i energii, w dacie zakupu. Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych znajdujących się w używaniu w wartości początkowej.  

Saldo tego konta nie występuje w bilansie.

 

Konto 020 Wartości niematerialne i prawne

Konto 020 służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych powyżej 10.000 zł w szczególności licencje i programy komputerowe, dla których prowadzi się ewidencję ilościowo - wartościową według poszczególnych rodzajów i osób ich użytkujących oraz umarza stopniowo.

Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej od 1000 zł do 10.000 zł podlegają ewidencji na koncie 020, według poszczególnych rodzajów w referacie finansowym, wartości umarza się jednorazowo. Wartość księguje się w koszty działalności operacyjnej na podstawie dowodu zakupu. Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma wszelkie zmniejszenia stanu wartości niematerialnych i prawnych z wyjątkiem umorzenia, które ujmuje się na kontach 071 i 072. Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej.

 

Konto 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu. Odpisy umorzeniowe są dokonywane w korespondencji z kontem 400. Na stronie Ma konta 071 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencję szczegółową do konta 071 prowadzi się według zasad podanych w wyjaśnieniach do konta 011 i 020. Do kont 011, 020 i 071 prowadzi się wspólną ewidencję szczegółową. Konto 071 może wykazywać salda Ma, które oznacza stan umorzenia wartości środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

 

Konto 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 

Konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości w miesiącu wydania ich do używania. Umorzenie księgowane jest w korespondencji z kontem 400.

Na stronie Ma konta 072 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn zmniejszenia umorzenia pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Na stronie Wn konta 072 ujmuje się umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zlikwidowanych z powodu zużycia, zniszczenia, sprzedania lub przekazania nieodpłatnie.

Konto 072 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości początkowej pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w pełnej wartości w

miesiącu wydania ich do użycia.

 

Konto 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje)

Konto 080 służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz do rozliczenia kosztów inwestycji na uzyskane efekty inwestycyjne.

Na stronie WN 080 ujmuje się w szczególności:

- poniesione koszty dotyczące realizowanych inwestycji na mające powstać nowe środki trwałe lub zwiększyć wartość już istniejących środków trwałych oraz nowe środki trwałe stanowiące pierwsze wyposażenie nowych obiektów, a także koszty dotyczące zakupu gotowych środków trwałych.

- poniesione koszty ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja lub modernizacja), które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego.

Do inwestycji zalicza się koszty:

- dokumentacji projektowej inwestycji,

- badań geologicznych, geofizycznych oraz pomiarów geodezyjnych,

- przygotowanie terenu pod budowę,

- nabycia gruntów i innych składników rzeczowego majątku trwałego,

- odszkodowania

- nadzoru autorskiego i inwestorskiego oraz generalnego wykonawcy,

- inne koszty związane z inwestycją.

Inwestycje jednostki finansowane są bezpośrednio z rachunku bieżącego jednostki konto 130 ze środków planowanych we właściwych paragrafach na majątkowe wydatki budżetowe.

 

Na stronie MA konta 080 ujmuje się wartość uzyskanych efektów, w szczególności:

- środków trwałych,

- wartości niematerialnych i prawnych,

- wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych inwestycji,

- rozliczenie sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych inwestycji,

- rozliczenie nadwyżki strat inwestycyjnych nad zyskami inwestycyjnymi.

Ewidencja szczegółowa prowadzona jest według poszczególnych zadań inwestycyjnych.

 

Konto 080 może wykazywać saldo WN, które oznacza poniesione koszty niezakończonych środków trwałych w budowie (inwestycji).

 

Koszty budowy środka trwałego, które nie dały efektu gospodarczego podlegają odpisaniu na podstawie decyzji Wójta Gminy do końca roku obrotowego, w którym ustalono, że inwestycja nie dała efektu lub że odstąpiono od jej kontynuowania.

 

Zespół 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe

Konta zespołu 1 „ Środki pieniężne i rachunki bankowe” służą do ewidencji:

1.      Krajowych i zagranicznych środków pieniężnych przechowywanych w kasach w postaci gotówki.

2.      Krótkoterminowych papierów wartościowych (czeków, weksli obcych).

3.      Krajowych i zagranicznych środków pieniężnych zgromadzonych i lokowanych na rachunkach bankowych.

 

Konta zespołu 1 odzwierciedlają operacje pieniężne oraz obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów wartościowych.

 

Konto 101 Kasa

Konto 101 służy do ewidencji środków pieniężnych oraz obrotu gotówkowego. Na stronie WN ujmuje się wpłaty do kasy, na stronie MA ujmuje się wypłaty gotówki z kasy. Szczegółowy opis zawarty został w załączniku Nr 9 Instrukcja kasowa.

 

Konto 130 Rachunek bieżący jednostki

Konto 130 służy do ewidencji stanu środków budżetowych oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki z tytułu wydatków i dochodów /wpływów/ budżetowych objętych planem finansowym.

 

Na stronie Wn konta 130 ujmuje się wpływy środków budżetowych:

- wpływy środków budżetowych przekazanych na realizację wydatków budżetowych zgodnie

z planem finansowym w korespondencji z kontem 223,

- wpływy środków budżetowych z tyt. realizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych

zgodnie z planem finansowym urzędu gminy w korespondencji z kontem 221.

- wpływy środków pieniężnych w drodze w korespondencji z kontem 141.

- wpływy z tytułu przychodów finansowych nie przypisanych na kontach rozrachunkowych w

korespondencji z kontem 720, 750.

Do wpływów prowadzi się szczegółową ewidencję analityczną według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów oraz w zależności od potrzeb sprawozdawczości.

Na stronie Ma konta 130 ujmuje się:

- zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym,

- okresowe przelewy dochodów budżetowych do budżetu w korespondencji z kontem 222.

Szczegółową ewidencję do realizacji wydatków prowadzi się według podziałek klasyfikacji budżetowej oraz w zależności od potrzeb sprawozdawczości.

 

Zapisów na koncie 130 dokonuje się na podstawie wyciągów bankowych w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między księgowością jednostki, a księgowością banku.

Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych i budżetowych. Dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów, nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo ujemny zapis techniczny.

Konto 130 służy do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu jednostki. Saldo konta 130 w zakresie zrealizowanych wydatków podlega przeksięgowaniu na koniec roku na stronę Ma konta 800, a w zakresie zrealizowanych dochodów na stronę Wn konta 800.

Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych. W przypadku dochodów nieujętych w planie finansowym dochody takie ewidencjonuje się według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Konto 130 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków budżetowych na rachunku bieżącym jednostki.

Wpływy na rachunek bankowy jednostki ujmuje się na stronie WN konta 130, a wydatki po stronie MA. W przypadku zwrotów wydatków bieżącego okresu na rachunek bankowy stosuje się dodatkowy ujemny zapis techniczny.

 

Konto 141 Środki pieniężne w drodze

Konto 141 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze między kasą i bankiem oraz między kontami w różnych bankach. Na stronie Wn konta 141 księguje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze na stronie Ma zmniejszenia ich stanu. Konto 141 może wykazywać saldo Wn , które oznacza stan środków pieniężnych w drodze.

 

Zespół 2 Rozrachunki i roszczenia

Konta zespołu 2 Rozrachunki i roszczenia służą ewidencji krajowych i zagranicznych rozrachunków i roszczeń. Konta zespołu 2 służą także do ewidencji rozliczeń środków budżetowych, wynagrodzeń, rozliczeń niedoborów, szkód i nadwyżek oraz wszelkich innych rozliczeń związanych z rozrachunkami i roszczeniami spornymi.

 

Konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostawy, robót i usług oraz należności z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje się należności zaliczanych do dochodów budżetowych, które ujmowane są na koncie 221.

Konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności             i roszczeń. Ewidencję szczegółową do konta 201 prowadzi się według poszczególnych kontrahentów. Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość wydzielenia należności i zobowiązań wg poszczególnych kontrahentów ze wskazaniem w podziale klasyfikacji budżetowej. Ponadto powinna umożliwić ustalenie należności i zobowiązań w podziale wymaganym w sprawozdaniu bilansowym oraz sprawozdaniach budżetowych           i innych.

 

Konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych

Konto 221 służy do ewidencji należności z tytułu budżetowych, z wyjątkiem należności wymagalnych w przyszłych latach. Na stronie Wn konta 221 ujmuje się przypisane należności z tytułu wymagalnych w danym roku dochodów budżetowych i zwroty nadpłat z tytułu dochodów nienależnie wpłaconych lub orzeczonych do zwrotu. Na stronie Ma konta 221 ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy /zmniejszenie/ uprzednio przypisanych należności oraz przeniesienie należności krótkoterminowych do długoterminowych na konto 226.

Na koncie 221 ujmuje się również należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy. Zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej/zaległości i nadpłaty/. Ewidencja szczegółowa do konta 221 powinna być prowadzona według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej oraz budżetów, których należności dotyczą.

Konto 221 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, z tytułu dochodów budżetowych, a saldo Ma stan zobowiązań jednostki budżetowej z tytułu nadpłat w dochodach budżetowych. W bilansie wykazuje się należności pomniejszone o odpisy aktualizujące te należności dokonywane są na koniec roku w korespondencji z kontem 290.

 

Konto 222 Rozliczenie dochodów budżetowych

Konto 222 służy do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych. 

Na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe przelane do budżetu co najmniej raz w tygodniu na rachunek bieżący organu w korespondencji z kontem 130.

Na stronie Ma konta 222 ujmuje się w ciągu roku budżetowego okresowe przeksięgowania zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800, na podstawie sprawozdań budżetowych miesięcznych. 

Konto 222 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan dochodów budżetowych zrealizowanych, a nie przelanych do budżetu.

 

Konto 223 Rozliczenie wydatków budżetowych

Konto 223 służy do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę budżetową wydatków budżetowych w tym wydatków w ramach współfinansowania programów                i projektów realizowanych ze środków Europejskich.

Na stronie Wn konta 223 ujmuje się w ciągu roku budżetowego okresowe przeniesienia na podstawie sprawozdań budżetowych miesięcznych, zrealizowanych wydatków budżetowych na konto 800.

Na stronie Ma konta 223 ujmuje się okresowe wpływy środków budżetowych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych jednostki.

Konto 223 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan środków budżetowych otrzymanych na pokrycie wydatków lecz nie wykorzystanych do końca roku.

 

Konto 225 Rozrachunki z budżetami

Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu podatków /VAT naliczony i należny i podatku od osób fizycznych/, nadwyżek środków obrotowych, wpłaty zysków do budżetu, nadpłat w rozliczeniach z budżetami.

Na stronie Wn konta 225 ujmuje się nadpłaty oraz wpłaty do budżetu a na stronie Ma zobowiązania wobec budżetów i wpłaty do budżetu.

Ewidencję szczegółową do konta 225 prowadzi się dla każdego tytułu rozrachunku z budżetem odrębnie.

Konto 225 ma dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań wobec budżetu.

 

Konto 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

Konto 229 służy do ewidencji innych niż z budżetami rozrachunków publicznoprawnych a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych i PFRON.

Na stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań a na stronie Ma zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych.

Ewidencję szczegółową prowadzi się według tytułów rozrachunków oraz podmiotów z którymi dokonywane są rozliczenia.

Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan

zobowiązań.

 

Konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami urzędu i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczanych, zgodnie z odrębnymi przepisami do wynagrodzeń a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej.

Na stronie Wn 231 ujmuje się w szczególności:

- wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń w tym zasiłków ZUS naliczonych na liście wynagrodzeń,

- wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń,

- wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń,

- potrącenia z wynagrodzeń obciążających pracownika.

Na stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń (naliczone wynagrodzenie i zasiłki ZUS na listach wynagrodzeń). Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań jednostki z tyt. wynagrodzeń.

Ewidencję szczegółową prowadzi się na imiennych kartach wynagrodzeń pracowników oraz według imiennych należności i zobowiązań pracowników z tytułu wynagrodzeń.

 

Konto 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

Konto 234 służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.

Na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności:

- wypłacane pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę,

- należności od pracowników z tytułu dokonywanych przez jednostkę świadczeń odpłatnych,

- należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

- należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód,

- zapłacone zobowiązania wobec pracowników.

- odpisane zobowiązania wobec byłego pracownika z tytułu przedawnienia.

Na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności:

- uznania z tytułu wydatków pokrytych przez pracowników w imieniu jednostki,

- rozliczenia zaliczki i zwroty środków pieniężnych,.

- wpłaty należności od pracowników.

Ewidencję szczegółową do konta 234 prowadzi się według poszczególnych pracowników        i rodzajów należności i zobowiązań. Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań wobec pracowników.

 

Konto 240 Pozostałe rozrachunki

Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201 - 234. Na koncie tym ujmuje się przede wszystkim rozrachunki z tytułu sum depozytowych (kaucje, wadia, zabezpieczenie należyte go wykonania umowy), rozrachunki dotyczące potrąceń dokonanych z list wynagrodzeń inne niż podatki, składki na ZUS, błędne uznania i korekty błędnych obciążeń bankowych.

Na stronie Wn konta 240 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę                      i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

Ewidencję szczegółową do konta 240 prowadzi się według rozrachunków, roszczeń                i rozliczeń z poszczególnych tytułów.

Konto 240 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo

Ma stan zobowiązań.

 

Konto 245 Wpływy do wyjaśnienia

Konto 245 służy do ewidencji wpłaconych a nie wyjaśnionych kwot należności z tytułu dochodów budżetowych. 

Ewidencję analityczną prowadzi się według poszczególnych niewyjaśnionych wpłat. 

Konto 245 może wykazywać saldo Ma, które wykazuje stan nie wyjaśnionych wpłat.

 

 

Konto 290 Odpisy aktualizujące należności

 

Konto 290 służy do ewidencji odpisów aktualizujących należności, a nie wpłaconych w terminie i w pełnej wysokości.

Na stronie Wn ujmuje się zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących należności, a na stronie Ma naliczone odpisy i ich zwiększenie. Konto może wykazywać saldo Ma, które oznacza wartość odpisów aktualizujących należności. 

Ewidencja szczegółowa do konta 290 zapewnia ustalenie odpisów aktualizujących od poszczególnych należności.

 

Zespół 3 Materiały i Towary

Konta zespołu 3 „ Materiały i towary” służą do ewidencji materiałów.

Do materiałów zalicza się nabyte surowce i inne materiały podstawowe, półfabrykaty, materiały pomocnicze, opakowania, paliwa, części zamienne maszyn i urządzeń przeznaczone do zużycia na własne potrzeby.

 

Konto 300 Rozliczenie zakupu

Konto 300 służy do ewidencji rozliczenia zakupu materiałów, towarów (artykułów spożywczych), robót i usług, a w szczególności do ustalenia wartości materiałów, towarów w drodze oraz wartości dostaw niefakturowanych.

 

Na stronie Wn konta 300 ujmuje się:

- faktury dostawców krajowych i zagranicznych łącznie z naliczonym podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem VAT”,

- podatek VAT, podatek akcyzowy, cło pobierane przy imporcie.

Na stronie Ma konta 300 ujmuje się:

- wartość przyjętych dostaw i usług,

- naliczony podatek VAT do rozliczenia z urzędem skarbowym bezpośrednio lub po spełnieniu określonych warunków,

- naliczony podatek VAT niepodlegający zwrotowi lub odliczeniu od podatku należnego, dotyczący składników majątku obrotowego, zwiększający ich wartość lub obciążający właściwe koszty albo rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne,

- naliczony podatek VAT niepodlegający zwrotowi lub odliczeniu od podatku należnego, dotyczący środków trwałych, inwestycji rozpoczętych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zwiększający ich wartość.

Za pośrednictwem konta 300 można rozliczać również:

- odchylenia od cen ewidencyjnych, od rzeczywistych cen zakupu lub cen nabycia,

- koszty zakupu zawarte w fakturach dostawców,

- opłaty manipulacyjne pobierane przy imporcie,

- niedobory, szkody i nadwyżki w transporcie,

- reklamacje (sprostowania) dotyczące faktur dostawców.

 

Konto 300 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan dostaw w drodze (materiały i towary w drodze), a saldo Ma – stan dostaw lub usług niefakturowanych.

 

Konto 310 Materiały

Konto 310 służy do ewidencji własnych zapasów materiałów. Zakup materiałów, które odpowiedni merytorycznie referat opisze, że zostały zużyte bezpośrednio po zakupie (paliwo, części zamienne przy remontach itp.) obciążają od razu właściwe koszty.

Na stronie Wn konta 310 księguje się wszelkie przychody materiałów, a na stronie Ma wszelkie rozchody materiałów (zużycie, zmniejszenie wartości).

Ewidencję szczegółową prowadzi się według poszczególnych rodzajów materiałów (kartoteki materiałowe). Konto 310 może wykazywać saldo Wn oznaczające stan zapasów materiałów.

 

Zespół 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

Konta zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i według podziałek klasyfikacji planów finansowych do potrzeb analiz, planowania w sposób umożliwiający sporządzanie sprawozdań finansowych, budżetowych.

 

Konto 400 Amortyzacja 

Konto 400 służy do ewidencji naliczonych odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych     i wartości niematerialnie prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo według stawek amortyzacyjnych.

Po stronie Wn tego konta ujmuje się naliczone odpisy amortyzacyjne, a na stronie Ma ewentualne zmniejszenie odpisów amortyzacyjnych oraz przeniesienie w końcu roku salda konta na wynik finansowy.

Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów amortyzacji. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.

 

Konto 401 Zakup materiałów i wyposażenia

Konto 401 służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii.

Po stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty z tytułu zużycia materiałów i energii, a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów z tytułu zużycia materiałów     i energii oraz na dzień bilansowy przeniesienie salda poniesionych w ciągu roku kosztów zużycia materiałów i energii na konto 860.

 

Konto 402 Usługi obce

Konto 402 służy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki.

Po stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów usług obcych na konto 860.

 

Konto 403 Podatki i opłaty

Konto 403 służy do ewidencji w szczególności kosztów z tytułu podatków akcyzowego, od nieruchomości i od środków transportu, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz opłat o charakterze podatkowym, a także opłat: notarialnej, skarbowej i administracyjnej.

Na stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty z w/w tytułów, a na stronie Ma zmniejszenie poniesionych kosztów, oraz na dzień bilansowy - przeniesienie kosztów z tego tytułu na konto 860.

 

Konto 404 Wynagrodzenia

Konto 404 służy do ewidencji kosztów z tytułu wynagrodzeń z pracownikami i innymi osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów.

Na stronie Wn tego konta ujmuje się kwotę należnego pracownikom i innym osobom fizycznym wynagrodzenia brutto, po stronie Ma księguje się korekty uprzednio zaewidencjonowanych kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń oraz na dzień

bilansowy przenosi się je na konto 860.

 

 

 

Konto 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

Konto 405 służy do ewidencji kosztów z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń.

Po stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych         i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy od dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń. 

Po stronie ma ujmuje się zmniejszenia kosztów z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, a na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860.

 

Konto 409 Pozostałe koszty rodzajowe

Konto 409 służy do ewidencji kosztów, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400 -405. Na koncie tym ujmuje się w szczególności zwroty wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych, koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych, odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów nie zaliczanych do kosztów działalności finansowej                i pozostałych kosztów operacyjnych.

Po stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty z w/w tytułów, a na stronie Ma ich zmniejszenie oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860.

 

Konto 410 Inne świadczenia finansowane z budżetu

Konto 410 służy do ewidencji specyficznych kosztów podstawowej działalności operacyjnej.

Po stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty z w/w tytułów, a na stronie Ma ich zmniejszenie oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie kosztów na konto 860.

 

Konto 411 Pozostałe obciążenia

Konto 411 służy do ewidencji specyficznych kosztów działalności jednostki. Na kocie tym księguje się koszty wynikające z realizacji specyficznych zobowiązań w stosunku do innych instytucji i organizacji.

Po stronie Wn konta 411 księguje się w szczególności kary i odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych. Na stronie Ma konta 411 księguje się zmniejszenia uprzednio ujętych kosztów.

Saldo konta 411 na koniec roku obrotowego przenosi się na stronę Wn 860.

 

Zespół 7 Przychody i koszty ich uzyskania

Konta zespołu 7 służą ewidencji przychodów z tytułu sprzedaży produktów i towarów, oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych i finansowych.

 

Konto 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych

Konto 720 służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych, w tym także do ewidencji przychodów z tytułu tych dochodów, które nie są ujęte w planie finansowym jednostki budżetowej, a wpływają bezpośrednio na rachunek bankowy jednostki.

Prowadzona przez jednostkę rachunkowość podatków i opłat, według zasad określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych j.s.t (Dz. U. Nr 112, poz.761),stanowi integralną część ewidencji księgowej jednostki i wobec tego obroty i salda prowadzonych tam kont są ujmowane w dzienniku i na kontach księgi głównej jednostki.

W końcu roku obrotowego przychody z tytułu dochodów budżetowych oraz przychody finansowe przenosi się na stronę Ma konta 860 / Wn konta 720/. Na koniec roku 720 nie wykazuje salda.

 

Konto 750 Przychody finansowe

Konto 750 służy do ewidencji przychodów z tytułu odsetek od środków na rachunkach bankowych.

Na koniec roku obrotowego przychody z tytułu przychodów finansowych przenosi się na stronę Ma konta 860 / Wn konta 750/. Na koniec roku 750 nie wykazuje salda.

 

Konto 751 Koszty finansowe

Konto 750 służy do ewidencji kosztów finansowych przede wszystkim naliczonych odsetek od kredytów i pożyczek. 

Na koniec roku obrotowego koszty z tytułu kosztów finansowych przenosi się na stronę Wn konta 860/ Ma konta 751/. Na koniec roku 751 nie wykazuje salda.

 

Konto 760 Pozostałe przychody operacyjne

Konto 760 służy do ewidencji przychodów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki, a w szczególności przychody związane ze zbyciem środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych, z otrzymywanymi odszkodowaniami, z otrzymanymi karami, darowiznami.

Na stronie Ma konta 760 ujmuje się korekty zmniejszające pozostałe przychody operacyjne ze sprzedaży materiałów, środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Na stronie Ma konta 760 ujmuje się:

- przychody ze zbycia środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych, 

- z otrzymanymi karami,

- z otrzymanymi odszkodowaniami (z wyjątkiem odszkodowań z tytułu strat spowodowanych zdarzeniami losowymi),

- z otrzymanymi darowiznami,

- z przepadkiem kaucji i wadiów.

Na koniec roku obrotowego wartość pozostałych przychodów operacyjnych przenosi się na stronę Ma 860 i wobec tego konto 760 nie wykazuje salda.

 

Konto 761 Pozostałe koszty operacyjne

Konto 761 służy do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki.

Na stronie Wn konta 761 ujmuje się zapłacone kary, grzywny, odszkodowania, odpisane, przedawnione i nieściągalne należności, jeżeli wcześniej nie dokonano odpisu aktualizującego.

Na stronie Ma konta 761 ujmuje się korekty zmniejszające uprzednio zaksięgowane pozostałe koszty operacyjne. Na koniec roku obrotowego wartość pozostałych przychodów operacyjnych przenosi się na stronę Wn 860 i wobec tego konto 761 nie wykazuje salda.

 

Zespół 8 Fundusze, rezerwy i wynik finansowy

Konta zespołu 8 służą do ewidencji funduszu, wyniku finansowego i jego rozliczenia, dotacji z budżetu, rezerw i rozliczeń między okresowych przychodów.

 

Konto 800 Fundusz jednostki

Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego i ich zmian.

Na stronie Wn konta 800 ujmuje się w szczególności:

- przeksięgowanie w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860,

- przeksięgowanie pod datą sprawozdania budżetowego zrealizowanych dochodów budżetowych z konta 222,

- przeksięgowanie w końcu roku obrotowego dotacji z budżetu i środków budżetowych wykorzystanych na inwestycje z konta 810,

- pokrycie amortyzacji podstawowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych           i prawnych,

- różnice z aktualizacji środków trwałych,

- wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych podstawowych środków trwałych               i inwestycji,

- przychody z tytułu dochodów budżetowych realizowanych w jednostkach samorządu terytorialnego bezpośrednio na rachunek bankowy budżetu jako dochody wykonane – Ma 720.

Na stronie Ma konta 800 ujmuje się w szczególności:

- przeksięgowanie w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, zysku

bilansowego roku ubiegłego z konta 860,

- przeksięgowanie pod datą sprawozdania finansowego zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 223,

- wpływ dotacji i środków przeznaczonych na finansowanie inwestycji,

- różnica z aktualizacji środków trwałych i inwestycji.

Do konta 800 należy prowadzić ewidencję szczegółową umożliwiającą ustalenie przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki.

Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki.

 

Konto 810 Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje

Konto 810 służy do ewidencji w jednostkach budżetowych:

- innych dotacji przekazywanych z budżetu

- równowartości dokonywanych wydatków na inwestycje w urzędzie ( zapis równoległy do

zapłaty zobowiązań księgowany Wn 810 Ma 800).

Na stronie Wn konta 810 ujmuje się dotacje przekazane z jednostki równowartość dokonanych wydatków na inwestycje. Na stronie Ma konta 810 ujmuje się zwroty dotacji w tym samym roku oraz przeksięgowanie w końcu roku obrotowego na konto 800 Fundusz jednostki dotacji przekazanych. Ewidencję analityczną do konta 810 prowadzi się według podziałek klasyfikacji budżetowej. 

Na koniec roku konto 810 nie wykazuje salda.

 

Konto 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Konto 851 służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Środki pieniężne tego funduszu, wyodrębnione na specjalnym rachunku bankowym, ujmuje się na koncie 135 Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia.

Ewidencję szczegółową do konta 851 prowadzi się według:

- stanu zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z podziałem według źródeł zwiększeń,

- wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów.

Saldo konta 851 wyraża stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

 

Konto 860 Wynik finansowy

Konto 860 służy do ustalenia wyniku finansowego jednostki oraz bieżącej ewidencji strat       i zysków nadzwyczajnych.

W ciągu roku obrotowego jednostka ujmuje na stronie Wn konta 860 straty nadzwyczajne, a na stronie Ma zyski nadzwyczajne.

W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę:

- poniesionych kosztów w korespondencji z kontem 400 – 411

- kosztów operacji finansowych w korespondencji z kontem 751.

Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę:

- uzyskanych przychodów w korespondencji z kontem 720, 750, 760.

Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki, saldo Wn stratę netto, saldo Ma zysk netto. Saldo przenoszone jest w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego na konto 800.

 

3.        Konta pozabilansowe

 

Konto 976 Wzajemne rozliczenia między jednostkami

Służy do ewidencji kwot wynikających ze wzajemnych rozliczeń między jednostkami w celu sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego. Należy prowadzić ewidencję dla każdego podmiotu odrębnie.

 

Konto 980 Plan finansowy wydatków budżetowych

Konto 980 służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych jednostki (GUWK).

Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego korekty.

Na stronie Ma konta 980 ujmuje się:

- równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych,

- wartość planu niewygasających wydatków budżetowych do realizacji w roku następnym,

- wartość planu niezrealizowanego i wygasłego.

Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych. Konto 980 nie wykazuje na koniec roku salda.

 

Konto 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

Konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki (GUWK) danego roku budżetowego.

Na stronie Wn konta 998 ujmuje się:

- równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym,

- równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego, przewyżka zaangażowania ponad zrealizowane w danym roku wydatki przeksięgowane 31 grudnia z konta 998 na konto 999.

Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków bieżącego roku oraz ujętych w planie na dany rok wydatków niewygasających, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień ujętych w zatwierdzonej przez kierownika jednostki procedurze zaangażowania wydatków, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. 

Ewidencja szczegółowa do konta 998 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej planu finansowego. Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda.

W przypadku nie pełnego zrealizowania planu wydatków mimo zaangażowania czyli saldo konta 998 przeksięgowuje się 31 grudnia na konto 999, gdyż stanowić to będzie zaangażowanie lat przyszłych. Po tym przeksięgowaniu konto 998 nie wykazuje salda na koniec roku.

 

Konto 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

Konto 999 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat.

Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowania wydatków budżetowych dokonanych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki lub w planie finansowym wydatków niewygasających przewidzianych do realizacji w roku bieżącym przeksięgowane na początku roku na konto 998.

 Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość przeksięgowanego z konta 998 zaangażowania wydatków, które były planowane na rok przyszły, a nie zostały wykonane w wyniku przesunięcia realizacji oraz zaangażowanie dotyczące lat przyszłych.

Ewidencja szczegółowa do konta 999 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.

Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.

 

Załącznik Nr 3

do Zarządzenia Nr 3/2024

Kierownika Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych

z dnia 9 września 2024 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Część I

Organizacja i kompetencje osób odpowiedzialnych 

 

 

W pojęciu „inwentaryzacja” mieszczą się następujące czynności:

a)      ustalenie stanu faktycznego aktywów i pasywów za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji,

b)      udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycena składników, jeżeli mają wyraz ilościowy,

c)      ustalenie różnic stwierdzonych między stanem rzeczywistym, a stanem księgowym,

d)      wyjaśnienie różnic z podaniem ich przyczyn,

e)      dostosowanie danych wynikających z ewidencji księgowej do danych rzeczywistych,

f)       rozliczenie osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych z powierzonego im mienia,

g)      ocena przydatności inwentaryzowanych składników oraz realności ich stanu księgowego,

h)      podjęcie decyzji w sprawie stwierdzonych różnic pomiędzy stanem księgowym a stanem faktycznym (i wyeliminowanie – jeżeli jest to możliwe – przyczyn je powodujących),

i)       rozliczenie różnic w księgach rachunkowych danego roku obrotowego w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi.

 

Przedmiotem inwentaryzacji są wszystkie ujęte w ewidencji aktywa i pasywa jednostki, a w szczególności:

a)      rzeczowe składniki aktywów trwałych, do których zalicza się:

– środki trwałe,

– środki trwałe w budowie,

b)      wartości niematerialne i prawne,

c)      rzeczowe składniki aktywów obrotowych (materiały, produkty gotowe, towary),

d)      aktywa finansowe, w tym:

– inwestycje w nieruchomości i prawa,

– inne papiery wartościowe,

– udzielone pożyczki, lokaty,

e)      środki pieniężne na rachunkach bankowych, inne aktywa pieniężne,

należności i zobowiązania,

f)       pozostałe aktywa i pasywa.

 

Inwentaryzacją należy także objąć:

a)    znajdujące się w jednostce obce składniki aktywów, które zostały powierzone do przechowywania, przetworzenia, sprzedaży lub użytkowania,

b)   własne składniki aktywów, które zostały powierzone innym jednostkom w celu ich przerobu, użytkowania, przechowania itp.,

c)    składniki majątkowe objęte ewidencją pozabilansową oraz objęte jedynie ewidencją ilościową.

 

W jednostce stosuje się następujące rodzaje inwentaryzacji rzeczowych i pieniężnych składników majątku:

a)      inwentaryzację okresową (w tym roczną, przeprowadzaną zgodnie z postanowieniami ustawy o rachunkowości),

b)      inwentaryzację zdawczo-odbiorczą (okolicznościową), przeprowadzaną na okoliczność zmiany osób materialnie odpowiedzialnych (po spełnieniu określonych warunków może ona być uznana za inwentaryzację okresową, a w tym roczną),

c)      inwentaryzację niezapowiedzianą.

 

Do kierownika jednostki w zakresie inwentaryzacji należy:

a)      wydawanie wewnętrznych przepisów w zakresie inwentaryzacji – w szczególności zarządzenia wewnętrznego w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,

b)      powoływanie organów i osób zobowiązanych do przeprowadzenia inwentaryzacji,

c)      zatwierdzanie zaopiniowanych (przez głównego księgowego) wniosków komisji inwentaryzacyjnej,

d)      podejmowanie poleceń w sprawie wykorzystania w przyszłości spostrzeżeń dokonanych podczas inwentaryzacji oraz innych decyzji w sprawie inwentaryzacji.

 

Kierownik jednostki odpowiada za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji. Może powierzyć przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald i w drodze weryfikacji (z wyjątkiem spisu z natury) innej osobie za jej zgodą.

 

Do kompetencji głównego księgowego w zakresie inwentaryzacji należy:

a)      przedstawienie kierownikowi jednostki wniosków w sprawach:

– powołania przewodniczącego oraz członków komisji inwentaryzacyjnej, a także innych specjalistów, których kwalifikacje pozwolą na rzetelne określenie wartości inwentaryzowanych składników aktywów i pasywów,

– częściowego lub całkowitego unieważnienia określonych spisów z natury,

– zarządzenia spisów ponownych, uzupełniających lub dodatkowych,

b)      sprawowanie ogólnego nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych,

c)      uzgadnianie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej terminarza wykonywania poszczególnych etapów inwentaryzacji,

d)      zapewnienie uzgodnienia ewidencji księgowej z ewidencją prowadzoną w poszczególnych polach spisowych,

e)      zapewnienie dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisami z natury, tj. środków pieniężnych i kredytów bankowych oraz rozrachunków, z wyjątkiem spornych i wątpliwych, publicznoprawnych oraz z pracownikami i innymi osobami nieprowadzącymi ewidencji – drogą uzgodnienia sald,

f)       zapewnienie dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisami z natury i potwierdzeniem sald, tj. pozostałych aktywów i pasywów – drogą weryfikacji stanów księgowych z dokumentacją,

g)      zapewnienie wyceny arkuszy spisowych,

h)      ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, dokonanie ewentualnych kompensat i ujęcie w księgach wyników inwentaryzacji,

i)       zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

 

Do uprawnień i obowiązków Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej należy w szczególności:

a)      stawianie wniosków w sprawie powołania składu osobowego komisji inwentaryzacyjnej      i zespołów spisowych,

b)      wyznaczenie spośród członków komisji zastępcy przewodniczącego oraz ustalenie czynności dla członków komisji,

c)      przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych,

d)      ustalenie terminów rozpoczęcia i zakończenia prac inwentaryzacyjnych – opracowanie planu inwentaryzacji,

e)      organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych składników majątku oraz pozostałych składników bilansowych, a także dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie,

f)       prowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania,

g)      skompletowanie wszystkich protokołów inwentaryzacyjnych, sporządzonych dla składników bilansowych inwentaryzowanych innymi metodami niż spis z natury,

h)      stawianie uzasadnionych wniosków w sprawie:

– zmiany terminu inwentaryzacji,

– inwentaryzacji niektórych składników na podstawie obliczeń technicznych lub szacunku,

– powołania fachowców lub rzeczoznawców do ustalenia stanów rzeczywistych składników majątku inwentaryzowanych na podstawie obmiaru lub szacunku,

– przeprowadzenia inwentaryzacji w sposób uproszczony, przeprowadzenia spisów uzupełniających lub powtórnych,

i)       kontrolowanie przygotowań do przeprowadzenia inwentaryzacji (np. odpowiednie przygotowanie składników rzeczowych w magazynach, przygotowanie pism do kontrahentów w celu potwierdzenia sald),

j)       kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych arkuszy inwentaryzacyjnych i innych dokumentów z inwentaryzacji,

k)      dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień odnośnie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie,

l)       ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia,

m)   przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów    i szkód zawinionych,

n)      stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania – ujawnionych w czasie inwentaryzacji zapasów niepełnowartościowych, zbędnych lub nadmiernych oraz w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi i pieniężnymi składnikami majątku.

 

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może część z uprawnionych czynności zlecić do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej, nie zwalnia to go jednak od odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Członków komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki. Członków komisji spisowych powołuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. W przypadku większych jednostek wydzieloną komórkę inwentaryzacyjną powołuje kierownik jednostki.

 

Osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone im składniki majątkowe składają oświadczenia. Osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone im składniki majątkowe składają oświadczenia o ujęciu w ewidencji magazynowej i przekazaniu do działu księgowości wszystkich dokumentów.

Do obowiązków zespołu spisowego należy:

a)      zapoznanie się z regulaminem (instrukcją) inwentaryzacji oraz z przepisami o prowadzeniu spisu z natury,

b)      zaopatrzenie się w arkusze spisowe i inne potrzebne druki,

c)      poinformowanie kierownika danej placówki i osoby materialnie odpowiedzialnej o zarządzeniu inwentaryzacji w określonym terminie,

d)      skompletowanie od tych osób oświadczeń stwierdzających między innymi, że:

– dokumentacja jednostki jest aktualna i kompletna,

– wszystkie dowody zostały przekazane do księgowości,

– wszystkie składniki majątkowe znajdują się w jednostce lub innych wskazanych miejscach,

– nie występują (lub występują) okoliczności, które mogą mieć wpływ na wyniki spisu               i wyliczenie końcowe,

e)      ustalenie kolejności spisu składników majątku,

f)       sprawdzenie przyrządów pomiarowych pod względem użyteczności, sprawności                  i posiadania aktualnej legalizacji urzędowej,

g)      zorganizowanie pracy w ten sposób, aby normalna działalność komórki nie została zakłócona,

h)      terminowe przeprowadzenie spisu z natury na wyznaczonym polu spisowym,

i)       terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, zapasach niepełnowartościowych,

j)       przedstawienie sprawozdania z przebiegu spisu z natury.

 

Harmonogram inwentaryzacji opracowuje kierownik jednostki. Plan inwentaryzacji opracowuje kierownik komórki inwentaryzacyjnej. Plan inwentaryzacyjny sporządzany jest odrębnie dla każdego roku, z podziałem na miesiące. Terminy przyjęte w planie inwentaryzacji nie powinny zakłócać normalnej działalności.

 

 

 

 

Część II

Terminy i metody inwentaryzacji

 

W drodze spisu z natury przeprowadza się inwentaryzację następujących zasobów majątkowych:

a)      aktywów pieniężnych (z wyjątkiem środków pieniężnych zgromadzonych na  rachunkach bankowych, ponieważ są one inwentaryzowane poprzez potwierdzenie sald), w tym:

– gotówki w kasie w złotych polskich i w walutach obcych,

– czeków i weksli obcych o terminie płatności lub wymagalności do 3 miesięcy,

– metali szlachetnych (złoto, srebro, platyna), o ile są zaliczane do rzeczowego majątku trwałego,

b)      papierów wartościowych w postaci materialnej, np.:

– akcji, bonów, obligacji,

– innych papierów wartościowych,

– czeków i weksli o terminie płatności i wymagalności ponad 3 miesiące,

c)      rzeczowych składników aktywów obrotowych, w tym:

– surowców, materiałów, opakowań,

– półfabrykatów i produktów gotowych,

– towarów handlowych,

– produkcji w toku (jeśli jest to możliwe),

– pozostałych składników obrotowych,

d)      środków trwałych oraz nieruchomości zaliczanych do inwestycji, a także maszyn                i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie (z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów, które inwentaryzowane są drogą weryfikacji),

e)      obcych składników, które zostały powierzone do przechowywania, przetworzenia, sprzedaży lub użytkowania.

 

Drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń:

- aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych aktywów.

 

W drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami              i weryfikacji wartości składników:

- środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

- gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,

- należności spornych i wątpliwych (w bankach również należności zagrożonych),

- należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

- z tytułów publicznoprawnych,

- wartości niematerialne i prawne,

- aktywów i pasywów w stosunku do których przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

 

Ustalenie rzeczywistego stanu wskazanych powyżej składników następuje drogą ich przeliczenia lub pomiaru w inny sposób; o sposobie pomiaru decyduje ich rodzaj, wielkość, kształt, postać fizyczna lub inne cechy specyficzne. Wpływ na wybór techniki liczenia             i pomiaru mają również warunki składowania, dostęp do pól spisowych oraz możliwości zastosowania albo posiadania specjalnego sprzętu mierniczego.

W sytuacji kiedy składniki majątkowe są niedostępne, niepoliczalne, niemierzalne lub dostęp do nich jest utrudniony – ich stan ilościowy określa się na podstawie obliczeń technicznych lub szacunków, tj. w sposób uproszczony.

Obliczenia techniczne lub szacunkowe powinny być uwidocznione w specjalnym załączniku do arkusza spisowego. Jeżeli zastosowane zostały obliczenia techniczne, to należy załączyć rysunek określający kształt pryzmy, jej wymiary oraz wyliczenia szczegółowe, na podstawie których ustalono stan składnika. Załączniki te podpisują osoby dokonujące obliczeń oraz osoba odpowiedzialna za stan spisywanych składników. Jeżeli ustalony w sposób techniczny lub szacunkowo stan składników majątku nie różni się od stanu księgowego więcej niż o 5% do 10%, stan księgowy przyjmuje się do rozliczenia jako stan faktyczny; decyduje o tym przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wspólnie z głównym księgowym.



 

Część III

Arkusze spisowe

 

Arkusze spisowe traktuje się jako druki objęte ścisłą kontrolą i wydaje zespołom spisowym, po uprzednim ponumerowaniu i zaparafowaniu przez upoważnioną osobę z komórki księgowości, za pokwitowaniem, do późniejszego rozliczenia po zakończeniu spisów. W arkuszach spisowych zespół spisowy wpisuje istotne informacje, a w szczególności:

a)             na każdej karcie spisu: określenie objętego inwentaryzacją pola spisowego oraz rodzaju inwentaryzacji, nazwiska i imiona i podpisy osób materialnie odpowiedzialnych, członków zespołu spisowego oraz innych osób uczestniczących przy spisie (np. biegłych rewidentów), datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia spisu,

b)            w każdej pozycji spisu: cechy spisywanych składników umożliwiające ich identyfikację, ilości poszczególnych składników; w przypadku prowadzenia jedynie ewidencji wartościowej, np. w punktach sprzedaży detalicznej, zespół może wypełniać również kolumny dotyczące ceny i wartości oraz dokonać wstępnego rozliczenia spisu, porównując zsumowane wartości spisywanych składników z wartością wykazaną na ten dzień w raporcie sklepu,

c)             zakończenie arkusza następuje przez wpisanie adnotacji: „spis zakończono na pozycji nr…”.

Wpisu do arkusza spisowego należy dokonać bezpośrednio po ustaleniu stanu składnika. Błędy popełnione w arkuszach spisu można poprawiać wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu lub liczby), tak aby pozostał on czytelny, a następnie wpisaniu zapisu poprawnego. Poprawka błędu powinna być potwierdzona podpisem przez osobę dokonującą spisu z natury. Natomiast błędy powstałe np. przy wycenie arkuszy powinny być poprawione i podpisane przez osoby, którym powierzono wykonanie tej czynności. Dokonywanie poprawek winno znaleźć swoje odbicie w protokole opisowym z przebiegu inwentaryzacji, w którym należy zamieścić uwagę odnośnie dokonanej poprawki: pozycja spisowa, powód dokonania poprawki, przez kogo.

W czasie inwentaryzacji nie powinno mieć miejsca wydawanie i przyjmowanie w polu spisowym składników majątkowych, z wyjątkiem przypadków szczególnych. W tych sytuacjach należy odpowiednio oznaczyć dowody ruchu takich składników, a także dokonać odpowiednich adnotacji w arkuszach spisowych, zapewniających rzetelne rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.

 

Arkusze spisowe stanowią dowód księgowy i jako takie powinny spełniać podstawowe

wymogi ustawowe:

a)      nazwa jednostki i pola spisowego (pieczęć firmowa),

b)       numer arkusza,

c)      skład komisji inwentaryzacyjnej, osób odpowiedzialnych materialnie lub innych osób uczestniczących w spisie, np. biegłych (imiona, nazwiska, podpisy),

d)      datę (godzinę) rozpoczęcia i zakończenia spisu, tj. datę i godzinę rzeczywistego rozpoczęcia i zakończenia w danym dniu spisu,

e)      datę, na jaką przypada termin spisu,

f)       dane dotyczące spisywanych składników (numer kolejny, symbol indeksu, nazwa, jednostka miary, ilość stwierdzona w czasie spisu),

g)      podsumowanie arkusza,

h)      datę i podpisy członków komisji i osób odpowiedzialnych na końcu arkusza spisowego.

Arkusze spisowe sporządza się w dwóch egzemplarzach, a przy inwentaryzacjach zdawczoodbiorczych w trzech. Oryginał otrzymuje księgowość, a kopię osoba materialnie odpowiedzialna, w której obecności winny być spisywane wszystkie składniki majątkowe. W arkuszach nie powinno się zostawiać wolnych – niewypełnionych wierszy.

 

Spis z natury może być prowadzony jednocześnie na kilku oddzielnych arkuszach spisowych, do których wpisuje się np.:

– własne składniki pełnowartościowe,

– własne składniki niepełnowartościowe (zbędne, nieprzydatne, uszkodzone, niemodne),

– obce składniki pełnowartościowe i niepełnowartościowe, zamieszczając odpowiednie uwagi.

Dla składników niepełnowartościowych spisanych na arkuszu spisowym należy sporządzić protokół wyceny tych składników .

Osoby materialnie odpowiedzialne składają oświadczenia, że wszystkie składniki zostały

objęte spisem i osoby te nie wnoszą zastrzeżeń do kompletności spisów i do pracy zespołu spisowego.

Po zakończeniu inwentaryzacji zespół spisowy sporządza sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji. W trakcie inwentaryzacji mogą być przeprowadzane kontrole. Uprawnionymi osobami do przeprowadzenia takiej kontroli są:

– główny księgowy, kierownik jednostki,

– członkowie komisji inwentaryzacyjnej,

– powołani kontrolerzy spisowi,

– biegli rewidenci badający sprawozdanie finansowe jednostki,

– organy kontroli skarbowej.

Po przeprowadzonej kontroli osoby dokonujące takiej kontroli powinny sporządzić protokół z jej przeprowadzenia.



 



Część IV

Terminy spisu z natury

 

Co do zasady, spis z natury przeprowadza się:

Na ostatni dzień roku obrotowego. Dotrzymanie tego terminu i częstotliwości inwentaryzacji będzie uznane, jeżeli inwentaryzację:

a) składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, które odpisywane są w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia) rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15 dnia następnego roku; ustalenie więc ich stanu na dzień bilansowy nastąpi poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu, a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych (31 grudnia), przy czym stan wynikający z ksiąg nie może być ustalony po dniu bilansowym,

b) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych, półfabrykatów, znajdujących się na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzi się raz w ciągu 2 lat,

c) nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz do tzw. inwestycji w nieruchomości oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym – przeprowadzi się raz w ciągu 4 lat.

Obowiązkowo na ostatni dzień roku obrotowego – wyłącznie, sporządza się spis z natury aktywów pieniężnych, papierów wartościowych w postaci materialnej oraz materiałów, towarów, produktów gotowych, produktów w toku produkcji, odpisywanych w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia, wartości niematerialnych i prawnych.

 

 

 

Część V

Spis z natury środków trwałych i inwestycji w nieruchomości

 

Celem inwentaryzacji środków trwałych i inwestycji w nieruchomości jest:

a)      ustalenie ich rzeczywistego stanu – ilości, klasyfikacji, oznaczenia i miejsca, w którym się znajdują,

b)      ustalenie własności składników majątkowych, w szczególności nieruchomości i gruntów (grunty inwentaryzowane są metodą weryfikacji),

c)      ustalenie środków trwałych obcych (w leasingu, dzierżawie), które należy spisać na oddzielnym arkuszu spisowym, a o ich stanie zawiadomić właściciela,

d)      określenie środków trwałych przeznaczonych do likwidacji, nieprzydatnych, niewykorzystywanych, zbędnych,

e)      ujawnienie wykonanych modernizacji (metoda weryfikacji, z wyjątkiem maszyn i urządzeń będących środkami w budowie),

f)       rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych.

Przed rozliczeniem spisu z natury należy sprawdzić kompletność i poprawność dokumentacji inwentaryzacyjnej. Na dokumentację tę składają się następujące pozycje:

a)            oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych złożone przed spisem inwentaryzacyjnym i po jego zakończeniu,

b)           prawidłowo wypełnione arkusze spisowe wraz z dokumentacją uzupełniającą,

c)            protokół dotyczący składników niepełnowartościowych, sprawozdanie komisji spisowej.

Przed wyceną arkuszy spisowych należy wyjaśnić z komisją inwentaryzacyjną wszelkie błędy oraz braki w dokumentacji.







Część VI

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald

 

Drogą uzgodnienia sald inwentaryzuje się:

a)      środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, lokaty i kredyty,

b)      należności, pożyczki, zobowiązania – z wyjątkiem rozrachunków z pracownikami i innymi podmiotami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych, rozrachunków z tytułów publicznoprawnych, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również zagrożonych,

c)      papiery wartościowe w postaci zdematerializowanej, tj. takie, o których informacje – łącznie ze zmianami praw własności – są zawarte w zapisie komputerowym; ich inwentaryzacja ma się odbywać w drodze uzyskania odpowiednich potwierdzeń.

Inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach bankowych polega na potwierdzeniu przez bank stanu środków ulokowanych przez jednostkę na otwartych rachunkach bankowych zaciągniętych kredytów. Jeżeli stany są zgodne z danych księgowymi jednostki – inwentaryzacja została spełniona.

 Jednostka nie jest zwolniona z obowiązku uzgodnienia i potwierdzenia zobowiązań wobec

wierzycieli na ich żądanie.

Uzgodnienie sald odbywa się w formie pisemnej. Wykonywane jest przez pracowników księgowości, względnie przez innych wyznaczonych pracowników.

W przypadku potwierdzania niewielkich sald w sytuacji, gdy salda te nie wykazują zmian przez dłuższy okres czasu, główny księgowy może zadecydować, w myśl zasady istotności, o odpisaniu ich w pozostałe koszty lub przychody operacyjne.

Na dzień bilansowy jednostka wycenia:

a)      należności i udzielone pożyczki w kwocie wymaganej zapłaty,

b)      zobowiązania – w kwocie wymagającej zapłaty, przy czym zobowiązania finansowe, których uregulowanie zgodnie z umową następuje drogą wydania aktów finansowych innych niż środki pieniężne lub wymiany na instrumenty finansowe – według wartości godziwej.

Formularz potwierdzenia salda powinien zawierać:

– kwotę salda,

– wskazanie strony „Wn” lub „Ma”

– pieczątkę zakładu i podpisy osób upoważnionych (głównego księgowego).

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji należności metodą potwierdzenia sald sporządza się protokół zbiorczy z potwierdzenia sald.

Termin potwierdzenia sald to termin na ostatni dzień roku obrotowego, przy czym inwentaryzację można rozpocząć w ciągu IV kwartału, a skończyć do 15 stycznia roku następnego:

a)      w przypadku uzgadniania stanu na inny dzień niż bilansowy – stan należności na dzień bilansowy należy ustalić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą potwierdzenia sald zwiększeń i zmniejszeń, jakie nastąpiły miedzy datą potwierdzenia, a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.

Metoda weryfikacji polega na porównaniu stanu wynikającego z zapisów w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kontrolkach, kartotekach operacyjnych oraz doprowadzenia ich do realnej wartości.

Celem weryfikacji jest:

– ustalenie faktu istnienia określonych składników majątku i źródeł ich pochodzenia,

– stwierdzenie realnej wartości tych składników,

– stwierdzenie kompletności ich ujęcia.

Metodą weryfikacji inwentaryzuje się wszystkie te aktywa i pasywa, które:

– nie mogą być inwentaryzowane w drodze spisu z natury,

– nie mogą być inwentaryzowane przez wzajemne uzgodnienie i potwierdzenie na piśmie ich stanu księgowego,

– nie podlegają obowiązkowi inwentaryzacji co roku, np. nieruchomości zaliczane do środków trwałych oraz inwestycji, jeżeli znajdują się na terenie strzeżonym.

Metodą weryfikacji inwentaryzuje się w szczególności następujące składniki aktywów i pasywów:

– wartości niematerialne i prawne,

– grunty i środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

– prawa zakwalifikowane do nieruchomości (prawa użytkowania wieczystego gruntów, spółdzielcze prawa do lokali mieszkalnych i użytkowych),

– udziały i akcje w spółkach kapitałowych,

– materiały i towary w drodze oraz dostawy niefakturowane,

– środki pieniężne w drodze,

– należności sporne i wątpliwe,

– rozrachunki publicznoprawne,

– należności i zobowiązania z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych,

– rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne,

– kapitały (fundusze) własne i specjalne,

– rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów,

– środki trwałe w budowie,

– wszystkie inne niewymienione powyżej składniki aktywów i pasywów.

Rozliczenie i ujęcie w księgach skutków inwentaryzacji ma nastąpić w tym roku obrotowym, na jaki przypadał termin inwentaryzacji.

Wyniki inwentaryzacji potwierdzone muszą być na piśmie w formie protokołów weryfikacji podpisanych przez osoby dokonujące tej inwentaryzacji, zaakceptowanych przez kierownika jednostki.

Po zakończeniu inwentaryzacji drogą weryfikacji należy sporządzić zbiorczy protokół lub sprawozdanie z inwentaryzowanych tą drogą składników aktywów i pasywów.

Wykonanie postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej, zarządzeń i decyzji kierownika jednostki powierza się osobom, stanowiskom, komórkom i organom wymienionym w instrukcji, a także wszystkim pozostałym osobom zatrudnionym w jednostce zgodnie z ich zakresami czynności i kompetencjami.



 

Część VII

Zakończenie i rozliczenie spisu z natury

 

Wyliczenia wstępnego dokonują zespoły spisowe po zakończeniu spisu. W wyliczeniu tym ustala się:

a)      wartość składników według spisu z natury,

b)      wartość składników według ksiąg,

c)      różnice remanentowe, w tym:

– ubytki naturalne,

– pozostały niedobór,

– stwierdzone nadwyżki.

Jeżeli komisja spisowa nie jest w stanie wycenić spisywanych składników (lub ze względu na konieczność skrócenia czasu trwania spisu bądź inne okoliczności nie może dokonać wyceny), wówczas ogranicza się tylko do spisu ilościowego.

Komisja inwentaryzacyjna, po wstępnej ocenie jakości i poprawności, przekazuje dokumentację inwentaryzacyjną głównemu księgowemu jednostki do wyceny i ustalenia różnic.

W czasie przekazywania do księgowości kompletu dokumentacji może nastąpić pełne rozliczenie zespołów spisowych z pobranych druków ścisłego zarachowania.

Po wycenie wstępnej (pierwotnej) przeprowadzona może być wycena powtórna, tzw. wycena wtórna, która może być wykonana:

– jako sprawdzian poprawności wyceny pierwotnej,

– na wniosek zgłoszony przez osoby materialnie odpowiedzialne,

– w celu nowej wyceny składników.

Wyliczenie ostateczne przeprowadzane jest po dokonaniu wstępnej i wtórnej wyceny; polega na porównaniu stanów rzeczywistych wynikających ze spisu z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Dane ewidencyjne uważa się za wiarygodne, jeżeli:

– zaksięgowane zostały wszystkie dokumenty źródłowe,

– obroty i salda zostały uzgodnione,

– nie ma wątpliwości, że dane księgowe są kompletne i wiarygodne.

Wyliczenie ostateczne jest podstawą do finalnego rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych oraz ustalenia różnic inwentaryzacyjnych.

Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne powinny być uporządkowane i pogrupowane według składników i osób materialnie odpowiedzialnych oraz przedstawione w formie wykazu – z podziałem na niedobory i nadwyżki.

Przed podjęciem decyzji wykaz różnic inwentaryzacyjnych wymaga zbadania                    i wyjaśnienia w celu ustalenia przyczyn powstania tych różnic. 

Osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są do niezwłocznego ustosunkowania się do przedstawionych im obliczeń różnic inwentaryzacyjnych, złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn ich powstania oraz propozycji co do sposobu ich rozliczenia.

Weryfikacją różnic zajmuje się komisja inwentaryzacyjna. Komisja może domagać się ustnych lub pisemnych wyjaśnień od pracowników, którzy mogą udzielić informacji pozwalających wykryć powody rozbieżności, a także sięgnąć do dowodów źródłowych           i ewidencji księgowej, zalecając w razie potrzeby ich sprawdzenie. Może również zażądać przeprowadzenia ponownego spisu z natury.

Na podstawie zgromadzonych materiałów (oświadczeń, notatek, wyciągów z dokumentacji księgowej, zakładowych limitów ubytków naturalnych itp.) komisja, odrębnie dla każdej pozycji różnic, ustala jej przyczynę i odpowiednio do niej proponuje określony sposób rozliczenia.

Różnice inwentaryzacyjne – niedobory i nadwyżki – mogą być kompensowane, jednakże powinny wówczas zostać spełnione następujące warunki kompensaty:

– zostały stwierdzone w ramach jednego spisu z natury,

– dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej (lub zespołu osób),

– kompensata nie ma zastosowania do środków trwałych,

– kompensata dokonywana jest przed obliczeniem ubytków naturalnych.

Po przeprowadzeniu weryfikacji, analizy oraz wniosków odnośnie różnic, komisja inwentaryzacyjna sporządza protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i przedkłada go Kierownikowi jednostki do akceptacji.



 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 4

Do Zarządzenia Nr 3/2024

Kierownika Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych

z dnia 9 września 2024 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                  

 

 

 

 

 

 

ZASADY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW

ORAZ USTALENIE WYNIKU FINANSOWEGO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zasady wyceny aktywów i pasywów w ciągu roku i na dzień bilansowy

 

            

Na dzień bilansowy wartości niematerialne i prawne wycenia się w wartości początkowej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne, jak również o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Odpisów amortyzacyjnych wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych albo według stawek określonych decyzją dysponenta części budżetowej lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego.

 

Zasady wyceny

Środki trwałe pochodzące z zakupu wycenia się w cenie nabycia, na którą składa się cena zakupu powiększona o koszty zakupu (koszty transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia, opłat notarialnych) oraz koszty związane z przystosowaniem składnika majątku do używania.

Cenę nabycia pomniejszają udzielone przez dostawcę rabaty lub opusty. Z kolei otrzymane w darowiźnie środki trwałe wycenia się według wartości rynkowej z dnia nabycia, z uwzględnieniem stopnia dotychczasowego zużycia lub w wartości niższej, określonej w umowie darowizny lub w umowie o nieodpłatnym przekazaniu.

Środki trwałe wytworzone we własnym zakresie wycenia się, uwzględniając koszty bezpośrednie i pośrednie poniesione od momentu podjęcia inwestycji aż do czasu przyjęcia środka trwałego do używania.

Ujawnione w toku inwentaryzacji środki trwałe wycenia się w wartości wynikającej z posiadanych dokumentów, a w przypadku ich braku – według aktualnej ceny rynkowej. Środki trwałe na dzień bilansowy wycenia się w wartości początkowej pomniejszonej o dokonane odpisy amortyzacyjne i umorzeniowe, jak również o odpisy z tytułu trwałej utraty ich wartości.

 

Pozostałe środki trwałe ewidencjonuje się w cenie nabycia lub koszcie wytworzenia, a otrzymane od innej jednostki - w wartości określonej w decyzji właściwego organu.

Pozostałe środki trwałe otrzymane w formie darowizny wycenia się w wartości ustalonej na poziomie aktualnych cen nabycia, chyba że umowa darowizny określa tę wartość w niższej wysokości.

Wycena należności

Należności wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności.

Nie dokonuje się odpisów aktualizujących należności z tytułu dochodów i wydatków budżetowych, a odpisy aktualizujące należności na rzecz funduszy tworzonych na podstawie właściwych ustaw obciążają fundusze. Odsetki od należności i zobowiązań, w tym również do tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

 

Środki trwałe w budowie

Cena nabycia lub koszt wytworzenia środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania lub ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również:

- niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,

- koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice

kursowe, pomniejszone o przychody z tego tytułu.

Należy pamiętać, że do kosztów inwestycji nie zalicza się kosztów ogólnego zarządu, kosztów sprzedaży, kosztów utrzymania komórek inwestycyjnych, przetargów, ogłoszeń itp.

Ewidencja zapasów

Zapasy ograniczają się wyłącznie do materiałów i towarów.

Zakupione materiały i towary ujmuje się w ewidencji według rzeczywistych cen ich nabycia.

Można je także ujmować w rzeczywistych cenach zakupu, jeżeli ustalono, że koszty ich zakupu zalicza się w całości do kosztów okresu, w którym je poniesiono.

Zobowiązania

Na dzień bilansowy zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, czyli uwzględniając także odsetki naliczone przez kontrahenta.

Zobowiązania oraz inne składniki pasywów wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy.

Środki pieniężne

Krajowe środki pieniężne ujmuje się w księgach rachunkowych w wartości nominalnej. Środki pieniężne wyrażone w walutach obcych w ciągu roku ujmuje się w ewidencji księgowej w wartości nominalnej przeliczonej na złote polskie według kursu zakupu lub kursu sprzedaży dla danej waluty na dzień przeprowadzenia operacji, ustalonego przez bank, z którego usług korzysta jednostka.

Trzeba zauważyć, że jeżeli na dzień bilansowy, średni kurs walut obcych różni się od kursu przyjętego do ustalenia zaewidencjonowanych wartości środków pieniężnych, to przed sporządzeniem bilansu wartość środków pieniężnych wyrażonych w walutach obcych należy zaktualizować, przyjmując średni kurs walut ustalony przez prezesa NBP na dzień bilansowy, a powstałe z tego tytułu różnice kursowe wyrażone w złotych zalicza się do przychodów lub kosztów finansowych.

Rzeczowe aktywa trwałe stanowią:

- środki trwałe (powyżej wartości 10.000 zł) własne lub stanowiące własność Skarbu Państwa

lub jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu, które można wyceniać w wartości określonej w tej decyzji;

- pozostałe środki trwałe (wyposażenie) od wartości 3.500 zł do 10.000 zł umarza się w 100 %  ich wartości w miesiącu oddania do używania.

NIE PROWADZI SIĘ EWIDECNJI dla pozostałych środków trwałych poniżej wartości 3.500

zł. Zasada ta nie dotyczy wyposażenia, które jest z grupy elektroniki tzn. komputerów stacjonarnych, mobilnych, drukarek, monitorów, które wprowadza się do pozostałych środków trwałych i umarza zgodnie z zasadą umarzania pozostałych środków trwałych.

Środki trwałe powyżej wartości 10.000 zł umarza się i amortyzuje przy zastosowaniu stawek

określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.

Dla wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyżej 10.000 zł stosuje się następujące

stawki amortyzacji:

- programy i licencje (sublicencje) na programy komputerowe oraz prawa autorskie, 50%,

- od poniesionych kosztów zakończonych prac rozwojowych 100 %,

- pozostałe wartości niematerialne i prawne 20%.

Wartości niematerialne i prawne od wartości 3.500 zł do 10.000 zł ewidencjonowane są jako

pozostałe wartości niematerialne i prawne i w dniu oddania do używania są umarzane w 100%.

Nie umarza się gruntów, prawa wieczystego użytkowania gruntów i dóbr kultury.

Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje metodą liniową.

Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje jednorazowo za okres całego roku.

Nowo przyjęte środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje począwszy od następnego miesiąca po miesiącu, w którym je przyjęto do używania.

Zasady regulujące dokonywanie odpisów aktualizujących należności:

a) do przychodów urzędu gminy zalicza się dochody budżetu gminy nieujęte w planach

finansowych innych samorządowych jednostek budżetowych,

b) należności realizowane na rzecz innych jednostek ujmuje się jako zobowiązania na rzecz

tych jednostek,

c) wartość należności aktualizuje się zgodnie z ustawą o rachunkowości na dzień bilansowy,

d) odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących rozchodów budżetu zalicza się do

wyników na pozostałych operacjach nie kasowych,

e) odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących funduszy tworzonych na podstawie

ustaw obciążają fundusze,

f) odpisy aktualizujące wartość należności są dokonywane nie później niż na dzień bilansowy

tj. 31 grudnia.

Wartość należności aktualizuje uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty.

Wycenę należności w zakresie odpisów aktualizujących przeprowadza się raz w roku na dzień

bilansowy.

Podziała na okresy zalegania z płatnością na dzień 31 grudnia dla należności i przypisane im

wartości odpisów aktualizujących są następujące:

- do 6 miesięcy – odpis aktualizujący w wysokości 50% należności,

- powyżej 6 miesięcy do 12 miesięcy – odpis aktualizujący w wysokości 75% należności,

- powyżej 12 miesięcy – odpis aktualizujący w wysokości 100% należności.

 

                       

Ustalanie wyniku finansowego

Wynik finansowy jednostki budżetowej ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860 „Wynik finansowy”.

 

Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest w zespole 4 kont, tj. na kontach kosztów rodzajowych, przy czym koszty niebędące kosztami danego okresu sprawozdawczego ujmowane są jako koszty rozliczane w czasie. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód/egzemplarz dowodu, podstawę zapisu stanowi dowód zatwierdzony przez kierownika jednostki, główną księgowe lub osobę upoważnioną.

 

Na wynik finansowy netto zgodnie z rachunkiem zysków i strat, składa się wynik ze sprzedaży, wynik z działalności operacyjnej, wynik z działalności gospodarczej oraz wynik brutto.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 5

Do Zarządzenia Nr 3/2024

Kierownika Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych

z dnia 9 września 2024 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA OBIEGU, KONTROLI

I ARCHIWIZACJI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                         

 

 

Część I

 

I.     Cel instrukcji

 

Ustalony i zorganizowany wewnątrz jednostki system funkcjonowania obiegu dokumentów     i informacji:

- zapewnia ład dokumentacyjny,

- ustala terminowość przekazywania dokumentacji księgowej,

- ustala kontrolę formalną, merytoryczną i rachunkową dowodów księgowych,

- usprawnia organizację i dostosowanie dokumentacji księgowej do wymagań określonych przepisami i ustawami,

- usprawnia technikę tworzenia, przepływu i przechowywania dowodów księgowych.

Kontrola dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalnym                         i rachunkowym to element kontroli wewnętrznej wykonywanej na bieżąco i mającej na celu niezwłoczną eliminację błędów i nieprawidłowości.

Zadaniem kontroli merytorycznej jest zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej na dowodach księgowych. Jeżeli jej charakter nie wynika z treści dowodu księgowego, to niezbędne jest zamieszczenie opisu zdarzenia gospodarczego na odwrocie dokumentu lub dołączenie go do dowodu. Jeśli w trakcie kontroli merytorycznej zostaną stwierdzone nieprawidłowości w dowodach, powinny być one szczegółowo opisane przez kontrolujące go na odwrocie dokumentu lub na załączniku do dowodu. Opis nieprawidłowości kontrolujący opatruje datą ich stwierdzenia i własnym podpisem. Stwierdzone w dowodach (zewnętrznych) nieprawidłowości merytoryczne mogą być korygowane jedynie oddzielnym dowodem. Należy to uwidocznić na odwrotnej stronie dowodu, na którym je stwierdzono, oraz złożyć podpis. W przypadku wystąpienia np. błędów w wartości faktury należy poprosić dostawcę o wystawienie faktury korygującej – kontroli merytorycznej dokonuje pracownik, który posiada najlepszą wiedzę na temat zaistniałej operacji gospodarczej wg. kompetencji.

Kontrola formalno - rachunkowa to sprawdzenie, czy dokument jest wolny od błędów rachunkowych oraz czy zawiera wszystkie elementy umożliwiające uznanie go za dowód księgowy. Zadaniem kontrolującego pod względem rachunkowym jest:

1) przygotowanie prawidłowo wystawionego i sprawdzonego pod względem merytorycznym dowodu księgowego do zatwierdzenia,

2) zadbanie o to, aby dowód księgowy, przed jego zatwierdzeniem, posiadał prawidłową pełną dekretację (sposób ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych łącznie z miejscem powstawania kosztów, zgodnym ze wskazaniem dokonanym przez osobę do tego upoważnioną),

3) zadbanie o to, aby dowód księgowy, przed jego zaksięgowaniem, został zatwierdzony do ujęcia w księgach rachunkowych przez osoby do tego upoważnione.

Fakt sprawdzenia dowodu księgowego kontrolujący potwierdza własnoręcznym podpisem wraz z wpisaniem daty kontroli na pieczęci, w miejscu do tego rodzaju kontroli wyznaczonym – jest to pracownik księgowości lub główny księgowy.

Dokument, który po kontroli został uznany za prawidłowo wystawiony, powinien być przekazany do zatwierdzenia oraz odpowiednio zadekretowany i zaksięgowany.

Natomiast ostateczne zatwierdzenie wykonania operacji finansowych i gospodarczych wskazanych w tych dokumentach następuje po ich zatwierdzeniu do wypłaty, tj. do realizacji – zatwierdzenia do wypłaty dokonuje kierownik jednostki oraz główny księgowy.

 

II.             Dowody księgowe

Dowód księgowy dokumentujący operacje gospodarczo – finansową w określonym miejscu i czasie, wymaga dla spełnienia swej roli określone cechy i przydatne funkcje. Do podstawowych cech dowodu księgowego wymagalnego przepisami prawnymi zalicza się:

- dokumentalność zaistniałych zadań lub stany w danym miejscu i czasie,

- trwałość wpisanej treści,

- rzetelność danych,

- kompletność danych,

- jednorodność dokumentowania operacji tzn. że na jednym dowodzie można dokumentować operacje tego samego rodzaju,

- chronologiczność wystawiania kolejnych dowodów księgowych,

- systematyczność numeracji kolejnych dowodów księgowych,

- identyfikacyjność każdego dowodu księgowego – według ustalonego wzoru i określonej nazwie,

- poprawność formalna tj. zgodność wystawionego dowodu z przepisami prawa,

- poprawność merytoryczna i rachunkowa,

- podmiotowość dowodu księgowego – dowód musi zawierać dane o podmiocie  uczestników operacji.

Do najważniejszych funkcji dowodu księgowego zalicza się:

- funkcję „dokumentu”

- funkcję dowodową,

- funkcję księgową,

- funkcję informacyjno – kontrolną.

 

Wzory dokumentów i formularzy, które spełniają w/w cechy i funkcje prawne, określają zasady co dany dokument musi zawierać. Jednostka obok druków akcydensowych                   i formularzy uniwersalnych może wykorzystywać wzory własne uwzględniając potrzeby.

 

Druki zapewniające poprawność formalną i merytoryczną wypełniać należy zgodnie z następującymi zasadami:

- dowód do księgowania musi wynikać z faktów i zdarzeń zaistniałych,

- dowód musi być zapisany czytelnie i trwale,

- treść, liczby w poszczególnych polach wypełnione muszą być w sposób nie budzący

wątpliwości,

- podpisy na dowodach księgowych, pieczątki daty muszą być w oryginale,

- numeracja kolejno wystawionych dowodów musi być ciągła, przyporządkowana kolejnej

dacie,

- dowody księgowe zbiorcze sporządza się na podstawie prawidłowych dowodów źródłowych, pojedynczo wymienionych,

- jakiekolwiek wymazania i przeróbki na dowodach księgowych są niedopuszczalne,

- dowody źródłowe zewnętrzne mogą być korygowane wyłącznie przez dowody korygujące wystawiającego,

- błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnego wpisu, wpisanie daty poprawki i podpisu osoby dokonującej czynności. Skreślona treść lub liczba musi być nadal czytelna.

 

III. Dokumentacja księgowa

Dowody księgowe w jednostce.

Dowody księgowe, które z obowiązku prawnego lub z wyboru własnego są podstawą zapisu w księgach rachunkowych zwane „ dowodami źródłowymi”, są zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości dzielimy na n/w grupy:

- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

- zewnętrzne własne – przekazane w oryginale kontrahentom,

- wewnętrzne własne – dotyczące operacji wewnętrznych jednostki.

Mogą również być sporządzane przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze, korygujące, zastępcze i rozliczeniowe. 

W zapisie komputerowym operacji gospodarczej korzystać można z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo lub komputerowo. Zapis komputerowy może również nastąpić za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem uzyskania odpowiedniej treści dowodu księgowego oraz, że możliwe jest ustalenie źródła pochodzenia. Zapisy mogą być przenoszone między zbiorami, o ile program komputerowy zapewnia sprawdzenie przetwarzania danych i kompletności zapisów.

Dowody księgowe winne zawierać co najmniej:

a) określenie rodzaju dowodu – pełną nazwę dowodu i ewentualnie jego symbolu lub kodu,

b) określenie stron dokonujących operacji – podanie pełnej nazwy z adresem stron,

c) opis operacji – wyszczególnienie nazwy transakcji, jednostki miary, ilości, ceny, wartości, a na fakturach VAT stawki i wysokości podatku,

d) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

e) oznaczenie wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki

majątku na fakturach VAT, rachunkach oraz fakturach i rachunkach korygujących, imię,

nazwisko, oznaczenie osoby wystawiającej i upoważnionej do odbioru,

f) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania – dane nanoszone w akcie dekretacji na podstawie zakładowego planu kont,

g) numer identyfikacyjny dowodu – kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej, przedmiotowej lub organizacyjnej.

Dowód księgowy o wartościach wyrażonych w walucie obcej winien być przeliczony na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu dokonania operacji gospodarczej. Na żądanie organów kontroli należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści

wskazanych dowodów sporządzonych w języku obcym.

Rodzaje dowodów księgowych

Uwzględniając kryterium funkcyjno – przedmiotowe ustala się grupy rodzajowe dowodów księgowych:

A. Dowody

1) kwitariusz przychodów,

2) polecenie wyjazdu, 

3) bankowy dowód wpłaty, 

4) faktury VAT własne – kopia potwierdzająca nabycie towaru lub usługi przez wpłacającego, 

5) polecenie księgowania, zestawienie wypłat wynagrodzeń, 

6) lista płac – wydruk komputerowy,

7) rachunek za wykonaną pracę zleconą. 

B. Dowody bankowe

1) polecenie przelewu – wydruk komputerowy lub wzór określony przez wierzyciela,

2) bankowa nota memoriałowa uznaniowa – obciążająca – wzór określony przez bank,

3) wyciąg bankowy z rachunków,

4) bankowy dowód wpłaty obcy,

5) umowy lokat terminowych,

6) wyciąg bankowy rachunku lokat terminowych lub potwierdzenie zawarcia lokaty.

C. Dowody operacyjno – księgowe

1) faktura VAT – oryginał, 

2) faktura korygująca VAT – oryginał, 

3) rachunek – oryginał, 

4) nota księgowa obciążająca/uznaniowa. 

D. Dowody księgowe majątku trwałego i wyposażenia

1) przyjęcie środka trwałego – symbol OT, oryginał,

2) protokół przekazania/przyjęcia środka trwałego – symbol PT, oryginał,

3) likwidacja przedmiotu nietrwałego/ środka trwałego – druk uniwersalny, oryginał,

4) protokoły potwierdzające fizyczną likwidację środka trwałego/ przedmiotu nietrwałego –

formularz uniwersalny, oryginał,

5) kartoteki środków trwałych,

E. Dowody księgowe podatków i opłat oraz należności nieopodatkowanych

1) deklaracja podatkowa – formularz uniwersalny, oryginał,

2) decyzja – formularz uniwersalny, oryginał,

3) umowy lub inne dokumenty określające cechy przeniesienia własności rzeczy lub praw

majątkowych – formularz uniwersalny, oryginał,

4) polecenie księgowania,

5) rejestry zbiorów: przypisów, odpisów, umorzeń, odroczeń.

Uwaga – formularz uniwersalny, należy rozumieć dowody księgowe – źródłowe spełniające wymogi określone przepisami prawa materialnego (ustawy, rozporządzenia) lub proceduralnego (Ordynacja podatkowa, Kodeks Postępowania Administracyjnego).

F. Dowody płacowe

Dowodami źródłowymi do sporządzenia list płac są:

1) akta powołania lub wyboru,

2) umowa o pracę lub zmiana umowy o pracę,

3) rozwiązanie umowy o pracę,

4) wnioski premiowe, pisma określające wysokość wynagrodzenia zasadniczego, dodatków

funkcyjnych, nagród jubileuszowych, dodatkowych wynagrodzeń rocznych,

5) zlecenie lub potwierdzenie pracy w godzinach nadliczbowych,

6) rachunek za wykonaną pracę,

7) inne dokumenty mające wpływ na wysokość wynagrodzenia (np. urlopy bezpłatne, zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy).

G. Dowody inwentaryzacyjne

1) arkusz spisu z natury – druk akcydensowy, oryginał,

2) oświadczenie osób materialnie odpowiedzialnych przed i po inwentaryzacji,

3) protokół z inwentaryzacji kontrolny – formularz uniwersalny, oryginał,

4) zestawienie zbiorcze spisu z natury – druk akcydensowy, oryginał,

5) arkusz kontroli – załącznik do protokołu – druk akcydensowy,

6) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych – druk akcydensowy.

Zasady obiegu dowodów księgowych

Z uwagi na dominujący wpływ przepisów finansowych, podatkowych i statystycznych, obieg dokumentów musi spełniać określone zasady, a w szczególności:

1) zasady terminowości – przestrzeganie terminów przekazywania dokumentów między samodzielnymi stanowiskami pracy,

2) zasady systematyczności – wykonywanie czynności w sposób ciągły, systematyczny,

3) zasady częstotliwości – dostosowanie okresu przekazywanych dowodów księgowych do okresu ich sporządzenia z uwzględnieniem ich liczebności,

4) zasadę odpowiedzialności indywidualnej – wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretną czynność,

5) zasadę samokontroli obiegu – przepływ dokumentów przez stanowiska odbywa się drogą wzajemnej kontroli i ciągłości obiegu.

Każdy dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po uprzednim dokonaniu dekretacji tj. przygotowaniu dokumentu do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu księgowania, potwierdzenie wykonania.

Dekretacja obejmuje następujące etapy:

- segregacja dokumentu tj. podział dowodów księgowych wg rodzaju poszczególnych działalności jednostki (dochody, wydatki, fundusze, środki inwestycyjne itp.) z wyłączeniem dokumentów nie stanowiących czynności księgowania, jak również kontrola ich kompletności,

- sprawdzania prawidłowości dokumentów tj. ustalenie, czy są one podpisane na dowód skontrolowania przez osoby odpowiedzialne,

- oznaczenie sposobu księgowania tj. umieszczanie adnotacji na jakich kontach syntetycznych

i analitycznych dokument będzie zaksięgowany, określenie podziałek klasyfikacji budżetowej, określenie daty pod jaką dowód ma być zaksięgowany.

Zastosowanie pieczątek z odpowiednimi rubrykami powinno spełniać powyższe wymogi.

Przyporządkowanie czynności systemowych dla stanowiska w strukturze organizacyjnej jednostki tj.

- przyjmowanie dowodów z zewnątrz,

- gromadzenie i grupowanie dowodów ze wstępną kontrolą,

- sprawdzenie dowodów pod względem formalnym i merytorycznym,

- wykorzystanie do celów ewidencji, statystyki itp.

 

Część II

 

I. Księgi rachunkowe

 

Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki komputerowo.

 

1. Księgi rachunkowe obejmują:

a) konta księgi głównej/ewidencja syntetyczna/, w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu,

b) konta ksiąg pomocniczych /ewidencji analitycznej/,

c) zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie kont ksiąg pomocniczych.

 

2. Księgi rachunkowe powinny być:

1) trwale oznaczone nazwą jednostki,

2) wyraźne oznaczenie co do roku obrotowego,

3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

 

Zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.

 

Zapisy księgowe powinny zawierać co najmniej:

1)   datę dokonania operacji,

2)   określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu księgowego oraz jego datę,

3)   Zapisy systematyczne dokonywane w księgach rachunkowych muszą być powiązane z zapisami chronologicznymi, w sposób wynikający ze stosowanej techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych.

4)   Zapisy w dziennikach dokonywane są w porządku chronologicznym, dzień po dniu sukcesywnie. Zbiór danych z dziennika jest sprawdzianem kompletności ujęcia w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych w poszczególnych miesiącach i w całym roku obrotowym.

5)   Dziennik powinien zawierać:

a) kolejną numerację dziennika,

b) obroty dziennika miesięcznie oraz narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Jeżeli jest prowadzonych kilka dzienników, wówczas należy sporządzić zestawienie zawierające obroty poszczególnych dzienników oraz ich łączne obroty miesięczne i narastające.

6) Zbiór danych kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) stanowi zbiór zapisów w porządku systematycznym z zachowaniem chronologii na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. Zapisy na kontach księgi głównej winny być uprzednio lub równolegle dokonane w zapisach w dzienniku. Konta księgi głównej winny być wyróżnione w zakładowym planie kont ze szczegółowością z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazane są w sprawozdawczości. Zbiór danych kont księgi głównej uzgadnia się z zapisami dziennika, obroty wszystkich kont winny być zgodne z obrotami dziennika.

7) Zestawienie obrotów i sald księgi głównej sporządzane są nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca za ostatni miesiąc roku obrotowego - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansu.

 

Przy prowadzeniu księgi systemem komputerowym wydruki komputerowe powinny być:

a) trwale oznakowane nazwą jednostki, której dotyczy oraz zrozumiałą nazwę danego rodzaju księgi rachunkowej,

b) wyraźnie oznakowane co do roku obrotowego, co do miesiąca i daty sporządzenia,

c) powinny mieć automatyczne numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej (koniec wydruku) oraz sumowanie w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym, oznaczone nazwą programu przetwarzania.

 

II. Zbiory dziennika powinny zawierać:

- sumę obrotów za miesiąc oraz narastająco od początku roku,

- kolejną numerację stron i poszczególnych pozycji,

- miesiąc którego operacje dotyczą i datę sporządzenia wydruku.

 

III. Zestawienie obrotów i sald sporządzone na podstawie zbiorów danych kont księgi głównej powinno zawierać:

- Symbole lub nazwy poszczególnych kont,

- Salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych i sumę sald,

- Obroty Wn i Ma miesięczne oraz sumę obrotów,

- Obroty Wn i Ma narastająco od początku roku obrotowego oraz ich sumę,

- Salda kont na koniec miesiąca i łączną sumę sald.

 

Obroty tego zestawienia narastająco od początku roku powinny być zgodne z narastającymi od początku roku obrotowego obrotami dziennika.

 

Nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego należy sporządzić wydruki:

- kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej), kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej).

 

Powyższe wydruki powinny zawierać:

- symbole lub nazwy poszczególnych kont,

- salda kont na początek roku,

- daty początku i końca okresu, którego dotyczą,

- zapisy na poszczególnych kontach,

- obroty Wn i Ma miesięcznie oraz narastająco od początku roku oraz sumę obrotów,

- salda kont na koniec okresu na jaki sporządzony jest wydruk oraz sumę ogółem sald Wn i Ma.

 

Na dzień zamknięcia ksiąg sporządzić należy zestawienie sald wszystkich kont pomocniczych.

 

Wprowadzenie bilansu otwarcia w pierwszym roku stosowania komputera następuje wyłącznie „ ręcznie” i również w tym przypadku należy sporządzić wydruk zestawienia obrotów i sald wprowadzonego bilansu otwarcia jako sprawdzianu poprawności ciągłości i kompletności zapisów z zestawieniem obrotów i sald bilansu zamknięcia.

 

Bilans otwarcia tworzony jest na podstawie automatycznego przenoszenia na początku roku następnego sald kont figurujących na koniec roku obrotowego pod warunkiem, że jest możliwość stwierdzenia źródła pochodzenia zapisów pierwotnych z roku ubiegłego, a obowiązujący program zapewnia sprawdzenie prawidłowości przetwarzania danych i kompletności zapisów.

 

Obowiązujące wydruki powinny zawierać zestawienie obrotów i sald bilansu otwarcia, które jednocześnie spełnia rolę sprawdzeniu z ciągłości i kompletności zapisów obrotów i sald bilansu zamknięcia z zestawieniem obrotów sald bilansu otwarcia.

 

Część III

 

I. Zasady prowadzenia, przechowywania i archiwowania dokumentów księgowych

 

1. Zasady prowadzenia, przechowywania i archiwowania dokumentów finansowo - księgowych:

a) zasada grupowania dokumentów do akt – jednorodność tematyczna,

b) zasada kompletowania dokumentów w aktach – układ chronologiczny,

c) zasada oznakowania akt:

- symbol literowy komórki organizacyjnej – (referat finansowy), symbol cyfrowy akt (zgodny z instrukcją kancelaryjną), numer kolejny

d) zasad przechowywania akt:

- akta powinny być przechowywane w komórce organizacyjnej na stanowisku pracy, którego dotyczą. Okres przechowywania określa kategoria archiwalna.

e) zasada odpowiedzialności indywidualnej:

- każdy pracownik na swoim stanowisku pracy odpowiada za dokumenty gromadzone przez niego z zakresu wykonywanych czynności

f) zasada łatwego wyszukiwania dokumentów:

- dokumenty muszą być widoczne i trwale oznakowane zgodnie z zapisami lit. c oznakowany pojedynczy dokument i zewnętrzna strona w której jest przechowywany.

 

2. Oznaczenie kategorii dokumentacji:

Symbolem A – oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

Symbolem B – oznacza kategorie dokumentacji niearchiwalnej

a) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych,

b) symbolem „Bc” oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,

c) symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

 

Główny księgowy odpowiedzialny jest za prowadzenie i przekazanie do przechowywania w archiwum akt jak niżej:

a) akta rachunkowości i finansów

b) dokumentację płacową

c) dokumentację inwentaryzacyjną

d) dokumentację majątkową

e) dokumentację podatkową

f) dokumentację inwestycyjną w zakresie finansowania i nakładów inwestycyjnych

g) dokumentację sprawozdawczą.

 

II. Przechowywanie akt:

1. Akta spraw przechowuje się na samodzielnych stanowiskach pracy i w archiwum zakładowym.

2. Na samodzielnych stanowiskach pracy przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego, przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.

3. Teczki spraw w trakcie załatwiania opisuje się zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej. Akta spraw ostatecznie załatwionych opatruje się opisem zgodny z wymogami archiwalnymi.

4. Kompletne teczki z aktami spraw ostatecznie załatwionych mogą być przechowywane na merytorycznym stanowisku pracy przez okres jednego roku, w przypadku gdy dokumentacja jest niezbędna dla dalszej realizacji zadań jednostki – przez okres do dwóch lat.

 

III. Przechowywanie akt w Archiwum Zakładowym:

1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, jednostka prowadzi Archiwum Zakładowe.

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do Archiwum Zakładowego po upływie 1

roku, (w uzasadnionych wypadkach – po upływie 2 lat) kompletnymi rocznikami, pracownik prowadzący sprawy.

3. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie Archiwum Zakładowego, po uzgodnieniu z kierownikiem ustala termin przekazania akt do Archiwum Zakładowego przez poszczególne referaty i samodzielne stanowiska pracy.

4. Przekazanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5. Spisy zdawczo – odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje u pracownika przekazującego akta jako dowód przekazania akt, pozostałe egzemplarze pozostają w Archiwum.

6. Spisy zdawczo – odbiorcze sporządzają pracownicy zdający akta w kolejności teczek, według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

7. Spisy zdawczo- odbiorcze podpisują: pracownik zdający akta i pracownik prowadzący Archiwum Zakładowe.

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowaniu.

Pozostałe zbiory przechowujemy, co najmniej przez okres:

- księgi rachunkowe – 5 lat

- karty wynagrodzeń pracowników i listy płac bądź ich odpowiedniki - przez okres

wymaganego dostępu do innych informacji wynikających z przepisów emerytalnych lub

podatkowych, nie krócej niż 5 lat,

- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres jej ważności i

dodatkowo przez 3 lata po tym okresie,

- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,

- dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji, pożyczek, kredytów, umów, roszczeń

dochodowych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym lub

podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym

operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone, lub

przedawnione,

- pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat,

Okresy przechowywania ustalone wyżej oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 6

Do Zarządzenia Nr 3/2024

Kierownika Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych

z dnia 9 września 2024 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

WYKAZ  PROGRAMÓW

KOMPUTEROWYCH

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wykaz programów stosowanych w Gminnych Usługach Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie:

 

System Finansowo-Księgowy Księgowości Budżetowej FKB+ - dostawca programu Radix Sp. z o.o., Sp. K.

System Księgowości Budżetowej FKB służy do prowadzenia ksiąg rachunkowych wg klasyfikacji budżetowej, wspomagania prac nad budżetem jednostki samorządu terytorialnego, sporządzania wykazów obrotów i stanów kont w ujęciu analitycznym i (sub)syntetycznym w dowolnym okresie czasu, sporządzania wymaganych przepisami sprawozdań z wykonania budżetu oraz do obsługi archiwum poprzednich lat, wg zasad określonych przez ustawę o rachunkowości. W wersji wielozadaniowej system umożliwia obsługę wielu odrębnie zdefiniowanych zadań budżetowych i udostępnianie zbiorczych danych ze wskazanych zadań.

 

System Obsługi Kadr - KADRY+ - dostawca programu Radix Sp. z o.o., Sp. K

System KADRY+ służy do rejestracji danych osobowych pracowników, prowadzenia kartotek zawierających warunki i zasady zatrudnienia, przebieg pracy zawodowej, dane do ubezpieczenia ZUS i inne, prowadzenia ewidencji czasu pracy, drukowania dokumentów związanych z zatrudnieniem, automatycznego aktualizowania danych związanych z liczbą lat

stażu pracy, należnym dodatkiem stażowym, nagrodą jubileuszową, wykonywania dowolnych analiz i wyciągów z bazy danych na podstawie określonych przez użytkownika warunków wyboru, a w powiązaniu z systemem PŁACE+, również do automatycznego sporządzania list płac, wykazów podatkowych itp.

 

System Płacowy - PŁACE+ - dostawca programu Radix Sp. z o.o., Sp. K

System PŁACE+, we współpracy z systemem KADRY+, służy do automatycznego sporządzania list płac zatrudnionych pracowników i drukowania zestawień płacowych.

 

System Windykacji Opłat i Podatków WIP+ - dostawca programu Radix Sp. z o.o., Sp. K

System Windykacji Opłat i Podatków WIP służy do zakładania i bieżącej aktualizacji kont rozrachunkowych dla wszystkich płatników z terenu gminy, księgowania operacji na poszczególnych kontach (przypisy, wpłaty, odpisy itp.) niezależnie od rodzaju opłaty, tworzenia wykazów podatków i opłat, prowadzenia wieloletniego archiwum, analizy rozrachunkowej kont, obsługi tytułów wykonawczych oraz drukowania upomnień i decyzji. System automatycznie przejmuje dane dotyczące należnych opłat i podatków z systemów wymiarowych pakietu RADIX.

 

System Ewidencji Opłat Komunalnych EKO+ - dostawca programu Radix Sp. z o.o., Sp. K 

System Ewidencji Opłat Komunalnych EKO+ służy do naliczania opłat za zużytą wodę i odprowadzane ścieki zgodnie z ustawą o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków oraz rozporządzeniem w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody. Umożliwia prowadzenie ewidencji kontrahentów, umów, wodomierzy, ryczałtów oraz naliczanie i drukowanie faktur VAT i not księgowych, tworzenie i drukowanie zestawień m. in. stanów wodomierzy i zużycia wody, generowanie plików JPK. Dodatkowo w wersji rozszerzonej systemu podstawowego: rejestrację inkasentów, automatyczny podział na trasy inkasenckie, wydawanie danych dla programu inkasenckiego na komputerze PSION oraz przejmowanie zarejestrowanych odczytów i faktur, wczytywanie odczytów radiowych.

 

Program SJO BeSTi@ - dostawca oprogramowania Sputnik Software sp. z o.o.

Program SJO BeSTi@ służy do poprawy zarządzania finansami jednostki samorządu terytorialnego na poziomie jednostki. Ma na celu wspomożenie służb finansowych JST i JO JST w realizacji zadań w zakresie:

- planowania budżetu począwszy od etapu przygotowania projektu budżetu, poprzez wszystkie jego zmiany,

- sporządzania sprawozdań jednostkowych w miesięcznych i kwartalnych okresach sprawozdawczych,

- sporządzania bilansów jednostkowych jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, bilansów łącznych jednostek organizacyjnych w podziale na formy prawne prowadzonej działalności, bilansów z wykonania budżetu JST oraz bilansu skonsolidowanego,

- wymiany danych między jednostkom organizacyjną, a jednostką samorządu terytorialnego.

 

Środki Trwałe - dostawca programu Sputnik Softwaer sp. z o.o.

Służy do zarządzania środkami trwałymi jednostki samorządu terytorialnego. Program zapewnia pełną obsługę w zakresie ewidencji środków trwałych, wyposażenia wartości niematerialnych i prawnych oraz gruntów.

 

Płatnik – dostawca programu Asseco Poland S.A.

Program stworzono specjalnie dla płatników składek. Zapewnia on pełną obsługę dokumentów ubezpieczeniowych i wymianę informacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

 

SODA Plus – dostawca programu ENKO Sp. z o.o

Program do obsługi karty w stacji zlewnej. Wykonuje operację przeniesienia danych z programu Soda do komputera stacji poprzez moduł pamięci USB. Służy do zbierania danych o dostawcach nieczystości do stacji zlewnych ścieków oraz do rozliczania dostawców nieczystości.


mBIPLO – dostawca programu Logonet Sp z o.o.

System mBIPLO służy do kompleksowego redagowania i samodzielnego aktualizowania treści BIP.

 

Eset Endpoint Antivirus – 3 szt. - dostawca programu Marken Systemy Antywirusowe

Program zapewnia ochronę przed wirusami i oprogramowaniem szpiegującym.

 

Microsoft Windows – 3 szt. - dostawca programu PS-Island Lisewo Robert Borowski

System operacyjny działający na dwóch komputerach stacjonarnych i jednym przenośnym (notebook).

Microsoft Office – 3 szt. - dostawca programu PS-Island Lisewo Robert Borowski

Pakiet aplikacji biurowych.ZARZĄDZENIE NR 3/2024

KIEROWNIKA GMINNYCH USŁUG WODNO-KANALIZACYJNYCH W LISEWIE

 

z dnia 2 września 2024 r.

 

w sprawie zmiany Polityki rachunkowości w Gminnych Usługach Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie

 

            Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 roku, poz. 120 z późn. zm.) zarządzam co następuje:

§ 1. Politykę rachunkowości w Gminnych Usługach Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie wprowadzoną Zarządzeniem Nr 7/2018 Kierownika Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie z dnia 28 grudnia 2018 r. zastępuje się Polityką rachunkowości, w której skład wchodzą:

1.      Zasady polityki rachunkowości – załącznik Nr 1.

2.      Plan kont dla Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie – załącznik Nr 2.

3.      Instrukcja inwentaryzacyjna – załącznik Nr 3.

4.      Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego – załącznik Nr 4.

5.      Instrukcja obiegu dokumentów i archiwizacja dokumentów księgowych – załącznik Nr 5.

6.      Wykaz programów komputerowych stosowanych w Gminnych Usługach Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie – załącznik Nr 6.

 

 

§ 2. Wykonanie zarządzenia zlecam Głównemu Księgowemu.

 

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 3/2024

Kierownika Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych

z dnia 9 września 2024 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI

w Gminnych Usługach Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

 

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w jednostkach budżetowych oraz samorządowych zakładach budżetowych jak również w urzędach jednostek samorządu terytorialnego określają przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r, poz. 120 ze zm.), a także innych ustaw i rozporządzeń, w tym m. in.:

- ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 tj.),

- rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 roku w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (Dz. U. z 2017 r., poz. 1911),

- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 stycznia 2018 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r., poz. 109 z zm.),

- rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 17 grudnia 2020 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 2396),

- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. 2010 nr 208, poz. 1375),

- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2022 r, poz. 513 tj.).

Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe jednostki budżetowej Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie prowadzone są w siedzibie jednostki, ul. Boczna 13, 86-230 Lisewo.

Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych i sprawozdań

Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia.

Okresem sprawozdawczym jest miesiąc.

Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, w których sporządza się

- deklarację ZUS,

- jednolity plik kontrolny - JPK,

- sprawozdania budżetowe na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 699 tj.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773 tj.)

Za okresy miesięczne sporządza się sprawozdania:

- sprawozdanie Rb-27S

- sprawozdanie Rb-28 S

Za okresy kwartalne sporządza się sprawozdania:

- sprawozdanie Rb-27S

- sprawozdanie Rb-28S

- sprawozdanie Rb-N

- sprawozdanie Rb-Z

- sprawozdanie Rb-28NWS

Za okresy półroczne składa się:

- sprawozdanie Rb-27S

- sprawozdanie Rb-28S

- sprawozdanie Rb-N

- sprawozdanie Rb-Z

- sprawozdanie Rb-28NWS

Za rok składa się:

- sprawozdanie Rb 27S

- sprawozdanie Rb 28S

- sprawozdanie Rb N

- sprawozdanie Rb Z

- sprawozdanie Rb-28NWS

- sprawozdanie finansowe obejmujące:

·         bilans jednostki budżetowej według załącznika nr 5 do „rozporządzenia”,

·         rachunek zysków i strat jst (wariant porównawczy) 

·         zestawienie zmian w funduszu jednostki budżetowej 

·         informację dodatkową 

 

Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są za pomocą komputera.

Na księgi rachunkowe składają się:

1)      dziennik,

2)      konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna),

3)      konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna),

4)      zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych,

5)      wykaz składników aktywów i pasywów.

Wymogi dziennika:

Dziennik służy do wstępnego ujęcia lub dokonywania równolegle albo poprzedzając do zapisów na kontach księgi głównej, w porządku chronologicznym kolejno numerowanych zapisów operacji gospodarczych, tj. ciągłego w miarę przygotowania materiału księgowego, ujmowania w dzienniku właściwego miesiąca danych o operacjach gospodarczych tego miesiąca. Funkcję dziennika spełnia wydruk komputerowy w postaci kolejno numerowanych stron sporządzanych na koniec każdego miesiąca. Za równoznaczne z wydrukiem uznaje się przeniesienie danych na inny trwały nośnik danych przystosowany do wiarygodnego przenoszenia danych z komputera.

Zapisy w dzienniku winny być kolejno ponumerowane w ramach każdego miesiąca obrotowego. Obroty dziennika sumuje się na zestawienie obrotów i sald lub odrębnie w ujęciu:

a) od początku roku do końca miesiąca poprzedzającego,

b) za miesiąc bieżący,

c) od początku roku do końca miesiąca bieżącego.

 

Konta syntetyczne

Konta księgi głównej (konta syntetyczne) służą do ujęcia w układzie systematycznym, a więc z uwzględnieniem ich treści ekonomicznej, każdej operacji gospodarczej wg zasad podwójnego zapisu z zachowaniem chronologii. Zapisy te wymagają uprzedniego lub równoczesnego zarejestrowania w dzienniku.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, uwzględniając terminy określone w instrukcji obiegu dowodów finansowo - księgowych.

 

Konta analityczne

Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg w postaci komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Zapisy drukuje się lub przenosi na inny trwały nośnik danych, co najmniej na koniec miesiąca.

Księgi pomocnicze prowadzi się w szczególności dla:

- środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych,

- zakładowego funduszu socjalnego,

- sum na zlecenie,

- rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jego imienną ewidencję wynagrodzeń i pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia.

- szczegółowej ewidencji podatków,

- szczegółowej ewidencji odpadów.

 

Zestawienie obrotów i sald

Miesięczne zestawienie obrotów i sald sporządza się na podstawie zapisów na kontach syntetycznych i analitycznych, zawiera ono:

- symbole kont,

- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego,

- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienie sald wszystkich ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zasad jednostronnego zapisu, a ewentualne salda występujące na tych kontach koniec roku nie są ujmowane w bilansie.

 

Forma i technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe prowadzone są w tzw. jednostach. Oznaczenie dla poszczególnych jednostek jest następujące: 0 – Gminne Usługi Wodno-Kanalizacyjne, 1 – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

 

Stosowane oprogramowania do ewidencji finansowo księgowej oraz inne stosowane oprogramowania zostały opisane w załączniku - Zestawienie oprogramowania.

 

Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych

Metody i terminy inwentaryzacji oraz wyceny składników majątkowych zostały szczegółowo opisane w załączniku nr 3 Instrukcja inwentaryzacyjna.

 

Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie jednostki w sposób ustalony w zakładowym planie kont. 

Zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się w języku polskim, w walucie polskiej na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Księgi rachunkowe prowadzi się w złotych i groszach.

Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy stwierdzający fakt dokonania operacji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu,

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli jest to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby , której wydano lub przyjęto składniki aktywów,

- stwierdzone zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazania miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych (dekretacji) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za to wskazanie.

Dowód księgowy przed ujęciem w księgach rachunkowych powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym i na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby do tego uprawnione.

Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie. Dowód powinien być oznaczony numerem umożliwiającym powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonywanymi na jego podstawie.

Błędy w dowodach księgowych poprawione będą wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby właściwej.

Poprawki tekstu lub liczby powinny być zaopatrzone w podpis lub skrót podpisu osoby dokonującej poprawki. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią oryginały dowodów księgowych, również dowody księgowe sporządzone przez jednostkę :

- zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, (noty księgowe, polecenia księgowania), 

- korygujące zapisy poprzednie (refaktury, noty korygujące, polecenia księgowania),

- zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego dowodu źródłowego,

- rozliczanie ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów kwalifikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, podstawę zapisu w księgach rachunkowych może być również zastępczy dowód księgowy sporządzony przez osobę dokonującej tej operacji i zatwierdzony przez upoważnioną osobę.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji

gospodarczej.

Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnych treści lub kwot z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenia podpisu osoby do tego uprawnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Przy ewidencji za równoważne uważa się również zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności komputerowych nośników danych i tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej warunki:

- uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

- możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzanie,

- stosowna procedura zapewni, sprawdzenie poprawności przetwarzania danych oraz kompletność i identyczność zapisów,

- dane źródłowe będą odpowiednio chronione w miejscu ich powstania, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowania danego rodzaju dowodów księgowych.

Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione w dowodach lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby obowiązane do sprawdzenia dowodu.

Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych składają się z automatycznie numerowanych stron z oznaczeniem pierwszej i ostatniej i są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

Przy zapisie komputerowym dowód posiada automatycznie nadawany numer pozycji, pod którym został wprowadzony do dziennika.

Księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputerów. Należy zapewnić pełną sprawozdawczość zgodności stosowanych zasad przetwarzania na komputerze z dokumentacją i dowodami księgowymi oraz zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów przenoszenia obrotów lub sald.

Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny zawierać automatyczną numerację stron z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz winny być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesione treści ksiąg rachunkowych, na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

Zasadą rachunkowości jest potwierdzenie realności ksiąg rachunkowych. Inwentaryzacją obejmuje się oprócz własnych składników majątkowych objętych ewidencją ilościowo – wartościową, również składniki własne objęte wyłącznie ewidencją ilościową oraz składniki obce znajdujące się w jednostce.

Zasady ewidencji księgowej, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe winny być przechowywane w sposób należyty i chronione przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem, zniszczeniem lub nierozważnym zaprzepaszczeniem. Udostępnienie tych zbiorów osobie trzeciej wymaga zgody Kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.

Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera podlegają ochronie danych, która polega na stosowaniu odpornych na zagrożenie nośników danych, na tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości oraz o zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

 

Szczegółowe zastosowania – specyfika jednostki

1.      Dokumenty dotyczące bieżącego miesiąca księgowego ujmuje się pod datą wpływu do biura jednostki.

Zapisy w księgach rachunkowych uważa się za dokonywane na bieżąco, jeżeli:

a) wszystkie operacje za dany okres sprawozdawczy zostaną ujęte w księgach nie później niż do 10 dnia następnego miesiąca,

b) ze względu na terminowe sporządzenie sprawozdań finansowych w zapisach księgowych dotyczących danego miesiąca powinny się znaleźć wszystkie dowody dotyczące danego miesiąca, które wpłynęły do Działu Finansowego do 5-go dnia kalendarzowego po miesiącu sprawozdawczym. Dokumenty, które wpłynęły po tym okresie mogą być zaliczone na poczet przyszłego miesiąca. W przypadku zamknięcia roku obrotowego oczywiste jest, ujęcie wszystkich dokumentów dotyczących danego roku obrotowego.

2. Realizacja przelewów odbywa się na podstawie dokumentów źródłowych, które są sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i są one zatwierdzone do zapłaty przez Kierownika jednostki oraz przez głównego księgowego. W związku z tym nie muszą być tworzone dodatkowe „papierowe” polecenia przelewu.

3. Dekretacja dowodów księgowych ujmowanych w księgach rachunkowych jest umieszczana bezpośrednio na dowodach księgowych lub dołączana do dowodu w formie wydruku lub luźnej karty. Dołączona informacja jest złączona z dowodem księgowym bądź jest jednoznacznie przypisana do dowodu.

4. Plany finansowe ewidencjonowane są w systemie księgowym pod rodzajem dowodu PF Plan finansowy. Księgowanie faktur sprzedaży oznaczane jest rodzajem dowodu DEFS dekret sprzedaż pod jednym numerem dekretu ewidencjonowane są faktury sprzedaży zbiorczo tzn. z określonego dnia. Księgowanie faktur zakupu oznaczane jest rodzajem dowodu DEFZ dekret zakupu, pod jednym numerem dekretu ewidencjonowane są faktury zakupu zbiorczo tzn. z określonego dnia. Księgowanie rachunków, delegacji, not obciążeniowych ujmowane jest pod symbolem dowodu DEKR wg. daty wpływu. Ewidencję faktur sprzedażowych, faktur zakupowych oraz delagacji prowadzi się w porządku chronologicznym i systematycznym w kolejności dat ich wystawienia, a w przypadku faktur zakupowych, pod datą ich wpływu do jednostki. Wystawione faktury znajdują się w oddzielnych, opisanych segregatorach.

5. W wyniku centralizacji VAT sporządzana jest częściowa deklaracja VAT-7 (w złotych i groszach sporządzanych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) i przekazywana do Referatu Finansowego Urzędu Gminy w Lisewie do dnia 15 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Analogicznie tworzony jest jednolity plik kontrolny (JPK), który przesyłany jest w formie elektronicznej do Referatu Finansowego Urzędu Gminy w Lisewie. Z uwagi na centralizację VAT ujednolicona została zasada określania nabywcy i odbiorcy na fakturach. Nabywca to: Gmina Lisewo, ul. Chełmińska 2, 86-230 Lisewo, NIP: 875-148-83-60. Odbiorca/płatnik faktury to dane jednostki budżetowej – Gminne Usługi Wodno-Kanalizacyjne, ul. Boczna 13, 86-230 Lisewo.

6. Zatwierdzanie dowodów pod względem formalnym, merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenie do wypłaty/zapłaty może się odbywa się poprzez złożenie podpisów na dokumencie księgowym wraz z odpowiednią pieczęcią osoby upoważnionej do składania podpisów.

7. Zapłata za np. zamówione materiały lub wyposażenie może nastąpić na podstawie faktury proforma lub zamówienia, które zostanie zatwierdzone do zapłaty przez kierownika jednostki i głównego księgowego oraz zostanie sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym.

8. W związku z zastosowaniem kont wirtualnych przypisanych dla każdego klienta w zakresie opłaty za wodę i odprowadzanie ścieków oraz odbiór odpadów płynnych, stosowana jest analityka zapisów księgowych na oddzielnych stanowiskach, która zgodna jest z zapisami syntetycznymi prowadzonymi w jednostce budżetowej w księdze Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych.

9. W przypadku braku możliwości przypisania faktury do jednego działu, rozdziału, paragrafu, faktura dzielona jest procentowo według wysokości uzyskiwanych dochodów tj. wydatki dotyczące paragrafów w dziale 010 „Rolnictwo i łowiectwo”, rozdziale 01043 „Infrastruktura wodociągowa wsi” stanowią 70 % kosztów, a wydatki dotyczące paragrafów w rozdziale 01044 „Infrastruktura sanitacyjna” stanowią 30 % kosztów, ponadto w rozdziale 01044 obowiązuje procentowy podział kosztów wg ilości dostarczanych ścieków w m3 na podstawie danych z poprzedniego roku. Ten sam podział kosztów występuje w dziale 750 „Administracja publiczna”, rozdziale 75023 „Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)”.

10. W związku z zastosowaniem kont wirtualnych przypisanych dla każdego klienta w zakresie opłaty za wodę i odprowadzanie ścieków, stosowana jest analityka zapisów księgowych na oddzielnych stanowiskach, która zgodna jest z zapisami syntetycznymi prowadzonymi w jednostce budżetowej w księdze GUWK.

10. Za NIE istotne z punktu widzenia oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego uznaje się operacje gospodarcze o wartości jednostkowej nieprzekraczającej progu istotności. Próg istotności ustala się na poziomie 0,5% sumy bilansowej wykazanej w sprawozdaniu jednostkowym poprzedniego roku obrotowego.

11. W ramach stosowanych uproszczeń w jednostce GUWK nie prowadzi się rozliczeń międzyokresowych kosztów na koncie 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” ze względu na ich niewielki udział w rocznej sumie kosztów. Koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych (np. koszty prenumeraty na następny rok) ujmowane są w całości w księgach rachunkowych roku, w którym wystawiony został dowód źródłowy potwierdzający powstanie kosztu, a ich ewidencja prowadzona jest na kontach zespołu „4”.

13. Zasady oznaczania w planie kont projektów realizowanych z udziałem środków z funduszy europejskich. Realizacja projektów oznaczana jest w strukturze konta poprzez nadanie ostatnich dwóch cyfr charakterystycznych dla danego projektu i z uwagi na ograniczenia techniczne nazwa projektu zawarta jest w nazwie konta. Ponadto stosowane są ostatnie cyfry w klasyfikacji tj. 9 – wkład własny

12. Z uwagi na ograniczenia techniczne stosowanych programów do ewidencji finansowo-księgowej możliwe jest stosowanie dodatkowych ujemnych zapisów technicznych. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia Nr 3/2024

Kierownika Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych

z dnia 9 września 2024 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ZAKŁADOWY PLAN KONT 

DLA GMINNYCH USŁUG WODNO-KANALIZACYJNYCH W LISEWIE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zakładowy plan kont w jednostce GUWK

 

I.Wykaz kont

1.      Konta bilansowe

Zespół O – Majątek trwały

011 - Środki trwałe

013 - Pozostałe środki trwałe

020 - Wartości niematerialne i prawne

071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz

zbiorów bibliotecznych

080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje)

Zespół 1 – Środki pieniężne i rachunki bankowe

101 - Kasa

130 - Rachunek bieżący jednostki

141 - Środki pieniężne w drodze

Zespół 2 - Rozrachunki i roszczenia

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych

222 - Rozliczenie dochodów budżetowych

223 - Rozliczenie wydatków budżetowych

225 - Rozrachunki z budżetami

229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

240 - Pozostałe rozrachunki

245 - Wpływy do wyjaśnienia

290 - Odpisy aktualizujące należności

Zespół 3 – Materiały i towary

300 - Rozliczenie zakupu

310 - Materiały

Zespół 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

400 - Amortyzacja

401 - Zużycie materiałów i energii

402 - Usługi obce

403 - Podatki i opłaty

404 - Wynagrodzenia

405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

409 - Pozostałe koszty rodzajowe

410 - Inne świadczenia finansowane z budżetu

411 - Pozostałe obciążenia

Zespół 7 – Przychody, dochody i koszty

720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych

750 - Przychody finansowe

751 - Koszty finansów

760 - Pozostałe przychody operacyjne

761 - Pozostałe koszty operacyjne

Zespół 8 – Fundusze, rezerwy i wynik finansowy

800 - Fundusz jednostki

810 – Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje

851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

860 - Wynik finansowy

2.      Konta pozabilansowe

976 - Wzajemne rozliczenia między jednostkami

980 - Plan finansowy wydatków budżetowych

998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

999 - Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

Do obsługi finansowej wydatków i dochodów realizowanych przez Gminne Usługi Wodno-Kanalizacyjne prowadzi się odrębny rachunek bankowy.

 

  II.     Opis kont

2.        Konta bilansowe

Zespół O Majątek trwały

Konta zespołu O – Majątek trwały służą do ewidencji:

1.      Rzeczowego majątku trwałego

2.      Wartości niematerialnych i prawnych

3.      Finansowego majątku trwałego

4.      Umorzenia majątku

5.      Inwestycji

 

Konto 011 Środki trwałe

Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, które są umarzane stopniowo, według stawek amortyzacyjnych ustalonych

w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Do środków trwałych ujmowanych na

koncie 011 zalicza się również ulepszenie w obcych środkach trwałych, które są sfinansowane

ze środków inwestycyjnych, a koszty na ulepszenie poniesione są w celu dostosowania obcego obiektu do potrzeb użytkownika. Obiektem inwentarzowym jest poszczególne ulepszenie w obcym środku trwałym. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma zmniejszenie stanu i wartości początkowej środków trwałych, z wyjątkiem umorzenia, które ujmuje się na koncie 071.

Na stronie Wn konta 011 ujmuje się w szczególności:

- przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych,

- ujawnione nadwyżki inwestycyjne,

- nieodpłatne przyjęcie środków trwałych,

- zwiększenie wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wartości.

Na stronie Ma konta 011 ujmuje się w szczególności:

- wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji, z powodu zniszczenia, zużycia, sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania,

- ujawnione niedobory środków trwałych,

- zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny,

- zwrot dostawcom wadliwych środków trwałych (na podstawie umowy gwarancji lub reklamacji).

Do konta 011 prowadzi się ewidencję szczegółową:

- według poszczególnych grup środków trwałych (wg Klasyfikacji Środków Trwałych) i w

zależności od potrzeb sprawozdawczości,

- ewidencję szczegółową prowadzi się na szczególnych indywidualnych kartach obiektów inwentarzowych.

Ewidencja szczegółowa umożliwia:

- ustalenie wartości początkowej poszczególnych środków trwałych,

- należyte obliczanie umorzenia i amortyzacji.

Zwiększenie stanu środków trwałych z budowy następuje pod datą przyjęcia na podstawie sporządzonego końcowego protokołu odbioru robót, po zakończeniu robót inwestycyjnych. Wartość wycenia się na podstawie posiadanych dokumentów księgowych oraz sporządza się protokół OT, który stanowi podstawę przyjęcia środka trwałego na stan. Podstawą księgowania przychodów środków trwałych od dostawców jest faktura VAT lub rachunek. Przyjęcie środka trwałego na stan następuje w dniu oddania go do użytkowania. 

Środki trwałe ujawnione w wyniku inwentaryzacji wycenia się na podstawie posiadanych dokumentów, a gdy ich brak na podstawie ceny rynkowej.

Środki trwale otrzymane od innych podmiotów gospodarczych lub osób fizycznych z tytułu darowizny, spadku lub innego nieodpłatnego nabycia wycenia się w wartości rynkowej z dnia nabycia, chyba że umowa określa wartość darowizny.

Zmniejszenie stanu środków trwałych następuje pod datą postawienia ich w stan likwidacji, ujawnienia niedoboru albo szkody, sprzedaży lub przekazania nieodpłatnego. Dowodami rozchodu środku trwałych są protokoły w którym określa się datę, szczegółową specyfikację postawionych do likwidacji środków trwałych, przyczyny likwidacji oraz sposób przeprowadzenia likwidacji. W przypadku likwidacji częściowej środka trwałego w protokole należy podać wartość początkową likwidowanej części na podstawie danych z ewidencji określających podział środka na elementy lub na podstawie komisyjnego szacunku.

 

Ewidencja środków trwałych prowadzona jest za pomocą systemu komputerowego FKB+      i znajduje się w referacie finansowo – księgowym Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych. Prowadzona jest wg. grup, podgrup i rodzajów określonych przez Główny Urząd Statystyczny w klasyfikacji rodzajowej środków trwałych:

Grupa O – grunty

Grupa 1 – budynki i lokale oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego i spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego

Grupa 2 – obiekty inżynierii lądowej i wodnej

Grupa 3 – kotły i maszyny energetyczne

Grupa 4 – maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania

Grupa 5 – maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne

Grupa 6 – urządzenia techniczne

Grupa 7 – środki transportu

Grupa 8 – narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie gdzie indziej nie klasyfikowane

Konto 011 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych w wartości początkowej.

 

Konto 013 Pozostałe środki trwałe

Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach 011 wydanych do używania na potrzeby działalności jednostki, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania oraz które finansuje się ze środków na wydatki bieżące, podlegające ewidencji ilościowo-wartościowej. Do pozostałych środków trwałych nie zaliczamy: aparatów telefonicznych, firan, godeł, zegarów, odbiorników radiowych, wykładzin, gumolitów, koszy, wieszaków, krzeseł, foteli, czajników, wentylatorów, żyrandoli, lamp biurowych, kalkulatorów, rolet.

Na stronie Wn konta 013 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu            i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072.

Na stronie Wn konta 013 ujmuje się w szczególności:

- pozostałe środki trwałe przyjęte do używania z zakupu,

- nadwyżki pozostałych środków trwałych w używaniu,

- nieodpłatne otrzymanie pozostałych środków trwałych.

Na stronie Ma konta 013 ujmuje się w szczególności:

- wycofanie pozostałych środków trwałych z używania na skutek likwidacji, zniszczenia, zużycia, sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania,

- ujawnione niedobory pozostałych środków trwałych w używaniu.

Do konta 013 prowadzi się ewidencję szczegółową - ilościowo - wartościową przy użyciu ksiąg inwentarzowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 013 powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania oraz osób, u których znajdują się środki trwałe, lub komórek organizacyjnych, w których znajdują się środki trwałe.  Pozostałe środki trwałe obejmują wyposażenie, które finansuje się ze środków na wydatki bieżące (z wyjątkiem pierwszego wyposażenia nowego obiektu, które tak jak ten obiekt finansowane są ze środków na inwestycje). Pozostałe środki trwałe obejmują środki o wartości początkowej nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100 % w momencie oddania do używania.

W ewidencji ilościowo – wartościowej do konta 013 ujmuje się pozostałe środki trwałe, których wartość jednostkowa zakupu jest równa lub wyższa 1.000 zł, ale nie przekracza 10.000 zł.

Pozostałe środki trwałe, których wartość jednostkowa jest niższa od 1000 zł, nie będą ujmowane w żadnej ewidencji oraz zostaną spisane bezpośrednio w koszty konta 401 – Zużycie materiałów i energii, w dacie zakupu. Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych znajdujących się w używaniu w wartości początkowej.  

Saldo tego konta nie występuje w bilansie.

 

Konto 020 Wartości niematerialne i prawne

Konto 020 służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych powyżej 10.000 zł w szczególności licencje i programy komputerowe, dla których prowadzi się ewidencję ilościowo - wartościową według poszczególnych rodzajów i osób ich użytkujących oraz umarza stopniowo.

Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej od 1000 zł do 10.000 zł podlegają ewidencji na koncie 020, według poszczególnych rodzajów w referacie finansowym, wartości umarza się jednorazowo. Wartość księguje się w koszty działalności operacyjnej na podstawie dowodu zakupu. Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma wszelkie zmniejszenia stanu wartości niematerialnych i prawnych z wyjątkiem umorzenia, które ujmuje się na kontach 071 i 072. Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej.

 

Konto 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu. Odpisy umorzeniowe są dokonywane w korespondencji z kontem 400. Na stronie Ma konta 071 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencję szczegółową do konta 071 prowadzi się według zasad podanych w wyjaśnieniach do konta 011 i 020. Do kont 011, 020 i 071 prowadzi się wspólną ewidencję szczegółową. Konto 071 może wykazywać salda Ma, które oznacza stan umorzenia wartości środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

 

Konto 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 

Konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości w miesiącu wydania ich do używania. Umorzenie księgowane jest w korespondencji z kontem 400.

Na stronie Ma konta 072 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn zmniejszenia umorzenia pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Na stronie Wn konta 072 ujmuje się umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zlikwidowanych z powodu zużycia, zniszczenia, sprzedania lub przekazania nieodpłatnie.

Konto 072 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości początkowej pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w pełnej wartości w

miesiącu wydania ich do użycia.

 

Konto 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje)

Konto 080 służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz do rozliczenia kosztów inwestycji na uzyskane efekty inwestycyjne.

Na stronie WN 080 ujmuje się w szczególności:

- poniesione koszty dotyczące realizowanych inwestycji na mające powstać nowe środki trwałe lub zwiększyć wartość już istniejących środków trwałych oraz nowe środki trwałe stanowiące pierwsze wyposażenie nowych obiektów, a także koszty dotyczące zakupu gotowych środków trwałych.

- poniesione koszty ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja lub modernizacja), które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego.

Do inwestycji zalicza się koszty:

- dokumentacji projektowej inwestycji,

- badań geologicznych, geofizycznych oraz pomiarów geodezyjnych,

- przygotowanie terenu pod budowę,

- nabycia gruntów i innych składników rzeczowego majątku trwałego,

- odszkodowania

- nadzoru autorskiego i inwestorskiego oraz generalnego wykonawcy,

- inne koszty związane z inwestycją.

Inwestycje jednostki finansowane są bezpośrednio z rachunku bieżącego jednostki konto 130 ze środków planowanych we właściwych paragrafach na majątkowe wydatki budżetowe.

 

Na stronie MA konta 080 ujmuje się wartość uzyskanych efektów, w szczególności:

- środków trwałych,

- wartości niematerialnych i prawnych,

- wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych inwestycji,

- rozliczenie sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych inwestycji,

- rozliczenie nadwyżki strat inwestycyjnych nad zyskami inwestycyjnymi.

Ewidencja szczegółowa prowadzona jest według poszczególnych zadań inwestycyjnych.

 

Konto 080 może wykazywać saldo WN, które oznacza poniesione koszty niezakończonych środków trwałych w budowie (inwestycji).

 

Koszty budowy środka trwałego, które nie dały efektu gospodarczego podlegają odpisaniu na podstawie decyzji Wójta Gminy do końca roku obrotowego, w którym ustalono, że inwestycja nie dała efektu lub że odstąpiono od jej kontynuowania.

 

Zespół 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe

Konta zespołu 1 „ Środki pieniężne i rachunki bankowe” służą do ewidencji:

1.      Krajowych i zagranicznych środków pieniężnych przechowywanych w kasach w postaci gotówki.

2.      Krótkoterminowych papierów wartościowych (czeków, weksli obcych).

3.      Krajowych i zagranicznych środków pieniężnych zgromadzonych i lokowanych na rachunkach bankowych.

 

Konta zespołu 1 odzwierciedlają operacje pieniężne oraz obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów wartościowych.

 

Konto 101 Kasa

Konto 101 służy do ewidencji środków pieniężnych oraz obrotu gotówkowego. Na stronie WN ujmuje się wpłaty do kasy, na stronie MA ujmuje się wypłaty gotówki z kasy. Szczegółowy opis zawarty został w załączniku Nr 9 Instrukcja kasowa.

 

Konto 130 Rachunek bieżący jednostki

Konto 130 służy do ewidencji stanu środków budżetowych oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki z tytułu wydatków i dochodów /wpływów/ budżetowych objętych planem finansowym.

 

Na stronie Wn konta 130 ujmuje się wpływy środków budżetowych:

- wpływy środków budżetowych przekazanych na realizację wydatków budżetowych zgodnie

z planem finansowym w korespondencji z kontem 223,

- wpływy środków budżetowych z tyt. realizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych

zgodnie z planem finansowym urzędu gminy w korespondencji z kontem 221.

- wpływy środków pieniężnych w drodze w korespondencji z kontem 141.

- wpływy z tytułu przychodów finansowych nie przypisanych na kontach rozrachunkowych w

korespondencji z kontem 720, 750.

Do wpływów prowadzi się szczegółową ewidencję analityczną według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów oraz w zależności od potrzeb sprawozdawczości.

Na stronie Ma konta 130 ujmuje się:

- zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym,

- okresowe przelewy dochodów budżetowych do budżetu w korespondencji z kontem 222.

Szczegółową ewidencję do realizacji wydatków prowadzi się według podziałek klasyfikacji budżetowej oraz w zależności od potrzeb sprawozdawczości.

 

Zapisów na koncie 130 dokonuje się na podstawie wyciągów bankowych w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między księgowością jednostki, a księgowością banku.

Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych i budżetowych. Dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów, nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo ujemny zapis techniczny.

Konto 130 służy do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu jednostki. Saldo konta 130 w zakresie zrealizowanych wydatków podlega przeksięgowaniu na koniec roku na stronę Ma konta 800, a w zakresie zrealizowanych dochodów na stronę Wn konta 800.

Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych. W przypadku dochodów nieujętych w planie finansowym dochody takie ewidencjonuje się według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Konto 130 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków budżetowych na rachunku bieżącym jednostki.

Wpływy na rachunek bankowy jednostki ujmuje się na stronie WN konta 130, a wydatki po stronie MA. W przypadku zwrotów wydatków bieżącego okresu na rachunek bankowy stosuje się dodatkowy ujemny zapis techniczny.

 

Konto 141 Środki pieniężne w drodze

Konto 141 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze między kasą i bankiem oraz między kontami w różnych bankach. Na stronie Wn konta 141 księguje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze na stronie Ma zmniejszenia ich stanu. Konto 141 może wykazywać saldo Wn , które oznacza stan środków pieniężnych w drodze.

 

Zespół 2 Rozrachunki i roszczenia

Konta zespołu 2 Rozrachunki i roszczenia służą ewidencji krajowych i zagranicznych rozrachunków i roszczeń. Konta zespołu 2 służą także do ewidencji rozliczeń środków budżetowych, wynagrodzeń, rozliczeń niedoborów, szkód i nadwyżek oraz wszelkich innych rozliczeń związanych z rozrachunkami i roszczeniami spornymi.

 

Konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostawy, robót i usług oraz należności z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje się należności zaliczanych do dochodów budżetowych, które ujmowane są na koncie 221.

Konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności             i roszczeń. Ewidencję szczegółową do konta 201 prowadzi się według poszczególnych kontrahentów. Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość wydzielenia należności i zobowiązań wg poszczególnych kontrahentów ze wskazaniem w podziale klasyfikacji budżetowej. Ponadto powinna umożliwić ustalenie należności i zobowiązań w podziale wymaganym w sprawozdaniu bilansowym oraz sprawozdaniach budżetowych           i innych.

 

Konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych

Konto 221 służy do ewidencji należności z tytułu budżetowych, z wyjątkiem należności wymagalnych w przyszłych latach. Na stronie Wn konta 221 ujmuje się przypisane należności z tytułu wymagalnych w danym roku dochodów budżetowych i zwroty nadpłat z tytułu dochodów nienależnie wpłaconych lub orzeczonych do zwrotu. Na stronie Ma konta 221 ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy /zmniejszenie/ uprzednio przypisanych należności oraz przeniesienie należności krótkoterminowych do długoterminowych na konto 226.

Na koncie 221 ujmuje się również należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy. Zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej/zaległości i nadpłaty/. Ewidencja szczegółowa do konta 221 powinna być prowadzona według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej oraz budżetów, których należności dotyczą.

Konto 221 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, z tytułu dochodów budżetowych, a saldo Ma stan zobowiązań jednostki budżetowej z tytułu nadpłat w dochodach budżetowych. W bilansie wykazuje się należności pomniejszone o odpisy aktualizujące te należności dokonywane są na koniec roku w korespondencji z kontem 290.

 

Konto 222 Rozliczenie dochodów budżetowych

Konto 222 służy do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych. 

Na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe przelane do budżetu co najmniej raz w tygodniu na rachunek bieżący organu w korespondencji z kontem 130.

Na stronie Ma konta 222 ujmuje się w ciągu roku budżetowego okresowe przeksięgowania zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800, na podstawie sprawozdań budżetowych miesięcznych. 

Konto 222 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan dochodów budżetowych zrealizowanych, a nie przelanych do budżetu.

 

Konto 223 Rozliczenie wydatków budżetowych

Konto 223 służy do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę budżetową wydatków budżetowych w tym wydatków w ramach współfinansowania programów                i projektów realizowanych ze środków Europejskich.

Na stronie Wn konta 223 ujmuje się w ciągu roku budżetowego okresowe przeniesienia na podstawie sprawozdań budżetowych miesięcznych, zrealizowanych wydatków budżetowych na konto 800.

Na stronie Ma konta 223 ujmuje się okresowe wpływy środków budżetowych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych jednostki.

Konto 223 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan środków budżetowych otrzymanych na pokrycie wydatków lecz nie wykorzystanych do końca roku.

 

Konto 225 Rozrachunki z budżetami

Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu podatków /VAT naliczony i należny i podatku od osób fizycznych/, nadwyżek środków obrotowych, wpłaty zysków do budżetu, nadpłat w rozliczeniach z budżetami.

Na stronie Wn konta 225 ujmuje się nadpłaty oraz wpłaty do budżetu a na stronie Ma zobowiązania wobec budżetów i wpłaty do budżetu.

Ewidencję szczegółową do konta 225 prowadzi się dla każdego tytułu rozrachunku z budżetem odrębnie.

Konto 225 ma dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań wobec budżetu.

 

Konto 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

Konto 229 służy do ewidencji innych niż z budżetami rozrachunków publicznoprawnych a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych i PFRON.

Na stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań a na stronie Ma zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych.

Ewidencję szczegółową prowadzi się według tytułów rozrachunków oraz podmiotów z którymi dokonywane są rozliczenia.

Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan

zobowiązań.

 

Konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami urzędu i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczanych, zgodnie z odrębnymi przepisami do wynagrodzeń a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej.

Na stronie Wn 231 ujmuje się w szczególności:

- wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń w tym zasiłków ZUS naliczonych na liście wynagrodzeń,

- wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń,

- wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń,

- potrącenia z wynagrodzeń obciążających pracownika.

Na stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń (naliczone wynagrodzenie i zasiłki ZUS na listach wynagrodzeń). Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań jednostki z tyt. wynagrodzeń.

Ewidencję szczegółową prowadzi się na imiennych kartach wynagrodzeń pracowników oraz według imiennych należności i zobowiązań pracowników z tytułu wynagrodzeń.

 

Konto 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

Konto 234 służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.

Na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności:

- wypłacane pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę,

- należności od pracowników z tytułu dokonywanych przez jednostkę świadczeń odpłatnych,

- należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

- należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód,

- zapłacone zobowiązania wobec pracowników.

- odpisane zobowiązania wobec byłego pracownika z tytułu przedawnienia.

Na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności:

- uznania z tytułu wydatków pokrytych przez pracowników w imieniu jednostki,

- rozliczenia zaliczki i zwroty środków pieniężnych,.

- wpłaty należności od pracowników.

Ewidencję szczegółową do konta 234 prowadzi się według poszczególnych pracowników        i rodzajów należności i zobowiązań. Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań wobec pracowników.

 

Konto 240 Pozostałe rozrachunki

Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201 - 234. Na koncie tym ujmuje się przede wszystkim rozrachunki z tytułu sum depozytowych (kaucje, wadia, zabezpieczenie należyte go wykonania umowy), rozrachunki dotyczące potrąceń dokonanych z list wynagrodzeń inne niż podatki, składki na ZUS, błędne uznania i korekty błędnych obciążeń bankowych.

Na stronie Wn konta 240 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę                      i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

Ewidencję szczegółową do konta 240 prowadzi się według rozrachunków, roszczeń                i rozliczeń z poszczególnych tytułów.

Konto 240 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo

Ma stan zobowiązań.

 

Konto 245 Wpływy do wyjaśnienia

Konto 245 służy do ewidencji wpłaconych a nie wyjaśnionych kwot należności z tytułu dochodów budżetowych. 

Ewidencję analityczną prowadzi się według poszczególnych niewyjaśnionych wpłat. 

Konto 245 może wykazywać saldo Ma, które wykazuje stan nie wyjaśnionych wpłat.

 

 

Konto 290 Odpisy aktualizujące należności

 

Konto 290 służy do ewidencji odpisów aktualizujących należności, a nie wpłaconych w terminie i w pełnej wysokości.

Na stronie Wn ujmuje się zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących należności, a na stronie Ma naliczone odpisy i ich zwiększenie. Konto może wykazywać saldo Ma, które oznacza wartość odpisów aktualizujących należności. 

Ewidencja szczegółowa do konta 290 zapewnia ustalenie odpisów aktualizujących od poszczególnych należności.

 

Zespół 3 Materiały i Towary

Konta zespołu 3 „ Materiały i towary” służą do ewidencji materiałów.

Do materiałów zalicza się nabyte surowce i inne materiały podstawowe, półfabrykaty, materiały pomocnicze, opakowania, paliwa, części zamienne maszyn i urządzeń przeznaczone do zużycia na własne potrzeby.

 

Konto 300 Rozliczenie zakupu

Konto 300 służy do ewidencji rozliczenia zakupu materiałów, towarów (artykułów spożywczych), robót i usług, a w szczególności do ustalenia wartości materiałów, towarów w drodze oraz wartości dostaw niefakturowanych.

 

Na stronie Wn konta 300 ujmuje się:

- faktury dostawców krajowych i zagranicznych łącznie z naliczonym podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem VAT”,

- podatek VAT, podatek akcyzowy, cło pobierane przy imporcie.

Na stronie Ma konta 300 ujmuje się:

- wartość przyjętych dostaw i usług,

- naliczony podatek VAT do rozliczenia z urzędem skarbowym bezpośrednio lub po spełnieniu określonych warunków,

- naliczony podatek VAT niepodlegający zwrotowi lub odliczeniu od podatku należnego, dotyczący składników majątku obrotowego, zwiększający ich wartość lub obciążający właściwe koszty albo rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne,

- naliczony podatek VAT niepodlegający zwrotowi lub odliczeniu od podatku należnego, dotyczący środków trwałych, inwestycji rozpoczętych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zwiększający ich wartość.

Za pośrednictwem konta 300 można rozliczać również:

- odchylenia od cen ewidencyjnych, od rzeczywistych cen zakupu lub cen nabycia,

- koszty zakupu zawarte w fakturach dostawców,

- opłaty manipulacyjne pobierane przy imporcie,

- niedobory, szkody i nadwyżki w transporcie,

- reklamacje (sprostowania) dotyczące faktur dostawców.

 

Konto 300 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan dostaw w drodze (materiały i towary w drodze), a saldo Ma – stan dostaw lub usług niefakturowanych.

 

Konto 310 Materiały

Konto 310 służy do ewidencji własnych zapasów materiałów. Zakup materiałów, które odpowiedni merytorycznie referat opisze, że zostały zużyte bezpośrednio po zakupie (paliwo, części zamienne przy remontach itp.) obciążają od razu właściwe koszty.

Na stronie Wn konta 310 księguje się wszelkie przychody materiałów, a na stronie Ma wszelkie rozchody materiałów (zużycie, zmniejszenie wartości).

Ewidencję szczegółową prowadzi się według poszczególnych rodzajów materiałów (kartoteki materiałowe). Konto 310 może wykazywać saldo Wn oznaczające stan zapasów materiałów.

 

Zespół 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

Konta zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i według podziałek klasyfikacji planów finansowych do potrzeb analiz, planowania w sposób umożliwiający sporządzanie sprawozdań finansowych, budżetowych.

 

Konto 400 Amortyzacja 

Konto 400 służy do ewidencji naliczonych odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych     i wartości niematerialnie prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo według stawek amortyzacyjnych.

Po stronie Wn tego konta ujmuje się naliczone odpisy amortyzacyjne, a na stronie Ma ewentualne zmniejszenie odpisów amortyzacyjnych oraz przeniesienie w końcu roku salda konta na wynik finansowy.

Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów amortyzacji. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.

 

Konto 401 Zakup materiałów i wyposażenia

Konto 401 służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii.

Po stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty z tytułu zużycia materiałów i energii, a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów z tytułu zużycia materiałów     i energii oraz na dzień bilansowy przeniesienie salda poniesionych w ciągu roku kosztów zużycia materiałów i energii na konto 860.

 

Konto 402 Usługi obce

Konto 402 służy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki.

Po stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów usług obcych na konto 860.

 

Konto 403 Podatki i opłaty

Konto 403 służy do ewidencji w szczególności kosztów z tytułu podatków akcyzowego, od nieruchomości i od środków transportu, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz opłat o charakterze podatkowym, a także opłat: notarialnej, skarbowej i administracyjnej.

Na stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty z w/w tytułów, a na stronie Ma zmniejszenie poniesionych kosztów, oraz na dzień bilansowy - przeniesienie kosztów z tego tytułu na konto 860.

 

Konto 404 Wynagrodzenia

Konto 404 służy do ewidencji kosztów z tytułu wynagrodzeń z pracownikami i innymi osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów.

Na stronie Wn tego konta ujmuje się kwotę należnego pracownikom i innym osobom fizycznym wynagrodzenia brutto, po stronie Ma księguje się korekty uprzednio zaewidencjonowanych kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń oraz na dzień

bilansowy przenosi się je na konto 860.

 

 

 

Konto 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

Konto 405 służy do ewidencji kosztów z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń.

Po stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych         i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy od dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń. 

Po stronie ma ujmuje się zmniejszenia kosztów z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, a na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860.

 

Konto 409 Pozostałe koszty rodzajowe

Konto 409 służy do ewidencji kosztów, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400 -405. Na koncie tym ujmuje się w szczególności zwroty wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych, koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych, odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów nie zaliczanych do kosztów działalności finansowej                i pozostałych kosztów operacyjnych.

Po stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty z w/w tytułów, a na stronie Ma ich zmniejszenie oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860.

 

Konto 410 Inne świadczenia finansowane z budżetu

Konto 410 służy do ewidencji specyficznych kosztów podstawowej działalności operacyjnej.

Po stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty z w/w tytułów, a na stronie Ma ich zmniejszenie oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie kosztów na konto 860.

 

Konto 411 Pozostałe obciążenia

Konto 411 służy do ewidencji specyficznych kosztów działalności jednostki. Na kocie tym księguje się koszty wynikające z realizacji specyficznych zobowiązań w stosunku do innych instytucji i organizacji.

Po stronie Wn konta 411 księguje się w szczególności kary i odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych. Na stronie Ma konta 411 księguje się zmniejszenia uprzednio ujętych kosztów.

Saldo konta 411 na koniec roku obrotowego przenosi się na stronę Wn 860.

 

Zespół 7 Przychody i koszty ich uzyskania

Konta zespołu 7 służą ewidencji przychodów z tytułu sprzedaży produktów i towarów, oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych i finansowych.

 

Konto 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych

Konto 720 służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych, w tym także do ewidencji przychodów z tytułu tych dochodów, które nie są ujęte w planie finansowym jednostki budżetowej, a wpływają bezpośrednio na rachunek bankowy jednostki.

Prowadzona przez jednostkę rachunkowość podatków i opłat, według zasad określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych j.s.t (Dz. U. Nr 112, poz.761),stanowi integralną część ewidencji księgowej jednostki i wobec tego obroty i salda prowadzonych tam kont są ujmowane w dzienniku i na kontach księgi głównej jednostki.

W końcu roku obrotowego przychody z tytułu dochodów budżetowych oraz przychody finansowe przenosi się na stronę Ma konta 860 / Wn konta 720/. Na koniec roku 720 nie wykazuje salda.

 

Konto 750 Przychody finansowe

Konto 750 służy do ewidencji przychodów z tytułu odsetek od środków na rachunkach bankowych.

Na koniec roku obrotowego przychody z tytułu przychodów finansowych przenosi się na stronę Ma konta 860 / Wn konta 750/. Na koniec roku 750 nie wykazuje salda.

 

Konto 751 Koszty finansowe

Konto 750 służy do ewidencji kosztów finansowych przede wszystkim naliczonych odsetek od kredytów i pożyczek. 

Na koniec roku obrotowego koszty z tytułu kosztów finansowych przenosi się na stronę Wn konta 860/ Ma konta 751/. Na koniec roku 751 nie wykazuje salda.

 

Konto 760 Pozostałe przychody operacyjne

Konto 760 służy do ewidencji przychodów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki, a w szczególności przychody związane ze zbyciem środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych, z otrzymywanymi odszkodowaniami, z otrzymanymi karami, darowiznami.

Na stronie Ma konta 760 ujmuje się korekty zmniejszające pozostałe przychody operacyjne ze sprzedaży materiałów, środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Na stronie Ma konta 760 ujmuje się:

- przychody ze zbycia środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych, 

- z otrzymanymi karami,

- z otrzymanymi odszkodowaniami (z wyjątkiem odszkodowań z tytułu strat spowodowanych zdarzeniami losowymi),

- z otrzymanymi darowiznami,

- z przepadkiem kaucji i wadiów.

Na koniec roku obrotowego wartość pozostałych przychodów operacyjnych przenosi się na stronę Ma 860 i wobec tego konto 760 nie wykazuje salda.

 

Konto 761 Pozostałe koszty operacyjne

Konto 761 służy do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki.

Na stronie Wn konta 761 ujmuje się zapłacone kary, grzywny, odszkodowania, odpisane, przedawnione i nieściągalne należności, jeżeli wcześniej nie dokonano odpisu aktualizującego.

Na stronie Ma konta 761 ujmuje się korekty zmniejszające uprzednio zaksięgowane pozostałe koszty operacyjne. Na koniec roku obrotowego wartość pozostałych przychodów operacyjnych przenosi się na stronę Wn 860 i wobec tego konto 761 nie wykazuje salda.

 

Zespół 8 Fundusze, rezerwy i wynik finansowy

Konta zespołu 8 służą do ewidencji funduszu, wyniku finansowego i jego rozliczenia, dotacji z budżetu, rezerw i rozliczeń między okresowych przychodów.

 

Konto 800 Fundusz jednostki

Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego i ich zmian.

Na stronie Wn konta 800 ujmuje się w szczególności:

- przeksięgowanie w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860,

- przeksięgowanie pod datą sprawozdania budżetowego zrealizowanych dochodów budżetowych z konta 222,

- przeksięgowanie w końcu roku obrotowego dotacji z budżetu i środków budżetowych wykorzystanych na inwestycje z konta 810,

- pokrycie amortyzacji podstawowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych           i prawnych,

- różnice z aktualizacji środków trwałych,

- wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych podstawowych środków trwałych               i inwestycji,

- przychody z tytułu dochodów budżetowych realizowanych w jednostkach samorządu terytorialnego bezpośrednio na rachunek bankowy budżetu jako dochody wykonane – Ma 720.

Na stronie Ma konta 800 ujmuje się w szczególności:

- przeksięgowanie w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, zysku

bilansowego roku ubiegłego z konta 860,

- przeksięgowanie pod datą sprawozdania finansowego zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 223,

- wpływ dotacji i środków przeznaczonych na finansowanie inwestycji,

- różnica z aktualizacji środków trwałych i inwestycji.

Do konta 800 należy prowadzić ewidencję szczegółową umożliwiającą ustalenie przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki.

Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki.

 

Konto 810 Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje

Konto 810 służy do ewidencji w jednostkach budżetowych:

- innych dotacji przekazywanych z budżetu

- równowartości dokonywanych wydatków na inwestycje w urzędzie ( zapis równoległy do

zapłaty zobowiązań księgowany Wn 810 Ma 800).

Na stronie Wn konta 810 ujmuje się dotacje przekazane z jednostki równowartość dokonanych wydatków na inwestycje. Na stronie Ma konta 810 ujmuje się zwroty dotacji w tym samym roku oraz przeksięgowanie w końcu roku obrotowego na konto 800 Fundusz jednostki dotacji przekazanych. Ewidencję analityczną do konta 810 prowadzi się według podziałek klasyfikacji budżetowej. 

Na koniec roku konto 810 nie wykazuje salda.

 

Konto 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Konto 851 służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Środki pieniężne tego funduszu, wyodrębnione na specjalnym rachunku bankowym, ujmuje się na koncie 135 Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia.

Ewidencję szczegółową do konta 851 prowadzi się według:

- stanu zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z podziałem według źródeł zwiększeń,

- wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów.

Saldo konta 851 wyraża stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

 

Konto 860 Wynik finansowy

Konto 860 służy do ustalenia wyniku finansowego jednostki oraz bieżącej ewidencji strat       i zysków nadzwyczajnych.

W ciągu roku obrotowego jednostka ujmuje na stronie Wn konta 860 straty nadzwyczajne, a na stronie Ma zyski nadzwyczajne.

W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę:

- poniesionych kosztów w korespondencji z kontem 400 – 411

- kosztów operacji finansowych w korespondencji z kontem 751.

Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę:

- uzyskanych przychodów w korespondencji z kontem 720, 750, 760.

Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki, saldo Wn stratę netto, saldo Ma zysk netto. Saldo przenoszone jest w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego na konto 800.

 

3.        Konta pozabilansowe

 

Konto 976 Wzajemne rozliczenia między jednostkami

Służy do ewidencji kwot wynikających ze wzajemnych rozliczeń między jednostkami w celu sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego. Należy prowadzić ewidencję dla każdego podmiotu odrębnie.

 

Konto 980 Plan finansowy wydatków budżetowych

Konto 980 służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych jednostki (GUWK).

Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego korekty.

Na stronie Ma konta 980 ujmuje się:

- równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych,

- wartość planu niewygasających wydatków budżetowych do realizacji w roku następnym,

- wartość planu niezrealizowanego i wygasłego.

Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych. Konto 980 nie wykazuje na koniec roku salda.

 

Konto 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

Konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki (GUWK) danego roku budżetowego.

Na stronie Wn konta 998 ujmuje się:

- równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym,

- równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego, przewyżka zaangażowania ponad zrealizowane w danym roku wydatki przeksięgowane 31 grudnia z konta 998 na konto 999.

Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków bieżącego roku oraz ujętych w planie na dany rok wydatków niewygasających, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień ujętych w zatwierdzonej przez kierownika jednostki procedurze zaangażowania wydatków, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. 

Ewidencja szczegółowa do konta 998 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej planu finansowego. Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda.

W przypadku nie pełnego zrealizowania planu wydatków mimo zaangażowania czyli saldo konta 998 przeksięgowuje się 31 grudnia na konto 999, gdyż stanowić to będzie zaangażowanie lat przyszłych. Po tym przeksięgowaniu konto 998 nie wykazuje salda na koniec roku.

 

Konto 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

Konto 999 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat.

Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowania wydatków budżetowych dokonanych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki lub w planie finansowym wydatków niewygasających przewidzianych do realizacji w roku bieżącym przeksięgowane na początku roku na konto 998.

 Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość przeksięgowanego z konta 998 zaangażowania wydatków, które były planowane na rok przyszły, a nie zostały wykonane w wyniku przesunięcia realizacji oraz zaangażowanie dotyczące lat przyszłych.

Ewidencja szczegółowa do konta 999 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.

Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.

 

Załącznik Nr 3

do Zarządzenia Nr 3/2024

Kierownika Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych

z dnia 9 września 2024 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Część I

Organizacja i kompetencje osób odpowiedzialnych 

 

 

W pojęciu „inwentaryzacja” mieszczą się następujące czynności:

a)      ustalenie stanu faktycznego aktywów i pasywów za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji,

b)      udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycena składników, jeżeli mają wyraz ilościowy,

c)      ustalenie różnic stwierdzonych między stanem rzeczywistym, a stanem księgowym,

d)      wyjaśnienie różnic z podaniem ich przyczyn,

e)      dostosowanie danych wynikających z ewidencji księgowej do danych rzeczywistych,

f)       rozliczenie osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych z powierzonego im mienia,

g)      ocena przydatności inwentaryzowanych składników oraz realności ich stanu księgowego,

h)      podjęcie decyzji w sprawie stwierdzonych różnic pomiędzy stanem księgowym a stanem faktycznym (i wyeliminowanie – jeżeli jest to możliwe – przyczyn je powodujących),

i)       rozliczenie różnic w księgach rachunkowych danego roku obrotowego w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi.

 

Przedmiotem inwentaryzacji są wszystkie ujęte w ewidencji aktywa i pasywa jednostki, a w szczególności:

a)      rzeczowe składniki aktywów trwałych, do których zalicza się:

– środki trwałe,

– środki trwałe w budowie,

b)      wartości niematerialne i prawne,

c)      rzeczowe składniki aktywów obrotowych (materiały, produkty gotowe, towary),

d)      aktywa finansowe, w tym:

– inwestycje w nieruchomości i prawa,

– inne papiery wartościowe,

– udzielone pożyczki, lokaty,

e)      środki pieniężne na rachunkach bankowych, inne aktywa pieniężne,

należności i zobowiązania,

f)       pozostałe aktywa i pasywa.

 

Inwentaryzacją należy także objąć:

a)    znajdujące się w jednostce obce składniki aktywów, które zostały powierzone do przechowywania, przetworzenia, sprzedaży lub użytkowania,

b)   własne składniki aktywów, które zostały powierzone innym jednostkom w celu ich przerobu, użytkowania, przechowania itp.,

c)    składniki majątkowe objęte ewidencją pozabilansową oraz objęte jedynie ewidencją ilościową.

 

W jednostce stosuje się następujące rodzaje inwentaryzacji rzeczowych i pieniężnych składników majątku:

a)      inwentaryzację okresową (w tym roczną, przeprowadzaną zgodnie z postanowieniami ustawy o rachunkowości),

b)      inwentaryzację zdawczo-odbiorczą (okolicznościową), przeprowadzaną na okoliczność zmiany osób materialnie odpowiedzialnych (po spełnieniu określonych warunków może ona być uznana za inwentaryzację okresową, a w tym roczną),

c)      inwentaryzację niezapowiedzianą.

 

Do kierownika jednostki w zakresie inwentaryzacji należy:

a)      wydawanie wewnętrznych przepisów w zakresie inwentaryzacji – w szczególności zarządzenia wewnętrznego w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,

b)      powoływanie organów i osób zobowiązanych do przeprowadzenia inwentaryzacji,

c)      zatwierdzanie zaopiniowanych (przez głównego księgowego) wniosków komisji inwentaryzacyjnej,

d)      podejmowanie poleceń w sprawie wykorzystania w przyszłości spostrzeżeń dokonanych podczas inwentaryzacji oraz innych decyzji w sprawie inwentaryzacji.

 

Kierownik jednostki odpowiada za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji. Może powierzyć przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald i w drodze weryfikacji (z wyjątkiem spisu z natury) innej osobie za jej zgodą.

 

Do kompetencji głównego księgowego w zakresie inwentaryzacji należy:

a)      przedstawienie kierownikowi jednostki wniosków w sprawach:

– powołania przewodniczącego oraz członków komisji inwentaryzacyjnej, a także innych specjalistów, których kwalifikacje pozwolą na rzetelne określenie wartości inwentaryzowanych składników aktywów i pasywów,

– częściowego lub całkowitego unieważnienia określonych spisów z natury,

– zarządzenia spisów ponownych, uzupełniających lub dodatkowych,

b)      sprawowanie ogólnego nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych,

c)      uzgadnianie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej terminarza wykonywania poszczególnych etapów inwentaryzacji,

d)      zapewnienie uzgodnienia ewidencji księgowej z ewidencją prowadzoną w poszczególnych polach spisowych,

e)      zapewnienie dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisami z natury, tj. środków pieniężnych i kredytów bankowych oraz rozrachunków, z wyjątkiem spornych i wątpliwych, publicznoprawnych oraz z pracownikami i innymi osobami nieprowadzącymi ewidencji – drogą uzgodnienia sald,

f)       zapewnienie dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisami z natury i potwierdzeniem sald, tj. pozostałych aktywów i pasywów – drogą weryfikacji stanów księgowych z dokumentacją,

g)      zapewnienie wyceny arkuszy spisowych,

h)      ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, dokonanie ewentualnych kompensat i ujęcie w księgach wyników inwentaryzacji,

i)       zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

 

Do uprawnień i obowiązków Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej należy w szczególności:

a)      stawianie wniosków w sprawie powołania składu osobowego komisji inwentaryzacyjnej      i zespołów spisowych,

b)      wyznaczenie spośród członków komisji zastępcy przewodniczącego oraz ustalenie czynności dla członków komisji,

c)      przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych,

d)      ustalenie terminów rozpoczęcia i zakończenia prac inwentaryzacyjnych – opracowanie planu inwentaryzacji,

e)      organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych składników majątku oraz pozostałych składników bilansowych, a także dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie,

f)       prowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania,

g)      skompletowanie wszystkich protokołów inwentaryzacyjnych, sporządzonych dla składników bilansowych inwentaryzowanych innymi metodami niż spis z natury,

h)      stawianie uzasadnionych wniosków w sprawie:

– zmiany terminu inwentaryzacji,

– inwentaryzacji niektórych składników na podstawie obliczeń technicznych lub szacunku,

– powołania fachowców lub rzeczoznawców do ustalenia stanów rzeczywistych składników majątku inwentaryzowanych na podstawie obmiaru lub szacunku,

– przeprowadzenia inwentaryzacji w sposób uproszczony, przeprowadzenia spisów uzupełniających lub powtórnych,

i)       kontrolowanie przygotowań do przeprowadzenia inwentaryzacji (np. odpowiednie przygotowanie składników rzeczowych w magazynach, przygotowanie pism do kontrahentów w celu potwierdzenia sald),

j)       kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych arkuszy inwentaryzacyjnych i innych dokumentów z inwentaryzacji,

k)      dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień odnośnie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie,

l)       ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia,

m)   przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów    i szkód zawinionych,

n)      stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania – ujawnionych w czasie inwentaryzacji zapasów niepełnowartościowych, zbędnych lub nadmiernych oraz w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi i pieniężnymi składnikami majątku.

 

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może część z uprawnionych czynności zlecić do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej, nie zwalnia to go jednak od odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Członków komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki. Członków komisji spisowych powołuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. W przypadku większych jednostek wydzieloną komórkę inwentaryzacyjną powołuje kierownik jednostki.

 

Osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone im składniki majątkowe składają oświadczenia. Osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone im składniki majątkowe składają oświadczenia o ujęciu w ewidencji magazynowej i przekazaniu do działu księgowości wszystkich dokumentów.

Do obowiązków zespołu spisowego należy:

a)      zapoznanie się z regulaminem (instrukcją) inwentaryzacji oraz z przepisami o prowadzeniu spisu z natury,

b)      zaopatrzenie się w arkusze spisowe i inne potrzebne druki,

c)      poinformowanie kierownika danej placówki i osoby materialnie odpowiedzialnej o zarządzeniu inwentaryzacji w określonym terminie,

d)      skompletowanie od tych osób oświadczeń stwierdzających między innymi, że:

– dokumentacja jednostki jest aktualna i kompletna,

– wszystkie dowody zostały przekazane do księgowości,

– wszystkie składniki majątkowe znajdują się w jednostce lub innych wskazanych miejscach,

– nie występują (lub występują) okoliczności, które mogą mieć wpływ na wyniki spisu               i wyliczenie końcowe,

e)      ustalenie kolejności spisu składników majątku,

f)       sprawdzenie przyrządów pomiarowych pod względem użyteczności, sprawności                  i posiadania aktualnej legalizacji urzędowej,

g)      zorganizowanie pracy w ten sposób, aby normalna działalność komórki nie została zakłócona,

h)      terminowe przeprowadzenie spisu z natury na wyznaczonym polu spisowym,

i)       terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, zapasach niepełnowartościowych,

j)       przedstawienie sprawozdania z przebiegu spisu z natury.

 

Harmonogram inwentaryzacji opracowuje kierownik jednostki. Plan inwentaryzacji opracowuje kierownik komórki inwentaryzacyjnej. Plan inwentaryzacyjny sporządzany jest odrębnie dla każdego roku, z podziałem na miesiące. Terminy przyjęte w planie inwentaryzacji nie powinny zakłócać normalnej działalności.

 

 

 

 

Część II

Terminy i metody inwentaryzacji

 

W drodze spisu z natury przeprowadza się inwentaryzację następujących zasobów majątkowych:

a)      aktywów pieniężnych (z wyjątkiem środków pieniężnych zgromadzonych na  rachunkach bankowych, ponieważ są one inwentaryzowane poprzez potwierdzenie sald), w tym:

– gotówki w kasie w złotych polskich i w walutach obcych,

– czeków i weksli obcych o terminie płatności lub wymagalności do 3 miesięcy,

– metali szlachetnych (złoto, srebro, platyna), o ile są zaliczane do rzeczowego majątku trwałego,

b)      papierów wartościowych w postaci materialnej, np.:

– akcji, bonów, obligacji,

– innych papierów wartościowych,

– czeków i weksli o terminie płatności i wymagalności ponad 3 miesiące,

c)      rzeczowych składników aktywów obrotowych, w tym:

– surowców, materiałów, opakowań,

– półfabrykatów i produktów gotowych,

– towarów handlowych,

– produkcji w toku (jeśli jest to możliwe),

– pozostałych składników obrotowych,

d)      środków trwałych oraz nieruchomości zaliczanych do inwestycji, a także maszyn                i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie (z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów, które inwentaryzowane są drogą weryfikacji),

e)      obcych składników, które zostały powierzone do przechowywania, przetworzenia, sprzedaży lub użytkowania.

 

Drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń:

- aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych aktywów.

 

W drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami              i weryfikacji wartości składników:

- środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

- gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,

- należności spornych i wątpliwych (w bankach również należności zagrożonych),

- należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

- z tytułów publicznoprawnych,

- wartości niematerialne i prawne,

- aktywów i pasywów w stosunku do których przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

 

Ustalenie rzeczywistego stanu wskazanych powyżej składników następuje drogą ich przeliczenia lub pomiaru w inny sposób; o sposobie pomiaru decyduje ich rodzaj, wielkość, kształt, postać fizyczna lub inne cechy specyficzne. Wpływ na wybór techniki liczenia             i pomiaru mają również warunki składowania, dostęp do pól spisowych oraz możliwości zastosowania albo posiadania specjalnego sprzętu mierniczego.

W sytuacji kiedy składniki majątkowe są niedostępne, niepoliczalne, niemierzalne lub dostęp do nich jest utrudniony – ich stan ilościowy określa się na podstawie obliczeń technicznych lub szacunków, tj. w sposób uproszczony.

Obliczenia techniczne lub szacunkowe powinny być uwidocznione w specjalnym załączniku do arkusza spisowego. Jeżeli zastosowane zostały obliczenia techniczne, to należy załączyć rysunek określający kształt pryzmy, jej wymiary oraz wyliczenia szczegółowe, na podstawie których ustalono stan składnika. Załączniki te podpisują osoby dokonujące obliczeń oraz osoba odpowiedzialna za stan spisywanych składników. Jeżeli ustalony w sposób techniczny lub szacunkowo stan składników majątku nie różni się od stanu księgowego więcej niż o 5% do 10%, stan księgowy przyjmuje się do rozliczenia jako stan faktyczny; decyduje o tym przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wspólnie z głównym księgowym.



 

Część III

Arkusze spisowe

 

Arkusze spisowe traktuje się jako druki objęte ścisłą kontrolą i wydaje zespołom spisowym, po uprzednim ponumerowaniu i zaparafowaniu przez upoważnioną osobę z komórki księgowości, za pokwitowaniem, do późniejszego rozliczenia po zakończeniu spisów. W arkuszach spisowych zespół spisowy wpisuje istotne informacje, a w szczególności:

a)             na każdej karcie spisu: określenie objętego inwentaryzacją pola spisowego oraz rodzaju inwentaryzacji, nazwiska i imiona i podpisy osób materialnie odpowiedzialnych, członków zespołu spisowego oraz innych osób uczestniczących przy spisie (np. biegłych rewidentów), datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia spisu,

b)            w każdej pozycji spisu: cechy spisywanych składników umożliwiające ich identyfikację, ilości poszczególnych składników; w przypadku prowadzenia jedynie ewidencji wartościowej, np. w punktach sprzedaży detalicznej, zespół może wypełniać również kolumny dotyczące ceny i wartości oraz dokonać wstępnego rozliczenia spisu, porównując zsumowane wartości spisywanych składników z wartością wykazaną na ten dzień w raporcie sklepu,

c)             zakończenie arkusza następuje przez wpisanie adnotacji: „spis zakończono na pozycji nr…”.

Wpisu do arkusza spisowego należy dokonać bezpośrednio po ustaleniu stanu składnika. Błędy popełnione w arkuszach spisu można poprawiać wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu lub liczby), tak aby pozostał on czytelny, a następnie wpisaniu zapisu poprawnego. Poprawka błędu powinna być potwierdzona podpisem przez osobę dokonującą spisu z natury. Natomiast błędy powstałe np. przy wycenie arkuszy powinny być poprawione i podpisane przez osoby, którym powierzono wykonanie tej czynności. Dokonywanie poprawek winno znaleźć swoje odbicie w protokole opisowym z przebiegu inwentaryzacji, w którym należy zamieścić uwagę odnośnie dokonanej poprawki: pozycja spisowa, powód dokonania poprawki, przez kogo.

W czasie inwentaryzacji nie powinno mieć miejsca wydawanie i przyjmowanie w polu spisowym składników majątkowych, z wyjątkiem przypadków szczególnych. W tych sytuacjach należy odpowiednio oznaczyć dowody ruchu takich składników, a także dokonać odpowiednich adnotacji w arkuszach spisowych, zapewniających rzetelne rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.

 

Arkusze spisowe stanowią dowód księgowy i jako takie powinny spełniać podstawowe

wymogi ustawowe:

a)      nazwa jednostki i pola spisowego (pieczęć firmowa),

b)       numer arkusza,

c)      skład komisji inwentaryzacyjnej, osób odpowiedzialnych materialnie lub innych osób uczestniczących w spisie, np. biegłych (imiona, nazwiska, podpisy),

d)      datę (godzinę) rozpoczęcia i zakończenia spisu, tj. datę i godzinę rzeczywistego rozpoczęcia i zakończenia w danym dniu spisu,

e)      datę, na jaką przypada termin spisu,

f)       dane dotyczące spisywanych składników (numer kolejny, symbol indeksu, nazwa, jednostka miary, ilość stwierdzona w czasie spisu),

g)      podsumowanie arkusza,

h)      datę i podpisy członków komisji i osób odpowiedzialnych na końcu arkusza spisowego.

Arkusze spisowe sporządza się w dwóch egzemplarzach, a przy inwentaryzacjach zdawczoodbiorczych w trzech. Oryginał otrzymuje księgowość, a kopię osoba materialnie odpowiedzialna, w której obecności winny być spisywane wszystkie składniki majątkowe. W arkuszach nie powinno się zostawiać wolnych – niewypełnionych wierszy.

 

Spis z natury może być prowadzony jednocześnie na kilku oddzielnych arkuszach spisowych, do których wpisuje się np.:

– własne składniki pełnowartościowe,

– własne składniki niepełnowartościowe (zbędne, nieprzydatne, uszkodzone, niemodne),

– obce składniki pełnowartościowe i niepełnowartościowe, zamieszczając odpowiednie uwagi.

Dla składników niepełnowartościowych spisanych na arkuszu spisowym należy sporządzić protokół wyceny tych składników .

Osoby materialnie odpowiedzialne składają oświadczenia, że wszystkie składniki zostały

objęte spisem i osoby te nie wnoszą zastrzeżeń do kompletności spisów i do pracy zespołu spisowego.

Po zakończeniu inwentaryzacji zespół spisowy sporządza sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji. W trakcie inwentaryzacji mogą być przeprowadzane kontrole. Uprawnionymi osobami do przeprowadzenia takiej kontroli są:

– główny księgowy, kierownik jednostki,

– członkowie komisji inwentaryzacyjnej,

– powołani kontrolerzy spisowi,

– biegli rewidenci badający sprawozdanie finansowe jednostki,

– organy kontroli skarbowej.

Po przeprowadzonej kontroli osoby dokonujące takiej kontroli powinny sporządzić protokół z jej przeprowadzenia.



 



Część IV

Terminy spisu z natury

 

Co do zasady, spis z natury przeprowadza się:

Na ostatni dzień roku obrotowego. Dotrzymanie tego terminu i częstotliwości inwentaryzacji będzie uznane, jeżeli inwentaryzację:

a) składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, które odpisywane są w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia) rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15 dnia następnego roku; ustalenie więc ich stanu na dzień bilansowy nastąpi poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu, a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych (31 grudnia), przy czym stan wynikający z ksiąg nie może być ustalony po dniu bilansowym,

b) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych, półfabrykatów, znajdujących się na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzi się raz w ciągu 2 lat,

c) nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz do tzw. inwestycji w nieruchomości oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym – przeprowadzi się raz w ciągu 4 lat.

Obowiązkowo na ostatni dzień roku obrotowego – wyłącznie, sporządza się spis z natury aktywów pieniężnych, papierów wartościowych w postaci materialnej oraz materiałów, towarów, produktów gotowych, produktów w toku produkcji, odpisywanych w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia, wartości niematerialnych i prawnych.

 

 

 

Część V

Spis z natury środków trwałych i inwestycji w nieruchomości

 

Celem inwentaryzacji środków trwałych i inwestycji w nieruchomości jest:

a)      ustalenie ich rzeczywistego stanu – ilości, klasyfikacji, oznaczenia i miejsca, w którym się znajdują,

b)      ustalenie własności składników majątkowych, w szczególności nieruchomości i gruntów (grunty inwentaryzowane są metodą weryfikacji),

c)      ustalenie środków trwałych obcych (w leasingu, dzierżawie), które należy spisać na oddzielnym arkuszu spisowym, a o ich stanie zawiadomić właściciela,

d)      określenie środków trwałych przeznaczonych do likwidacji, nieprzydatnych, niewykorzystywanych, zbędnych,

e)      ujawnienie wykonanych modernizacji (metoda weryfikacji, z wyjątkiem maszyn i urządzeń będących środkami w budowie),

f)       rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych.

Przed rozliczeniem spisu z natury należy sprawdzić kompletność i poprawność dokumentacji inwentaryzacyjnej. Na dokumentację tę składają się następujące pozycje:

a)            oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych złożone przed spisem inwentaryzacyjnym i po jego zakończeniu,

b)           prawidłowo wypełnione arkusze spisowe wraz z dokumentacją uzupełniającą,

c)            protokół dotyczący składników niepełnowartościowych, sprawozdanie komisji spisowej.

Przed wyceną arkuszy spisowych należy wyjaśnić z komisją inwentaryzacyjną wszelkie błędy oraz braki w dokumentacji.







Część VI

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald

 

Drogą uzgodnienia sald inwentaryzuje się:

a)      środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, lokaty i kredyty,

b)      należności, pożyczki, zobowiązania – z wyjątkiem rozrachunków z pracownikami i innymi podmiotami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych, rozrachunków z tytułów publicznoprawnych, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również zagrożonych,

c)      papiery wartościowe w postaci zdematerializowanej, tj. takie, o których informacje – łącznie ze zmianami praw własności – są zawarte w zapisie komputerowym; ich inwentaryzacja ma się odbywać w drodze uzyskania odpowiednich potwierdzeń.

Inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach bankowych polega na potwierdzeniu przez bank stanu środków ulokowanych przez jednostkę na otwartych rachunkach bankowych zaciągniętych kredytów. Jeżeli stany są zgodne z danych księgowymi jednostki – inwentaryzacja została spełniona.

 Jednostka nie jest zwolniona z obowiązku uzgodnienia i potwierdzenia zobowiązań wobec

wierzycieli na ich żądanie.

Uzgodnienie sald odbywa się w formie pisemnej. Wykonywane jest przez pracowników księgowości, względnie przez innych wyznaczonych pracowników.

W przypadku potwierdzania niewielkich sald w sytuacji, gdy salda te nie wykazują zmian przez dłuższy okres czasu, główny księgowy może zadecydować, w myśl zasady istotności, o odpisaniu ich w pozostałe koszty lub przychody operacyjne.

Na dzień bilansowy jednostka wycenia:

a)      należności i udzielone pożyczki w kwocie wymaganej zapłaty,

b)      zobowiązania – w kwocie wymagającej zapłaty, przy czym zobowiązania finansowe, których uregulowanie zgodnie z umową następuje drogą wydania aktów finansowych innych niż środki pieniężne lub wymiany na instrumenty finansowe – według wartości godziwej.

Formularz potwierdzenia salda powinien zawierać:

– kwotę salda,

– wskazanie strony „Wn” lub „Ma”

– pieczątkę zakładu i podpisy osób upoważnionych (głównego księgowego).

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji należności metodą potwierdzenia sald sporządza się protokół zbiorczy z potwierdzenia sald.

Termin potwierdzenia sald to termin na ostatni dzień roku obrotowego, przy czym inwentaryzację można rozpocząć w ciągu IV kwartału, a skończyć do 15 stycznia roku następnego:

a)      w przypadku uzgadniania stanu na inny dzień niż bilansowy – stan należności na dzień bilansowy należy ustalić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą potwierdzenia sald zwiększeń i zmniejszeń, jakie nastąpiły miedzy datą potwierdzenia, a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.

Metoda weryfikacji polega na porównaniu stanu wynikającego z zapisów w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kontrolkach, kartotekach operacyjnych oraz doprowadzenia ich do realnej wartości.

Celem weryfikacji jest:

– ustalenie faktu istnienia określonych składników majątku i źródeł ich pochodzenia,

– stwierdzenie realnej wartości tych składników,

– stwierdzenie kompletności ich ujęcia.

Metodą weryfikacji inwentaryzuje się wszystkie te aktywa i pasywa, które:

– nie mogą być inwentaryzowane w drodze spisu z natury,

– nie mogą być inwentaryzowane przez wzajemne uzgodnienie i potwierdzenie na piśmie ich stanu księgowego,

– nie podlegają obowiązkowi inwentaryzacji co roku, np. nieruchomości zaliczane do środków trwałych oraz inwestycji, jeżeli znajdują się na terenie strzeżonym.

Metodą weryfikacji inwentaryzuje się w szczególności następujące składniki aktywów i pasywów:

– wartości niematerialne i prawne,

– grunty i środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

– prawa zakwalifikowane do nieruchomości (prawa użytkowania wieczystego gruntów, spółdzielcze prawa do lokali mieszkalnych i użytkowych),

– udziały i akcje w spółkach kapitałowych,

– materiały i towary w drodze oraz dostawy niefakturowane,

– środki pieniężne w drodze,

– należności sporne i wątpliwe,

– rozrachunki publicznoprawne,

– należności i zobowiązania z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych,

– rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne,

– kapitały (fundusze) własne i specjalne,

– rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów,

– środki trwałe w budowie,

– wszystkie inne niewymienione powyżej składniki aktywów i pasywów.

Rozliczenie i ujęcie w księgach skutków inwentaryzacji ma nastąpić w tym roku obrotowym, na jaki przypadał termin inwentaryzacji.

Wyniki inwentaryzacji potwierdzone muszą być na piśmie w formie protokołów weryfikacji podpisanych przez osoby dokonujące tej inwentaryzacji, zaakceptowanych przez kierownika jednostki.

Po zakończeniu inwentaryzacji drogą weryfikacji należy sporządzić zbiorczy protokół lub sprawozdanie z inwentaryzowanych tą drogą składników aktywów i pasywów.

Wykonanie postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej, zarządzeń i decyzji kierownika jednostki powierza się osobom, stanowiskom, komórkom i organom wymienionym w instrukcji, a także wszystkim pozostałym osobom zatrudnionym w jednostce zgodnie z ich zakresami czynności i kompetencjami.



 

Część VII

Zakończenie i rozliczenie spisu z natury

 

Wyliczenia wstępnego dokonują zespoły spisowe po zakończeniu spisu. W wyliczeniu tym ustala się:

a)      wartość składników według spisu z natury,

b)      wartość składników według ksiąg,

c)      różnice remanentowe, w tym:

– ubytki naturalne,

– pozostały niedobór,

– stwierdzone nadwyżki.

Jeżeli komisja spisowa nie jest w stanie wycenić spisywanych składników (lub ze względu na konieczność skrócenia czasu trwania spisu bądź inne okoliczności nie może dokonać wyceny), wówczas ogranicza się tylko do spisu ilościowego.

Komisja inwentaryzacyjna, po wstępnej ocenie jakości i poprawności, przekazuje dokumentację inwentaryzacyjną głównemu księgowemu jednostki do wyceny i ustalenia różnic.

W czasie przekazywania do księgowości kompletu dokumentacji może nastąpić pełne rozliczenie zespołów spisowych z pobranych druków ścisłego zarachowania.

Po wycenie wstępnej (pierwotnej) przeprowadzona może być wycena powtórna, tzw. wycena wtórna, która może być wykonana:

– jako sprawdzian poprawności wyceny pierwotnej,

– na wniosek zgłoszony przez osoby materialnie odpowiedzialne,

– w celu nowej wyceny składników.

Wyliczenie ostateczne przeprowadzane jest po dokonaniu wstępnej i wtórnej wyceny; polega na porównaniu stanów rzeczywistych wynikających ze spisu z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Dane ewidencyjne uważa się za wiarygodne, jeżeli:

– zaksięgowane zostały wszystkie dokumenty źródłowe,

– obroty i salda zostały uzgodnione,

– nie ma wątpliwości, że dane księgowe są kompletne i wiarygodne.

Wyliczenie ostateczne jest podstawą do finalnego rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych oraz ustalenia różnic inwentaryzacyjnych.

Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne powinny być uporządkowane i pogrupowane według składników i osób materialnie odpowiedzialnych oraz przedstawione w formie wykazu – z podziałem na niedobory i nadwyżki.

Przed podjęciem decyzji wykaz różnic inwentaryzacyjnych wymaga zbadania                    i wyjaśnienia w celu ustalenia przyczyn powstania tych różnic. 

Osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są do niezwłocznego ustosunkowania się do przedstawionych im obliczeń różnic inwentaryzacyjnych, złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn ich powstania oraz propozycji co do sposobu ich rozliczenia.

Weryfikacją różnic zajmuje się komisja inwentaryzacyjna. Komisja może domagać się ustnych lub pisemnych wyjaśnień od pracowników, którzy mogą udzielić informacji pozwalających wykryć powody rozbieżności, a także sięgnąć do dowodów źródłowych           i ewidencji księgowej, zalecając w razie potrzeby ich sprawdzenie. Może również zażądać przeprowadzenia ponownego spisu z natury.

Na podstawie zgromadzonych materiałów (oświadczeń, notatek, wyciągów z dokumentacji księgowej, zakładowych limitów ubytków naturalnych itp.) komisja, odrębnie dla każdej pozycji różnic, ustala jej przyczynę i odpowiednio do niej proponuje określony sposób rozliczenia.

Różnice inwentaryzacyjne – niedobory i nadwyżki – mogą być kompensowane, jednakże powinny wówczas zostać spełnione następujące warunki kompensaty:

– zostały stwierdzone w ramach jednego spisu z natury,

– dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej (lub zespołu osób),

– kompensata nie ma zastosowania do środków trwałych,

– kompensata dokonywana jest przed obliczeniem ubytków naturalnych.

Po przeprowadzeniu weryfikacji, analizy oraz wniosków odnośnie różnic, komisja inwentaryzacyjna sporządza protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i przedkłada go Kierownikowi jednostki do akceptacji.



 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 4

Do Zarządzenia Nr 3/2024

Kierownika Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych

z dnia 9 września 2024 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                  

 

 

 

 

 

 

ZASADY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW

ORAZ USTALENIE WYNIKU FINANSOWEGO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zasady wyceny aktywów i pasywów w ciągu roku i na dzień bilansowy

 

            

Na dzień bilansowy wartości niematerialne i prawne wycenia się w wartości początkowej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne, jak również o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Odpisów amortyzacyjnych wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych albo według stawek określonych decyzją dysponenta części budżetowej lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego.

 

Zasady wyceny

Środki trwałe pochodzące z zakupu wycenia się w cenie nabycia, na którą składa się cena zakupu powiększona o koszty zakupu (koszty transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia, opłat notarialnych) oraz koszty związane z przystosowaniem składnika majątku do używania.

Cenę nabycia pomniejszają udzielone przez dostawcę rabaty lub opusty. Z kolei otrzymane w darowiźnie środki trwałe wycenia się według wartości rynkowej z dnia nabycia, z uwzględnieniem stopnia dotychczasowego zużycia lub w wartości niższej, określonej w umowie darowizny lub w umowie o nieodpłatnym przekazaniu.

Środki trwałe wytworzone we własnym zakresie wycenia się, uwzględniając koszty bezpośrednie i pośrednie poniesione od momentu podjęcia inwestycji aż do czasu przyjęcia środka trwałego do używania.

Ujawnione w toku inwentaryzacji środki trwałe wycenia się w wartości wynikającej z posiadanych dokumentów, a w przypadku ich braku – według aktualnej ceny rynkowej. Środki trwałe na dzień bilansowy wycenia się w wartości początkowej pomniejszonej o dokonane odpisy amortyzacyjne i umorzeniowe, jak również o odpisy z tytułu trwałej utraty ich wartości.

 

Pozostałe środki trwałe ewidencjonuje się w cenie nabycia lub koszcie wytworzenia, a otrzymane od innej jednostki - w wartości określonej w decyzji właściwego organu.

Pozostałe środki trwałe otrzymane w formie darowizny wycenia się w wartości ustalonej na poziomie aktualnych cen nabycia, chyba że umowa darowizny określa tę wartość w niższej wysokości.

Wycena należności

Należności wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności.

Nie dokonuje się odpisów aktualizujących należności z tytułu dochodów i wydatków budżetowych, a odpisy aktualizujące należności na rzecz funduszy tworzonych na podstawie właściwych ustaw obciążają fundusze. Odsetki od należności i zobowiązań, w tym również do tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

 

Środki trwałe w budowie

Cena nabycia lub koszt wytworzenia środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania lub ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również:

- niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,

- koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice

kursowe, pomniejszone o przychody z tego tytułu.

Należy pamiętać, że do kosztów inwestycji nie zalicza się kosztów ogólnego zarządu, kosztów sprzedaży, kosztów utrzymania komórek inwestycyjnych, przetargów, ogłoszeń itp.

Ewidencja zapasów

Zapasy ograniczają się wyłącznie do materiałów i towarów.

Zakupione materiały i towary ujmuje się w ewidencji według rzeczywistych cen ich nabycia.

Można je także ujmować w rzeczywistych cenach zakupu, jeżeli ustalono, że koszty ich zakupu zalicza się w całości do kosztów okresu, w którym je poniesiono.

Zobowiązania

Na dzień bilansowy zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, czyli uwzględniając także odsetki naliczone przez kontrahenta.

Zobowiązania oraz inne składniki pasywów wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy.

Środki pieniężne

Krajowe środki pieniężne ujmuje się w księgach rachunkowych w wartości nominalnej. Środki pieniężne wyrażone w walutach obcych w ciągu roku ujmuje się w ewidencji księgowej w wartości nominalnej przeliczonej na złote polskie według kursu zakupu lub kursu sprzedaży dla danej waluty na dzień przeprowadzenia operacji, ustalonego przez bank, z którego usług korzysta jednostka.

Trzeba zauważyć, że jeżeli na dzień bilansowy, średni kurs walut obcych różni się od kursu przyjętego do ustalenia zaewidencjonowanych wartości środków pieniężnych, to przed sporządzeniem bilansu wartość środków pieniężnych wyrażonych w walutach obcych należy zaktualizować, przyjmując średni kurs walut ustalony przez prezesa NBP na dzień bilansowy, a powstałe z tego tytułu różnice kursowe wyrażone w złotych zalicza się do przychodów lub kosztów finansowych.

Rzeczowe aktywa trwałe stanowią:

- środki trwałe (powyżej wartości 10.000 zł) własne lub stanowiące własność Skarbu Państwa

lub jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu, które można wyceniać w wartości określonej w tej decyzji;

- pozostałe środki trwałe (wyposażenie) od wartości 3.500 zł do 10.000 zł umarza się w 100 %  ich wartości w miesiącu oddania do używania.

NIE PROWADZI SIĘ EWIDECNJI dla pozostałych środków trwałych poniżej wartości 3.500

zł. Zasada ta nie dotyczy wyposażenia, które jest z grupy elektroniki tzn. komputerów stacjonarnych, mobilnych, drukarek, monitorów, które wprowadza się do pozostałych środków trwałych i umarza zgodnie z zasadą umarzania pozostałych środków trwałych.

Środki trwałe powyżej wartości 10.000 zł umarza się i amortyzuje przy zastosowaniu stawek

określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.

Dla wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyżej 10.000 zł stosuje się następujące

stawki amortyzacji:

- programy i licencje (sublicencje) na programy komputerowe oraz prawa autorskie, 50%,

- od poniesionych kosztów zakończonych prac rozwojowych 100 %,

- pozostałe wartości niematerialne i prawne 20%.

Wartości niematerialne i prawne od wartości 3.500 zł do 10.000 zł ewidencjonowane są jako

pozostałe wartości niematerialne i prawne i w dniu oddania do używania są umarzane w 100%.

Nie umarza się gruntów, prawa wieczystego użytkowania gruntów i dóbr kultury.

Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje metodą liniową.

Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje jednorazowo za okres całego roku.

Nowo przyjęte środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje począwszy od następnego miesiąca po miesiącu, w którym je przyjęto do używania.

Zasady regulujące dokonywanie odpisów aktualizujących należności:

a) do przychodów urzędu gminy zalicza się dochody budżetu gminy nieujęte w planach

finansowych innych samorządowych jednostek budżetowych,

b) należności realizowane na rzecz innych jednostek ujmuje się jako zobowiązania na rzecz

tych jednostek,

c) wartość należności aktualizuje się zgodnie z ustawą o rachunkowości na dzień bilansowy,

d) odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących rozchodów budżetu zalicza się do

wyników na pozostałych operacjach nie kasowych,

e) odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących funduszy tworzonych na podstawie

ustaw obciążają fundusze,

f) odpisy aktualizujące wartość należności są dokonywane nie później niż na dzień bilansowy

tj. 31 grudnia.

Wartość należności aktualizuje uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty.

Wycenę należności w zakresie odpisów aktualizujących przeprowadza się raz w roku na dzień

bilansowy.

Podziała na okresy zalegania z płatnością na dzień 31 grudnia dla należności i przypisane im

wartości odpisów aktualizujących są następujące:

- do 6 miesięcy – odpis aktualizujący w wysokości 50% należności,

- powyżej 6 miesięcy do 12 miesięcy – odpis aktualizujący w wysokości 75% należności,

- powyżej 12 miesięcy – odpis aktualizujący w wysokości 100% należności.

 

                       

Ustalanie wyniku finansowego

Wynik finansowy jednostki budżetowej ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860 „Wynik finansowy”.

 

Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest w zespole 4 kont, tj. na kontach kosztów rodzajowych, przy czym koszty niebędące kosztami danego okresu sprawozdawczego ujmowane są jako koszty rozliczane w czasie. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód/egzemplarz dowodu, podstawę zapisu stanowi dowód zatwierdzony przez kierownika jednostki, główną księgowe lub osobę upoważnioną.

 

Na wynik finansowy netto zgodnie z rachunkiem zysków i strat, składa się wynik ze sprzedaży, wynik z działalności operacyjnej, wynik z działalności gospodarczej oraz wynik brutto.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 5

Do Zarządzenia Nr 3/2024

Kierownika Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych

z dnia 9 września 2024 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA OBIEGU, KONTROLI

I ARCHIWIZACJI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                         

 

 

Część I

 

I.     Cel instrukcji

 

Ustalony i zorganizowany wewnątrz jednostki system funkcjonowania obiegu dokumentów     i informacji:

- zapewnia ład dokumentacyjny,

- ustala terminowość przekazywania dokumentacji księgowej,

- ustala kontrolę formalną, merytoryczną i rachunkową dowodów księgowych,

- usprawnia organizację i dostosowanie dokumentacji księgowej do wymagań określonych przepisami i ustawami,

- usprawnia technikę tworzenia, przepływu i przechowywania dowodów księgowych.

Kontrola dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalnym                         i rachunkowym to element kontroli wewnętrznej wykonywanej na bieżąco i mającej na celu niezwłoczną eliminację błędów i nieprawidłowości.

Zadaniem kontroli merytorycznej jest zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej na dowodach księgowych. Jeżeli jej charakter nie wynika z treści dowodu księgowego, to niezbędne jest zamieszczenie opisu zdarzenia gospodarczego na odwrocie dokumentu lub dołączenie go do dowodu. Jeśli w trakcie kontroli merytorycznej zostaną stwierdzone nieprawidłowości w dowodach, powinny być one szczegółowo opisane przez kontrolujące go na odwrocie dokumentu lub na załączniku do dowodu. Opis nieprawidłowości kontrolujący opatruje datą ich stwierdzenia i własnym podpisem. Stwierdzone w dowodach (zewnętrznych) nieprawidłowości merytoryczne mogą być korygowane jedynie oddzielnym dowodem. Należy to uwidocznić na odwrotnej stronie dowodu, na którym je stwierdzono, oraz złożyć podpis. W przypadku wystąpienia np. błędów w wartości faktury należy poprosić dostawcę o wystawienie faktury korygującej – kontroli merytorycznej dokonuje pracownik, który posiada najlepszą wiedzę na temat zaistniałej operacji gospodarczej wg. kompetencji.

Kontrola formalno - rachunkowa to sprawdzenie, czy dokument jest wolny od błędów rachunkowych oraz czy zawiera wszystkie elementy umożliwiające uznanie go za dowód księgowy. Zadaniem kontrolującego pod względem rachunkowym jest:

1) przygotowanie prawidłowo wystawionego i sprawdzonego pod względem merytorycznym dowodu księgowego do zatwierdzenia,

2) zadbanie o to, aby dowód księgowy, przed jego zatwierdzeniem, posiadał prawidłową pełną dekretację (sposób ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych łącznie z miejscem powstawania kosztów, zgodnym ze wskazaniem dokonanym przez osobę do tego upoważnioną),

3) zadbanie o to, aby dowód księgowy, przed jego zaksięgowaniem, został zatwierdzony do ujęcia w księgach rachunkowych przez osoby do tego upoważnione.

Fakt sprawdzenia dowodu księgowego kontrolujący potwierdza własnoręcznym podpisem wraz z wpisaniem daty kontroli na pieczęci, w miejscu do tego rodzaju kontroli wyznaczonym – jest to pracownik księgowości lub główny księgowy.

Dokument, który po kontroli został uznany za prawidłowo wystawiony, powinien być przekazany do zatwierdzenia oraz odpowiednio zadekretowany i zaksięgowany.

Natomiast ostateczne zatwierdzenie wykonania operacji finansowych i gospodarczych wskazanych w tych dokumentach następuje po ich zatwierdzeniu do wypłaty, tj. do realizacji – zatwierdzenia do wypłaty dokonuje kierownik jednostki oraz główny księgowy.

 

II.             Dowody księgowe

Dowód księgowy dokumentujący operacje gospodarczo – finansową w określonym miejscu i czasie, wymaga dla spełnienia swej roli określone cechy i przydatne funkcje. Do podstawowych cech dowodu księgowego wymagalnego przepisami prawnymi zalicza się:

- dokumentalność zaistniałych zadań lub stany w danym miejscu i czasie,

- trwałość wpisanej treści,

- rzetelność danych,

- kompletność danych,

- jednorodność dokumentowania operacji tzn. że na jednym dowodzie można dokumentować operacje tego samego rodzaju,

- chronologiczność wystawiania kolejnych dowodów księgowych,

- systematyczność numeracji kolejnych dowodów księgowych,

- identyfikacyjność każdego dowodu księgowego – według ustalonego wzoru i określonej nazwie,

- poprawność formalna tj. zgodność wystawionego dowodu z przepisami prawa,

- poprawność merytoryczna i rachunkowa,

- podmiotowość dowodu księgowego – dowód musi zawierać dane o podmiocie  uczestników operacji.

Do najważniejszych funkcji dowodu księgowego zalicza się:

- funkcję „dokumentu”

- funkcję dowodową,

- funkcję księgową,

- funkcję informacyjno – kontrolną.

 

Wzory dokumentów i formularzy, które spełniają w/w cechy i funkcje prawne, określają zasady co dany dokument musi zawierać. Jednostka obok druków akcydensowych                   i formularzy uniwersalnych może wykorzystywać wzory własne uwzględniając potrzeby.

 

Druki zapewniające poprawność formalną i merytoryczną wypełniać należy zgodnie z następującymi zasadami:

- dowód do księgowania musi wynikać z faktów i zdarzeń zaistniałych,

- dowód musi być zapisany czytelnie i trwale,

- treść, liczby w poszczególnych polach wypełnione muszą być w sposób nie budzący

wątpliwości,

- podpisy na dowodach księgowych, pieczątki daty muszą być w oryginale,

- numeracja kolejno wystawionych dowodów musi być ciągła, przyporządkowana kolejnej

dacie,

- dowody księgowe zbiorcze sporządza się na podstawie prawidłowych dowodów źródłowych, pojedynczo wymienionych,

- jakiekolwiek wymazania i przeróbki na dowodach księgowych są niedopuszczalne,

- dowody źródłowe zewnętrzne mogą być korygowane wyłącznie przez dowody korygujące wystawiającego,

- błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnego wpisu, wpisanie daty poprawki i podpisu osoby dokonującej czynności. Skreślona treść lub liczba musi być nadal czytelna.

 

III. Dokumentacja księgowa

Dowody księgowe w jednostce.

Dowody księgowe, które z obowiązku prawnego lub z wyboru własnego są podstawą zapisu w księgach rachunkowych zwane „ dowodami źródłowymi”, są zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości dzielimy na n/w grupy:

- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

- zewnętrzne własne – przekazane w oryginale kontrahentom,

- wewnętrzne własne – dotyczące operacji wewnętrznych jednostki.

Mogą również być sporządzane przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze, korygujące, zastępcze i rozliczeniowe. 

W zapisie komputerowym operacji gospodarczej korzystać można z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo lub komputerowo. Zapis komputerowy może również nastąpić za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem uzyskania odpowiedniej treści dowodu księgowego oraz, że możliwe jest ustalenie źródła pochodzenia. Zapisy mogą być przenoszone między zbiorami, o ile program komputerowy zapewnia sprawdzenie przetwarzania danych i kompletności zapisów.

Dowody księgowe winne zawierać co najmniej:

a) określenie rodzaju dowodu – pełną nazwę dowodu i ewentualnie jego symbolu lub kodu,

b) określenie stron dokonujących operacji – podanie pełnej nazwy z adresem stron,

c) opis operacji – wyszczególnienie nazwy transakcji, jednostki miary, ilości, ceny, wartości, a na fakturach VAT stawki i wysokości podatku,

d) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

e) oznaczenie wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki

majątku na fakturach VAT, rachunkach oraz fakturach i rachunkach korygujących, imię,

nazwisko, oznaczenie osoby wystawiającej i upoważnionej do odbioru,

f) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania – dane nanoszone w akcie dekretacji na podstawie zakładowego planu kont,

g) numer identyfikacyjny dowodu – kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej, przedmiotowej lub organizacyjnej.

Dowód księgowy o wartościach wyrażonych w walucie obcej winien być przeliczony na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu dokonania operacji gospodarczej. Na żądanie organów kontroli należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści

wskazanych dowodów sporządzonych w języku obcym.

Rodzaje dowodów księgowych

Uwzględniając kryterium funkcyjno – przedmiotowe ustala się grupy rodzajowe dowodów księgowych:

A. Dowody

1) kwitariusz przychodów,

2) polecenie wyjazdu, 

3) bankowy dowód wpłaty, 

4) faktury VAT własne – kopia potwierdzająca nabycie towaru lub usługi przez wpłacającego, 

5) polecenie księgowania, zestawienie wypłat wynagrodzeń, 

6) lista płac – wydruk komputerowy,

7) rachunek za wykonaną pracę zleconą. 

B. Dowody bankowe

1) polecenie przelewu – wydruk komputerowy lub wzór określony przez wierzyciela,

2) bankowa nota memoriałowa uznaniowa – obciążająca – wzór określony przez bank,

3) wyciąg bankowy z rachunków,

4) bankowy dowód wpłaty obcy,

5) umowy lokat terminowych,

6) wyciąg bankowy rachunku lokat terminowych lub potwierdzenie zawarcia lokaty.

C. Dowody operacyjno – księgowe

1) faktura VAT – oryginał, 

2) faktura korygująca VAT – oryginał, 

3) rachunek – oryginał, 

4) nota księgowa obciążająca/uznaniowa. 

D. Dowody księgowe majątku trwałego i wyposażenia

1) przyjęcie środka trwałego – symbol OT, oryginał,

2) protokół przekazania/przyjęcia środka trwałego – symbol PT, oryginał,

3) likwidacja przedmiotu nietrwałego/ środka trwałego – druk uniwersalny, oryginał,

4) protokoły potwierdzające fizyczną likwidację środka trwałego/ przedmiotu nietrwałego –

formularz uniwersalny, oryginał,

5) kartoteki środków trwałych,

E. Dowody księgowe podatków i opłat oraz należności nieopodatkowanych

1) deklaracja podatkowa – formularz uniwersalny, oryginał,

2) decyzja – formularz uniwersalny, oryginał,

3) umowy lub inne dokumenty określające cechy przeniesienia własności rzeczy lub praw

majątkowych – formularz uniwersalny, oryginał,

4) polecenie księgowania,

5) rejestry zbiorów: przypisów, odpisów, umorzeń, odroczeń.

Uwaga – formularz uniwersalny, należy rozumieć dowody księgowe – źródłowe spełniające wymogi określone przepisami prawa materialnego (ustawy, rozporządzenia) lub proceduralnego (Ordynacja podatkowa, Kodeks Postępowania Administracyjnego).

F. Dowody płacowe

Dowodami źródłowymi do sporządzenia list płac są:

1) akta powołania lub wyboru,

2) umowa o pracę lub zmiana umowy o pracę,

3) rozwiązanie umowy o pracę,

4) wnioski premiowe, pisma określające wysokość wynagrodzenia zasadniczego, dodatków

funkcyjnych, nagród jubileuszowych, dodatkowych wynagrodzeń rocznych,

5) zlecenie lub potwierdzenie pracy w godzinach nadliczbowych,

6) rachunek za wykonaną pracę,

7) inne dokumenty mające wpływ na wysokość wynagrodzenia (np. urlopy bezpłatne, zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy).

G. Dowody inwentaryzacyjne

1) arkusz spisu z natury – druk akcydensowy, oryginał,

2) oświadczenie osób materialnie odpowiedzialnych przed i po inwentaryzacji,

3) protokół z inwentaryzacji kontrolny – formularz uniwersalny, oryginał,

4) zestawienie zbiorcze spisu z natury – druk akcydensowy, oryginał,

5) arkusz kontroli – załącznik do protokołu – druk akcydensowy,

6) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych – druk akcydensowy.

Zasady obiegu dowodów księgowych

Z uwagi na dominujący wpływ przepisów finansowych, podatkowych i statystycznych, obieg dokumentów musi spełniać określone zasady, a w szczególności:

1) zasady terminowości – przestrzeganie terminów przekazywania dokumentów między samodzielnymi stanowiskami pracy,

2) zasady systematyczności – wykonywanie czynności w sposób ciągły, systematyczny,

3) zasady częstotliwości – dostosowanie okresu przekazywanych dowodów księgowych do okresu ich sporządzenia z uwzględnieniem ich liczebności,

4) zasadę odpowiedzialności indywidualnej – wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretną czynność,

5) zasadę samokontroli obiegu – przepływ dokumentów przez stanowiska odbywa się drogą wzajemnej kontroli i ciągłości obiegu.

Każdy dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po uprzednim dokonaniu dekretacji tj. przygotowaniu dokumentu do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu księgowania, potwierdzenie wykonania.

Dekretacja obejmuje następujące etapy:

- segregacja dokumentu tj. podział dowodów księgowych wg rodzaju poszczególnych działalności jednostki (dochody, wydatki, fundusze, środki inwestycyjne itp.) z wyłączeniem dokumentów nie stanowiących czynności księgowania, jak również kontrola ich kompletności,

- sprawdzania prawidłowości dokumentów tj. ustalenie, czy są one podpisane na dowód skontrolowania przez osoby odpowiedzialne,

- oznaczenie sposobu księgowania tj. umieszczanie adnotacji na jakich kontach syntetycznych

i analitycznych dokument będzie zaksięgowany, określenie podziałek klasyfikacji budżetowej, określenie daty pod jaką dowód ma być zaksięgowany.

Zastosowanie pieczątek z odpowiednimi rubrykami powinno spełniać powyższe wymogi.

Przyporządkowanie czynności systemowych dla stanowiska w strukturze organizacyjnej jednostki tj.

- przyjmowanie dowodów z zewnątrz,

- gromadzenie i grupowanie dowodów ze wstępną kontrolą,

- sprawdzenie dowodów pod względem formalnym i merytorycznym,

- wykorzystanie do celów ewidencji, statystyki itp.

 

Część II

 

I. Księgi rachunkowe

 

Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki komputerowo.

 

1. Księgi rachunkowe obejmują:

a) konta księgi głównej/ewidencja syntetyczna/, w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu,

b) konta ksiąg pomocniczych /ewidencji analitycznej/,

c) zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie kont ksiąg pomocniczych.

 

2. Księgi rachunkowe powinny być:

1) trwale oznaczone nazwą jednostki,

2) wyraźne oznaczenie co do roku obrotowego,

3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

 

Zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.

 

Zapisy księgowe powinny zawierać co najmniej:

1)   datę dokonania operacji,

2)   określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu księgowego oraz jego datę,

3)   Zapisy systematyczne dokonywane w księgach rachunkowych muszą być powiązane z zapisami chronologicznymi, w sposób wynikający ze stosowanej techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych.

4)   Zapisy w dziennikach dokonywane są w porządku chronologicznym, dzień po dniu sukcesywnie. Zbiór danych z dziennika jest sprawdzianem kompletności ujęcia w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych w poszczególnych miesiącach i w całym roku obrotowym.

5)   Dziennik powinien zawierać:

a) kolejną numerację dziennika,

b) obroty dziennika miesięcznie oraz narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Jeżeli jest prowadzonych kilka dzienników, wówczas należy sporządzić zestawienie zawierające obroty poszczególnych dzienników oraz ich łączne obroty miesięczne i narastające.

6) Zbiór danych kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) stanowi zbiór zapisów w porządku systematycznym z zachowaniem chronologii na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. Zapisy na kontach księgi głównej winny być uprzednio lub równolegle dokonane w zapisach w dzienniku. Konta księgi głównej winny być wyróżnione w zakładowym planie kont ze szczegółowością z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazane są w sprawozdawczości. Zbiór danych kont księgi głównej uzgadnia się z zapisami dziennika, obroty wszystkich kont winny być zgodne z obrotami dziennika.

7) Zestawienie obrotów i sald księgi głównej sporządzane są nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca za ostatni miesiąc roku obrotowego - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansu.

 

Przy prowadzeniu księgi systemem komputerowym wydruki komputerowe powinny być:

a) trwale oznakowane nazwą jednostki, której dotyczy oraz zrozumiałą nazwę danego rodzaju księgi rachunkowej,

b) wyraźnie oznakowane co do roku obrotowego, co do miesiąca i daty sporządzenia,

c) powinny mieć automatyczne numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej (koniec wydruku) oraz sumowanie w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym, oznaczone nazwą programu przetwarzania.

 

II. Zbiory dziennika powinny zawierać:

- sumę obrotów za miesiąc oraz narastająco od początku roku,

- kolejną numerację stron i poszczególnych pozycji,

- miesiąc którego operacje dotyczą i datę sporządzenia wydruku.

 

III. Zestawienie obrotów i sald sporządzone na podstawie zbiorów danych kont księgi głównej powinno zawierać:

- Symbole lub nazwy poszczególnych kont,

- Salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych i sumę sald,

- Obroty Wn i Ma miesięczne oraz sumę obrotów,

- Obroty Wn i Ma narastająco od początku roku obrotowego oraz ich sumę,

- Salda kont na koniec miesiąca i łączną sumę sald.

 

Obroty tego zestawienia narastająco od początku roku powinny być zgodne z narastającymi od początku roku obrotowego obrotami dziennika.

 

Nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego należy sporządzić wydruki:

- kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej), kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej).

 

Powyższe wydruki powinny zawierać:

- symbole lub nazwy poszczególnych kont,

- salda kont na początek roku,

- daty początku i końca okresu, którego dotyczą,

- zapisy na poszczególnych kontach,

- obroty Wn i Ma miesięcznie oraz narastająco od początku roku oraz sumę obrotów,

- salda kont na koniec okresu na jaki sporządzony jest wydruk oraz sumę ogółem sald Wn i Ma.

 

Na dzień zamknięcia ksiąg sporządzić należy zestawienie sald wszystkich kont pomocniczych.

 

Wprowadzenie bilansu otwarcia w pierwszym roku stosowania komputera następuje wyłącznie „ ręcznie” i również w tym przypadku należy sporządzić wydruk zestawienia obrotów i sald wprowadzonego bilansu otwarcia jako sprawdzianu poprawności ciągłości i kompletności zapisów z zestawieniem obrotów i sald bilansu zamknięcia.

 

Bilans otwarcia tworzony jest na podstawie automatycznego przenoszenia na początku roku następnego sald kont figurujących na koniec roku obrotowego pod warunkiem, że jest możliwość stwierdzenia źródła pochodzenia zapisów pierwotnych z roku ubiegłego, a obowiązujący program zapewnia sprawdzenie prawidłowości przetwarzania danych i kompletności zapisów.

 

Obowiązujące wydruki powinny zawierać zestawienie obrotów i sald bilansu otwarcia, które jednocześnie spełnia rolę sprawdzeniu z ciągłości i kompletności zapisów obrotów i sald bilansu zamknięcia z zestawieniem obrotów sald bilansu otwarcia.

 

Część III

 

I. Zasady prowadzenia, przechowywania i archiwowania dokumentów księgowych

 

1. Zasady prowadzenia, przechowywania i archiwowania dokumentów finansowo - księgowych:

a) zasada grupowania dokumentów do akt – jednorodność tematyczna,

b) zasada kompletowania dokumentów w aktach – układ chronologiczny,

c) zasada oznakowania akt:

- symbol literowy komórki organizacyjnej – (referat finansowy), symbol cyfrowy akt (zgodny z instrukcją kancelaryjną), numer kolejny

d) zasad przechowywania akt:

- akta powinny być przechowywane w komórce organizacyjnej na stanowisku pracy, którego dotyczą. Okres przechowywania określa kategoria archiwalna.

e) zasada odpowiedzialności indywidualnej:

- każdy pracownik na swoim stanowisku pracy odpowiada za dokumenty gromadzone przez niego z zakresu wykonywanych czynności

f) zasada łatwego wyszukiwania dokumentów:

- dokumenty muszą być widoczne i trwale oznakowane zgodnie z zapisami lit. c oznakowany pojedynczy dokument i zewnętrzna strona w której jest przechowywany.

 

2. Oznaczenie kategorii dokumentacji:

Symbolem A – oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

Symbolem B – oznacza kategorie dokumentacji niearchiwalnej

a) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych,

b) symbolem „Bc” oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,

c) symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

 

Główny księgowy odpowiedzialny jest za prowadzenie i przekazanie do przechowywania w archiwum akt jak niżej:

a) akta rachunkowości i finansów

b) dokumentację płacową

c) dokumentację inwentaryzacyjną

d) dokumentację majątkową

e) dokumentację podatkową

f) dokumentację inwestycyjną w zakresie finansowania i nakładów inwestycyjnych

g) dokumentację sprawozdawczą.

 

II. Przechowywanie akt:

1. Akta spraw przechowuje się na samodzielnych stanowiskach pracy i w archiwum zakładowym.

2. Na samodzielnych stanowiskach pracy przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego, przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.

3. Teczki spraw w trakcie załatwiania opisuje się zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej. Akta spraw ostatecznie załatwionych opatruje się opisem zgodny z wymogami archiwalnymi.

4. Kompletne teczki z aktami spraw ostatecznie załatwionych mogą być przechowywane na merytorycznym stanowisku pracy przez okres jednego roku, w przypadku gdy dokumentacja jest niezbędna dla dalszej realizacji zadań jednostki – przez okres do dwóch lat.

 

III. Przechowywanie akt w Archiwum Zakładowym:

1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, jednostka prowadzi Archiwum Zakładowe.

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do Archiwum Zakładowego po upływie 1

roku, (w uzasadnionych wypadkach – po upływie 2 lat) kompletnymi rocznikami, pracownik prowadzący sprawy.

3. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie Archiwum Zakładowego, po uzgodnieniu z kierownikiem ustala termin przekazania akt do Archiwum Zakładowego przez poszczególne referaty i samodzielne stanowiska pracy.

4. Przekazanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5. Spisy zdawczo – odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje u pracownika przekazującego akta jako dowód przekazania akt, pozostałe egzemplarze pozostają w Archiwum.

6. Spisy zdawczo – odbiorcze sporządzają pracownicy zdający akta w kolejności teczek, według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

7. Spisy zdawczo- odbiorcze podpisują: pracownik zdający akta i pracownik prowadzący Archiwum Zakładowe.

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowaniu.

Pozostałe zbiory przechowujemy, co najmniej przez okres:

- księgi rachunkowe – 5 lat

- karty wynagrodzeń pracowników i listy płac bądź ich odpowiedniki - przez okres

wymaganego dostępu do innych informacji wynikających z przepisów emerytalnych lub

podatkowych, nie krócej niż 5 lat,

- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres jej ważności i

dodatkowo przez 3 lata po tym okresie,

- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,

- dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji, pożyczek, kredytów, umów, roszczeń

dochodowych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym lub

podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym

operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone, lub

przedawnione,

- pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat,

Okresy przechowywania ustalone wyżej oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 6

Do Zarządzenia Nr 3/2024

Kierownika Gminnych Usług Wodno-Kanalizacyjnych

z dnia 9 września 2024 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

WYKAZ  PROGRAMÓW

KOMPUTEROWYCH

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wykaz programów stosowanych w Gminnych Usługach Wodno-Kanalizacyjnych w Lisewie:

 

System Finansowo-Księgowy Księgowości Budżetowej FKB+ - dostawca programu Radix Sp. z o.o., Sp. K.

System Księgowości Budżetowej FKB służy do prowadzenia ksiąg rachunkowych wg klasyfikacji budżetowej, wspomagania prac nad budżetem jednostki samorządu terytorialnego, sporządzania wykazów obrotów i stanów kont w ujęciu analitycznym i (sub)syntetycznym w dowolnym okresie czasu, sporządzania wymaganych przepisami sprawozdań z wykonania budżetu oraz do obsługi archiwum poprzednich lat, wg zasad określonych przez ustawę o rachunkowości. W wersji wielozadaniowej system umożliwia obsługę wielu odrębnie zdefiniowanych zadań budżetowych i udostępnianie zbiorczych danych ze wskazanych zadań.

 

System Obsługi Kadr - KADRY+ - dostawca programu Radix Sp. z o.o., Sp. K

System KADRY+ służy do rejestracji danych osobowych pracowników, prowadzenia kartotek zawierających warunki i zasady zatrudnienia, przebieg pracy zawodowej, dane do ubezpieczenia ZUS i inne, prowadzenia ewidencji czasu pracy, drukowania dokumentów związanych z zatrudnieniem, automatycznego aktualizowania danych związanych z liczbą lat

stażu pracy, należnym dodatkiem stażowym, nagrodą jubileuszową, wykonywania dowolnych analiz i wyciągów z bazy danych na podstawie określonych przez użytkownika warunków wyboru, a w powiązaniu z systemem PŁACE+, również do automatycznego sporządzania list płac, wykazów podatkowych itp.

 

System Płacowy - PŁACE+ - dostawca programu Radix Sp. z o.o., Sp. K

System PŁACE+, we współpracy z systemem KADRY+, służy do automatycznego sporządzania list płac zatrudnionych pracowników i drukowania zestawień płacowych.

 

System Windykacji Opłat i Podatków WIP+ - dostawca programu Radix Sp. z o.o., Sp. K

System Windykacji Opłat i Podatków WIP służy do zakładania i bieżącej aktualizacji kont rozrachunkowych dla wszystkich płatników z terenu gminy, księgowania operacji na poszczególnych kontach (przypisy, wpłaty, odpisy itp.) niezależnie od rodzaju opłaty, tworzenia wykazów podatków i opłat, prowadzenia wieloletniego archiwum, analizy rozrachunkowej kont, obsługi tytułów wykonawczych oraz drukowania upomnień i decyzji. System automatycznie przejmuje dane dotyczące należnych opłat i podatków z systemów wymiarowych pakietu RADIX.

 

System Ewidencji Opłat Komunalnych EKO+ - dostawca programu Radix Sp. z o.o., Sp. K 

System Ewidencji Opłat Komunalnych EKO+ służy do naliczania opłat za zużytą wodę i odprowadzane ścieki zgodnie z ustawą o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków oraz rozporządzeniem w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody. Umożliwia prowadzenie ewidencji kontrahentów, umów, wodomierzy, ryczałtów oraz naliczanie i drukowanie faktur VAT i not księgowych, tworzenie i drukowanie zestawień m. in. stanów wodomierzy i zużycia wody, generowanie plików JPK. Dodatkowo w wersji rozszerzonej systemu podstawowego: rejestrację inkasentów, automatyczny podział na trasy inkasenckie, wydawanie danych dla programu inkasenckiego na komputerze PSION oraz przejmowanie zarejestrowanych odczytów i faktur, wczytywanie odczytów radiowych.

 

Program SJO BeSTi@ - dostawca oprogramowania Sputnik Software sp. z o.o.

Program SJO BeSTi@ służy do poprawy zarządzania finansami jednostki samorządu terytorialnego na poziomie jednostki. Ma na celu wspomożenie służb finansowych JST i JO JST w realizacji zadań w zakresie:

- planowania budżetu począwszy od etapu przygotowania projektu budżetu, poprzez wszystkie jego zmiany,

- sporządzania sprawozdań jednostkowych w miesięcznych i kwartalnych okresach sprawozdawczych,

- sporządzania bilansów jednostkowych jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, bilansów łącznych jednostek organizacyjnych w podziale na formy prawne prowadzonej działalności, bilansów z wykonania budżetu JST oraz bilansu skonsolidowanego,

- wymiany danych między jednostkom organizacyjną, a jednostką samorządu terytorialnego.

 

Środki Trwałe - dostawca programu Sputnik Softwaer sp. z o.o.

Służy do zarządzania środkami trwałymi jednostki samorządu terytorialnego. Program zapewnia pełną obsługę w zakresie ewidencji środków trwałych, wyposażenia wartości niematerialnych i prawnych oraz gruntów.

 

Płatnik – dostawca programu Asseco Poland S.A.

Program stworzono specjalnie dla płatników składek. Zapewnia on pełną obsługę dokumentów ubezpieczeniowych i wymianę informacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

 

SODA Plus – dostawca programu ENKO Sp. z o.o

Program do obsługi karty w stacji zlewnej. Wykonuje operację przeniesienia danych z programu Soda do komputera stacji poprzez moduł pamięci USB. Służy do zbierania danych o dostawcach nieczystości do stacji zlewnych ścieków oraz do rozliczania dostawców nieczystości.


mBIPLO – dostawca programu Logonet Sp z o.o.

System mBIPLO służy do kompleksowego redagowania i samodzielnego aktualizowania treści BIP.

 

Eset Endpoint Antivirus – 3 szt. - dostawca programu Marken Systemy Antywirusowe

Program zapewnia ochronę przed wirusami i oprogramowaniem szpiegującym.

 

Microsoft Windows – 3 szt. - dostawca programu PS-Island Lisewo Robert Borowski

System operacyjny działający na dwóch komputerach stacjonarnych i jednym przenośnym (notebook).

Microsoft Office – 3 szt. - dostawca programu PS-Island Lisewo Robert Borowski

Pakiet aplikacji biurowych.